image/svg+xml image/svg+xml image/svg+xmlimage/svg+xmlimage/svg+xml fb-white-10x14fb-10x14ok-white-10x19ok-10x19twitter-white-18x14twitter-18x14vk-white-16x11vk

Zdalne szkolenie pracowników jest obecnie gorącym tematem, a to głównie dlatego, że znalazło się w centrum zainteresowania w odpowiedzi na kryzys COVID-19. Ogromna liczba organizacji, zarówno publicznych, jak i prywatnych, została zmuszona do przyjęcia modelu szkolenia na odległość, ale prawie bez przygotowania i czasu na realizację.

Ta nagła zmiana sprawiła, że wiele firm ma problem z wprowadzeniem niezbędnych szkoleń dla pracowników online. Nowe zasady oznaczają, że wielu pracowników – i ich szkoleniowców– pracuje poza biurem i po raz pierwszy są od siebie oddzieleni. Wyzwanie to nasila się, gdy zaplanowane szkolenia muszą zostać nakierowane na zdalne dostarczanie zadań i projektów związanych z pracą.

W tym artykule pokażemy Ci krok po kroku, jak wprowadzić szkolenie zdalne oraz podzielimy się najlepszymi praktykami, jak to zrobić szybko i skutecznie. Jeśli więc nie masz doświadczenia w nauczaniu online, potrzebujesz odświeżenia wiedzy lub chcesz zwiększyć zaangażowanie w wirtualne sesje szkoleniowe, znajdziesz tu sposoby na szybsze i wydajniejsze szkolenie online.

Czym jest szkolenie pracowników?

Szkolenie pracowników to działanie polegające na podnoszeniu wiedzy i umiejętności pracowników do wykonania określonego zadania lub celu. Realizuje się je poprzez program szkoleniowy – oficjalną działalność edukacyjną inicjowaną przez firmę. Wprowadzając ją, zaczynasz celowo zarządzać nauczaniem w firmie i dopasowujesz je do swoich celów biznesowych. Celami tymi mogą być:

  • Zmniejszenie rotacji personelu;
  • Zwiększenie liczby zamkniętych transakcji lub podniesienie ich wartości;
  • Poprawa obsługi klienta, itd.

Wszystkie te cele i wiele więcej można osiągnąć poprzez efektywne szkolenie pracowników.

Przewodnik krok po kroku jak wprowadzić zdalne szkolenie pracowników

Szkolenie pracowników można przeprowadzić i skonfigurować na różne sposoby, a to, który proces będzie dla Ciebie najlepszy, będzie zależeć od Twoich potrzeb. Oto kroki, które naszym zdaniem zapewnią płynne i bezproblemowe rozpoczęcie wirtualnego szkolenia.

Krok 1. Wybierz model realizacji zdalnego szkolenia pracowników

Kiedy używamy terminu zdalne szkolenie pracowników, pierwszą myślą większości ludzi jest coś na kształt spotkania online. To oczywiście popularny model, ale możliwości jest więcej. Oto krótkie zestawienie dostępnych opcji.

Nauka synchroniczna

Nauka synchroniczna to każde działanie szkoleniowe, w którym wszyscy uczniowie uczestniczą jednocześnie. Może to mieć miejsce w trybie online lub offline; więc jest prawdopodobne, że zajęcia prowadzone przez szkoleniowca należą do tej kategorii. Ten rodzaj uczenia się jest zależny od czasu – istnieje jeden przedział czasowy, w którym może się to wydarzyć. Jako moderator musisz starannie zaplanować swoje sesje dydaktyczne i upewnić się, że są one zapowiadane w odpowiednim czasie. Jednocześnie uczniowie mogą musieć zarezerwować określony przedział czasowy w harmonogramie, aby wirtualnie uczestniczyć w spotkaniu.

Nauka asynchroniczna

Z kolei ten model ma miejsce, gdy uczniowie uzyskują dostęp do treści nauczania, ocen, komunikują się i uczestniczą w zajęciach we własnym czasie – albo we własnym tempie. Nie muszą być na miejscu, a w przypadku szkolenia zdalnego nie muszą nawet jednocześnie znajdować się w tej samej przestrzeni do nauki online, aby uczyć się i ukończyć szkolenie. Nauka asynchroniczna może być również prowadzona bez instruktora, tak jak w przypadku większości szkoleń e-learningowych i wideo, lub też instruktor może być zaangażowany w przeglądanie testów albo jedynie jako osoba kontaktowa, aby odpowiadać na pytania online. Tego rodzaju model często wymaga, aby wyniki szkolenia – w formie statusu ukończenia kursu, wyniku czy oceny – były dostarczane przed określonym terminem.

