Co to jest onboarding pracownika i jak go przeprowadzić?

Onboarding pracownika ma ogromne znaczenie w dzisiejszych czasach, ponieważ obecnie pracownicy często szukają czegoś znacznie więcej niż tylko pracy. Coraz częściej zmieniają pracę, są freelancerami i podpisują krótkoterminowe umowy. Czasami decydują się nawet na mini-kariery, dopóki nie znajdą tego, co im odpowiada. Z tego powodu prawidłowo przeprowadzona rekrutacja i skuteczny onboarding mają duże znaczenie dla jego utrzymania. Jednak nowy trend nie został jeszcze zauważony przez firmy. Gallup odkrył, że tylko 12% pracowników uważa, że ich firma dobrze sobie poradziła sobie z onboardingiem. 43% menedżerów HR zgodziło się z tym, że „czas i pieniądze są marnowane z powodu nieskutecznego procesu onboardingu.”

Nie jest to więc tylko ezoteryczny problem, firmy marnują prawdziwe pieniądze stosując słaby proces onboardingu. Poniżej dokładnie omówimy onboarding: co to znaczy, jak powinien wyglądać oraz jak zaplanować onboarding pracownika.

Onboarding: co to znaczy?

Definicja onboardingu jest następująca:

“Onboarding to mechanizm, dzięki któremu nowi pracownicy nabywają niezbędną wiedzę, umiejętności i zachowania, aby stać się efektywnymi członkami firmy.”

Ile trwa efektywny onboarding nowych pracowników w firmie? Kilka tygodni lub dłużej. Jednak wielu specjalistów od onboardingu zgadza się, że okres adaptacyjny powinien trwać co najmniej trzy miesiące. Dziewięćdziesiąt dni od rekrutacji to absolutne minimum. Dopiero wtedy nowi pracownicy przyzwyczają się do swoich ról, psychicznie przygotowują do obowiązków w firmie, poczują się doceniani i wspierani. Dodatkowo będą posiadali wiedzę i umiejętności niezbędne do odniesienia sukcesu w pracy. Rozszerzony onboarding może również skrócić czas osiągania produktywności i zwiększyć ROI dla firmy w odniesieniu do pracownika.

iSpring Learn LMS

Za pomocą kilku kliknięć wprowadź onboarding pracownika z przyjaznym użytkownikowi i rozbudowanym LMS.

Darmowy okres próbny Dowiedz się więcej→

Co powinien obejmować proces onboardingu?

Przyjrzyjmy się dokładniej różnym etapom procesu onboardingu oraz treściom, które warto uwzględnić w każdym z nich. Dzięki temu zrozumiesz, jak wygląda onboarding i będziesz w stanie zdecydować, co sprawdzi się w Twojej firmie.

Przed rozpoczęciem pracy

Ważne jest, aby od samego początku zadbać o to, aby doświadczenia nowych pracowników były pozytywne. Oznacza to ustalenie ich oczekiwań i poziomu komfortu, zanim jeszcze wejdą do firmy.

Przed rozpoczęciem pracy rozważ następujące działania:

• Wysłanie: Wyślij wszystkie dokumenty przed zatrudnieniem drogą elektroniczną, aby nowi pracownicy mogli je wypełnić z wyprzedzeniem. Jeżeli jest taka możliwość, najlepiej korzystać z podpisów elektronicznych. Mogą to być dokumenty prawne i kontraktowe, instrukcje, pierwsze karty parkingowe oraz dodatkowe informacje, z którymi pracownik powinien się zapoznać.
• Planowanie: Zaplanuj, co się stanie w pierwszym tygodniu od rekrutacji i później. Może to obejmować 3-miesięczny plan onboardingu nowych pracowników.
• Przygotowanie: Z wyprzedzeniem przygotuj miejsca pracy, narzędzia i inne niezbędne zasoby. Zobaczenie laptopa, firmowego telefonu komórkowego i biurka pierwszego dnia pracy zrobi świetne pierwsze wrażenie, które nada ton całej relacji. Nawet, jeśli pracownik jest wykonawcą/nie będzie miał stałego stanowiska pracy, sprawi to, że poczuje się mile widziany i produktywny. Dzięki temu Twoja organizacja wyróżni się na tle innych firm, które nie przykładają uwagi do takich szczegółów. Przygotuj również istniejący już w firmie zespół. Przekaż im nazwisko, rolę i inne ważne szczegóły dotyczące nowego pracownika. Jeśli będą wiedzieć, że poświęciłeś czas na przedstawienie nowych pracowników, będą bardziej skłonni do tego, aby być przyjaznymi i gościnnymi.
• Spotkanie: Zaplanuj spotkanie z ważnymi dla firmy kontaktami. Spotkanie z ludźmi, którzy będą kluczem do sukcesu zawodowego nowego pracownika, otwiera furtkę, aby rozpocząć proces komunikacji. Spotkanie powinno obejmować wszystkich menedżerów, członków zespołu i współpracowników z innych działów w firmie.