Blended learning lub B-learning

B-learning może brać elementy z modeli synchronicznych i asynchronicznych, i mieszać je ze sobą w celu utworzenia niestandardowego rozwiązania. Ze względu na swoją elastyczność, rozwiązanie mieszane może być najlepszym sposobem w przypadku bardziej złożonych wymagań dotyczących szkoleń zdalnych. Na przykład, może zawierać moduł e-learningu i sesję wirtualnej lekcji, wszystko to zaplanowane za pomocą LMS.

Krok 2. Kup niezbędne narzędzia

Chociaż całkiem możliwe jest prowadzenie zdalnego programu szkoleniowego przy użyciu Skype jako platformy komunikacyjnej, arkusza Excela do śledzenia obecności i ukończenia zadań oraz PowerPointa do stworzenia szkolenia, może to nie być najlepsze rozwiązanie. Dlaczego? Po pierwsze, bardzo utrudnisz sobie życie, a co ważniejsze, zapewnisz swoim kursantom gorsze doświadczenia.

Jak wszystko inne, dobrej jakości szkolenie zdalne wymaga inwestycji w odpowiednie narzędzia. Będzie Ci niezbędna co najmniej:

Platforma konferencyjna i webinarowa

Prawdopodobnie będzie Cię interesować oprogramowanie, które różni się od tego, które mogłeś wdrożyć w swoich salach konferencyjnych, aby prowadzić wirtualne szkolenia na szeroką skalę. Minimum stanowi platforma, która ma możliwość udostępniania ekranu, zdalnego dostępu do pulpitów, rozmowy tekstowej, wymiany plików, a nawet transmisji do dużych grup pasywnych widzów.

Istnieją dwa rodzaje platform, które można wykorzystać do zdalnego dostarczania szkoleń online. Pierwszy to platforma konferencyjna/webinarowa. Drugi to dedykowana wirtualna platforma szkoleniowa, która miałaby o wiele więcej funkcji specjalnie dostosowanych do prowadzenia szkoleń, takich jak wirtualne testy i zajęcia grupowe do pracy grupowej.

Oto lista opcji dla obu rodzajów platform:

  • Konferencje i webinaria: Zoom, Bluejeans, Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoho.
  • Wirtualne klasy: GoToTraining, BigBlueButton, Larksuite.

LMS

Równie ważne, co sposób łączenia się online z uczestnikami szkolenia zdalnego, jest sposób, w jaki będziesz zarządzać, wdrażać i monitorować swoje wysiłki szkoleniowe. W tym miejscu wkracza system zarządzania nauczaniem. LMS, między innymi, wyeliminuje pracę związaną z zapraszaniem uczestników na sesje zdalne, przypisywaniem materiałów szkoleniowych i śledzeniem wyników.

Jeśli szukasz LMS, który jest łatwy w użyciu dla początkujących, ale oferuje również wszystkie niezbędne funkcje do zdalnego szkolenia, możesz wypróbować iSpring Learn. Jest to platforma oparta na chmurze, która umożliwia szybkie wprowadzanie zdalnych programów szkoleniowych.

Posiada wbudowane narzędzie, które pozwala tworzyć proste kursy z istniejących już materiałów z ilustracjami, cytatami i filmami, dzięki czemu możesz zebrać treści szkoleniowe i dostarczyć je swoim pracownikom w ciągu kilku minut. iSpring Learn jest również w pełni zintegrowany z zestawem narzędzi autorskich iSpring Suite. Jeżeli więc chcesz tworzyć bardziej złożone interaktywne kursy asynchroniczne, przekonasz się, że cały ekosystem jest wyjątkowo dobrze zintegrowany do dostarczania zdalnych szkoleń.

Oprócz tego iSpring Learn jest zintegrowany z Zoom, jedną z platform konferencji internetowych, o których wspomnieliśmy wcześniej. Dzięki temu możesz transmitować swoje filmy i organizować spotkania internetowe bezpośrednio z systemu zarządzania nauczaniem. Zawiera również kalendarz do planowania wideokonferencji, który umożliwia zarządzanie działaniami szkoleniowymi.

iSpring Learn posiada również silny mechanizm raportowania. Możesz śledzić, w jaki sposób Twoi uczniowie biorą udział w kursach i quizach oraz monitorować ich obecność na spotkaniach internetowych.

Narzędzie do tworzenia e-learningu

Narzędzia autorskie są przeznaczone do tworzenia kursów online. Oczywiście można przesyłać podręczniki PDF i dokumenty Word do LMS, ale e-learning typu „przewracanie stron” ma niski poziom zaangażowania. Wybór odpowiedniego narzędzia może pomóc w tworzeniu angażujących szkoleń asynchronicznych, które stanowią prawdziwą wartość dla Twoich pracowników.

Powinieneś szukać narzędzi do tworzenia, które są oparte na HTML5, umożliwiają tworzenie interaktywnych treści, są łatwe w użyciu i obsługują różne formaty wyjściowe. Powinieneś także zdecydować się na narzędzie do tworzenia, które automatycznie pakuje Twoje zdalne kursy e-learningowe i sprawia, że można z nich korzystać na urządzeniach mobilnych, tabletach lub w dowolnej przeglądarce. To znacznie przyczyni się do zmniejszenia problemów technicznych z dostępem dla pracowników zdalnych, którzy chcą móc po prostu kliknąć link i ukończyć szkolenie.

Na przykład iSpring Suite, o którym wspomnieliśmy powyżej, spełnia wszystkie te wymagania. Dzięki iSpring możesz w ciągu kilku godzin, a nie dni stworzyć angażujące kursy z quizami, konwersacjami, symulacjami i interakcjami. Aby jak najszybciej wprowadzić zdalne szkolenie online, umożliwia łatwe ponowne wykorzystanie istniejących zasobów, takich jak prezentacje PPT, dokumenty Word i pliki PDF. A nawet bardziej złożone elementy, takie jak scenariusze do odgrywania ról w klasie ILT, można przebudować za pomocą szybkiego edytora symulacji dialogów, co umożliwia pobieranie kursów ILT online i dostarczanie ich zdalnie bez naruszania treści.

Krok 3. Przygotuj materiały do nauki

Ten krok w procesie będzie zależał od rodzaju wybranego podejścia. Najpierw zadaj sobie pytanie: jakie metody zostaną użyte w celu dostarczenia treści? Jeśli zdecydowałeś się na synchroniczne zdalne nauczanie, będziesz musiał przygotować lub stworzyć prezentacje dla swoich klas internetowych i stworzyć materiały referencyjne, które będą im towarzyszyć lub filmy, które zostaną włączone do szkolenia webinarowego.

Jeśli zdecydowałeś się na podejście asynchroniczne, prawdopodobnie głównymi treściami, które należy przygotować, będą kursy i filmy e-learningowe. Jeśli zdecydujesz się na podejście mieszane, to oczywiście możesz mieć do przygotowania wszystkie te rodzaje materiałów, a nawet więcej.

Dla tych, którzy chcą oprzeć część lub całość szkolenia na e-learningu, nadszedł czas, aby uruchomić narzędzie do tworzenia. Przyjrzyjmy się temu, co można osiągnąć z pomocą iSpring Suite.

iSpring posiada obszerną bibliotekę szablonów kursów, która zawiera standardowe elementy, takie jak slajdy tytułowe, spisy treści i nawigacja, rozdziały, osie czasu i slajdy informacyjne. Możesz więc po prostu wybrać szablon, który najbardziej Ci się podoba, wypełnić go wszystkimi niezbędnymi informacjami i bardzo szybko rozpocząć kurs.

Oto, jak wygląda kurs stworzony za pomocą iSpring Suite:

Gdy masz już podstawową zawartość w narzędziu do tworzenia, możesz rozważyć dodanie innych rodzajów treści, takich jak:

  • Wideo: Umieszczanie filmów wideo w e-learningu to szybki sposób na przedstawienie tematu, wyjaśnienie procesu lub przedstawienie niektórych informacji od ekspertów za pośrednictwem filmów wideo z domeny publicznej od renomowanych organizacji, takich jak WHO, OSHA i CDC.
  • Sondaże, ankiety, oceny i sprawdzanie wiedzy: są świetne, ponieważ pomagają sprawdzić wiedzę uczniów i dowiedzieć się, czy są aktywnie zaangażowani w sesję zdalną.
  • Symulacja rozmowy: symulacje odgrywania ról są bardzo skuteczne w budowaniu umiejętności komunikacyjnych. To świetny rodzaj zawartości, jeśli chcesz przeszkolić zespoły sprzedaży i obsługi klienta.

Krok 4. Wprowadzenie szkolenia

Teraz nadeszła wreszcie pora, aby wprowadzć szkolenie zdalne, a dobrą wiadomością jest to, że ponieważ korzystasz z LMS, konfiguracja powinna być prosta. Wystarczy przesłać kursy e-learningowe, ustalić terminy i wysłać zaproszenia do pracowników.

W przypadku szkolenia w wirtualnej klasie w następnym dziale przedstawimy kilka wskazówek dotyczących prowadzenia i zarządzania wirtualnym szkoleniem.

Krok 5. Monitoruj wyniki nauki

Ostatnim krokiem jest monitorowanie wyników zdalnego szkolenia. To, co zdecydujesz się monitorować, będzie zależeć od Twoich potrzeb organizacyjnych — może to być tylko ukończenie kursu lub możesz chcieć zrozumieć inne wskaźniki, takie jak czas potrzebny uczestnikom na ukończenie kursu e-learningowego lub ich wyniki w poszczególnych testach.

Twój LMS powinien Ci w tym pomóc – na przykład iSpring Learn ma łatwo dostępne, ale bardzo szczegółowe funkcje monitorowania nauki.

Możesz także przyjrzeć się metrykom wirtualnej klasy, takim jak wskaźnik zaangażowania, aby sprawdzić, czy uczniowie aktywnie biorą udział w sesji lub czy ich uwaga jest skierowana na inne otwarte okna lub aplikacje.

Najlepsze wskazówki, które sprawią, że zdalne szkolenie pracowników będzie skuteczniejsze

Teraz znasz już podstawy tego, jak stworzyć zdalne szkolenie online i to dobry początek, ale jest kilka naprawdę ważnych rzeczy, które możesz zrobić, aby upewnić się, że zostanie dobrze odebrane, będzie skuteczne i angażujące. Oto nasze wskazówki, które sprawią, że nauka zdalna naprawdę zakończy się sukcesem.

1. Ustal efektywny harmonogram szkolenia

Kiedy ludzie mają spójny i przejrzysty harmonogram szkolenia, stanie się on dla nich priorytetem, a Ty uzyskasz wyższą frekwencję.

Dobrze przemyślany harmonogram szkolenia sprawi, że każdy, kto musi wziąć w nim udział, będzie miał do niego dostęp w odpowiednim czasie i terminie. Dzięki kalendarzowi LMS możesz łatwo zarządzać wszystkimi działaniami szkoleniowymi. Zamiast umieszczać raporty dotyczące uczestnictwa w szkoleniach i inne ważne informacje w wielu plikach, arkuszach kalkulacyjnych i listach zadań do wykonania, kalendarz całości zbiera wszystko w jednej karcie.

Kalendarz wydarzeń w iSpring Learn LMS

Kalendarz wydarzeń w iSpring Learn LMS

2. Przed zajęciami utwórz listę kontrolną

Kiedy prowadzisz zdalne szkolenie online, zarządzasz treścią, środowiskiem i doświadczeniem, co stanowi dużą odpowiedzialność. Stworzenie listy kontrolnej lub planu pomoże Ci w realizacji i sprawi, że nie zapomnisz o żadnych istotnych krokach ani żadnej ze wskazówek, które prezentujemy.

Przykład listy kontrolnej przed zajęciami

Przykładowa lista kontrolna przed zajęciami do szkolenia z obsługi klienta

3. Zdefiniuj proces wsparcia

Kto zapewni pomoc, gdy nie można uzyskać dostępu do części szkolenia lub Twoje połączenie VPN zostanie zerwane i stracisz klasę z dwudziestoma uczniami?

Bycie przygotowanym stanowi kluczowy i ważny aspekt procesu. Musisz ustalić, kto będzie zajmował się wsparciem podczas sesji. Minimalnym wymogiem, który musi zostać spełniony, jest obecność członka zespołu wsparcia IT, który będzie dostępny i na dyżurze, i przedyskutowanie z nim, co się stanie w przypadku wystąpienia poważnych problemów z kursem, jeszcze przed jego rozpoczęciem.

4. Zapewnij bezproblemowy dostęp

Komunikacja jest tu najważniejsza, więc nie obawiaj się „nadmiernej komunikacji”. To nie jest środowisko biurowe, więc zasadę „zbyt wielu e-maili” należy tym razem zignorować na rzecz upewnienia się, że ​​Twoja sesja szkoleniowa jest jasno komunikowana i łatwo dostępna.

Wyślij więc e-mail kilka dni wcześniej z linkiem do szkolenia wirtualnego i może z jednym lub dwoma zrzutami ekranu z wirtualnej klasy.

Przykładowy e-mail

Przykład przypomnienia e-mail

Możesz również pokazać uczniom, czego mogą się spodziewać i jak będzie wyglądać wirtualna klasa – możesz też przygotować „ściągawkę” z podstawowych funkcji, z których będą musieli korzystać, takich jak wyciszanie mikrofonu, podnoszenie ręki, by zadać pytanie, lub korzystanie z funkcji czatu. Wyślij wiadomość dzień przed zajęciami online, a także kilka chwil przed rozpoczęciem zajęć, aby ponownie wysłać e-mail z adresem URL.

Przynajmniej na godzinę przed rozpoczęciem szkolenia sprawdź, czy masz dostęp do wszystkich platform i systemów. Logowanie powinno być bardzo proste i nadać ton całej sesji, nie powinno być przeszkodą, którą muszą pokonać uczestnicy. Niezbędne jest posiadanie moderatora online, który pomoże w problemach z logowaniem i łącznością lub pomoże uczniom, którzy nie nadążają za grupą.

5. Zacznij od wprowadzenia

Podobnie, jak w przypadku sesji ILT, musisz ustalić podstawowe zasady szkolenia zdalnego i wyjaśnić uczniom, czego się od nich oczekuje, aby mogli wziąć udział w szkoleniu i uczynić je skutecznym.

Niektóre sugestie dotyczące organizacji obejmują:

  • Ustalenie, jak radzić sobie z problemami, takimi jak łączność; na przykład: skorzystaj z funkcji czatu z drugim instruktorem lub facylitatorem, jeśli stracisz dostęp do kursu
  • Wyłączanie mikrofonu, gdy się z niego nie korzysta
  • Aby zadać pytanie, poprosić o wyjaśnienie lub skomentować, należy skorzystać z funkcji podniesienia ręki i poczekać na odpowiedź
  • Wyciszenie telefonów komórkowych
  • Zamknięcie e-maila i innych okien

Na początku sesji wirtualnych pokaż kilka slajdów wprowadzających, które opisują funkcje dostępne dla uczniów.

Przykład slajdu wprowadzającego do wirtualnej sesji

Przykład slajdu wprowadzającego do wirtualnej sesji

6. Pozostań online i oferuj regularne konsultacje lub spotkania

Kończąc sesję powiedz uczniom, że pozostaniesz online, aby odpowiedzieć na pytania, rozwiązać problemy, dokonać przeglądu, przydzielić zadania, itp. Możesz również zaplanować konsultacje, aby to omówić i być dostępnym online, jeśli którykolwiek z uczniów zechce porozmawiać.

7. Zaangażuj uczniów

Ponieważ mowa o szkoleniu zdalnym, musisz znaleźć dodatkowe sposoby na zwiększenie zaangażowania. Na przykład, możesz nagradzać wysiłki szkoleniowe swoich pracowników. Często platformy edukacyjne online mają wbudowaną funkcję certyfikacji, która automatycznie przyznaje certyfikaty ukończenia – jest to świetny sposób na motywowanie i angażowanie uczniów.

Przykładowy certyfikat ukończenia kursu

Przykładowy certyfikat ukończenia kursu

Możesz również wziąć pod uwagę użycie funkcji grywalizacji LMS, takich jak tabele wyników, aby utrzymać wysokie zaangażowanie uczniów i ustalić kilka kamieni milowych w miarę postępów w sesji.

Tabela wyników w iSpring Learn LMS

Tabela wyników w iSpring Learn LMS

Podsumowując

Oto koniec głębokiego wglądu w zdalne szkolenie pracowników. Omówiliśmy wiele materiałów na ten obecnie bardzo aktualny temat i mamy nadzieję, że znalazłeś przydatne informacje, które pomogą Ci ulepszyć sesje zdalne.

Chcielibyśmy dowiedzieć się, co robisz, aby szkolić swoich pracowników zdalnych i czy masz do zaoferowania jakieś wskazówki, które pominęliśmy w tym artykule.

iSpring Learn
Najlepszy LMS do szkolenia zdalnego
Dowiedz się więcej
 

Zacznij szybko i łatwo tworzyć kursy online