Pierwszego dnia

Pierwszy dzień może być równie stresujący, co ekscytujący, więc podejmij następujące kroki, aby nowy pracownik poczuł się komfortowo w organizacji:

1. Po zakończeniu rekrutacji wydaj oficjalny komunikat. Zrób to w dziale, na piętrze, w jednostce biznesowej lub na jakimkolwiek poziomie struktury organizacyjnej, do którego dołączy nowy pracownik. Informacja ta poprawi morale i zjednoczy dział, a także ułatwi przedstawienie nowego pracownika. Aby wszyscy o tym wiedzieli, wyślij grupowego maila do szerszej społeczności. Umieść w nim krótką informację o nowym pracowniku, jego roli w firmie i trochę podstawowych informacji do rozpoczęcia znajomości.

2. Pokaż pracownikowi miejsce pracy. Powinno to obejmować wszystkie podstawowe miejsca w firmie, takie jak umiejscowienie toalet, działów, miejsca parkingowe, pomieszczenia socjalne, miejsca na lunch. To także dobry moment na mniej formalne wprowadzenie do zespołu.

3. Przedstaw harmonogram na pierwszy tydzień. Na spokojnie porozmawiaj z nowym pracownikiem o tym, jak będzie wyglądał pierwszy tydzień w pracy, aby wiedział, czego się spodziewać.

4. Przypisz mentora. Wyznacz starszego członka zespołu, do którego dołączy nowy pracownik, na mentora w zakresie specyfiki i wewnętrznych działań firmy. Zakres opieki mentora zależy wyłącznie od firmy. Zazwyczaj obejmuje wszystko, od zasad i procedur obowiązujących w organizacji, po codzienne zadania.

W pierwszym tygodniu

Ważne jest, aby na tym etapie onboardingu pracownika nie przytłoczyć go informacjami. Chociaż istotne jest, aby zakończyć proces onboardingu w odpowiednim czasie, nowy pracownik powinien być produktywny i zaaklimatyzować się w pracy.

• Przedstaw pracownikowi ważne procedury, zasady, procesy i standardy. Należy omówić tutaj zasady i przepisy dotyczące korzystania z Internetu i mediów społecznościowych, komunikacji e-mailowej i czasu przeznaczonego na przerwy.
• Przedstaw kulturę firmy. Mamy nadzieję, że na tym etapie pracownik będzie miał ogólne zrozumienie wizji, misji, celów i wartości firmy. Teraz należy pójść o krok dalej. Trzeba odnieść to wszystko do kultury firmy i pomóc pracownikowi zrozumieć, jak kultura odnosi się do produktu/usługi końcowej, którą świadczysz.
• Zapewnij instrukcje konfiguracji. Od konfiguracji poczty e-mail/komputera po podstawowe procesy i platformy, z których korzysta zespół, każda firma ma swój własny sposób działania. Dlatego krótki, podręczny przewodnik na temat firmy dla pracownika to świetny pomysł.
• Przygotuj skoroszyt. Stwórz skoroszyt zawierający kamienie milowe określające, gdzie pracownik powinien się znajdować w 5 dniu, 2 tygodniu i na koniec miesiąca. Ustalenie kamieni milowych dla nowego pracownika pomoże mu zaplanować czas w pracy.
• Nakreśl proces szkolenia. Wyjaśnij pracownikowi sam onboarding, co to jest i jakie ma dla niego znaczenie. Przedstaw, jak wyglądają szkolenia onboardingowe prowadzone w firmie i czego od niego oczekujesz. Na tym etapie możesz udostępnić wszelkie materiały szkoleniowe lub moduły, które pracownik musi ukończyć w ciągu pierwszego tygodnia. Daj mu również namiar do HR lub innych kontaktów związanych ze szkoleniem.
• Rozpocznij szkolenie. Drugi dzień to dobry czas na rozpoczęcie szkolenia pracownika.
• Kontrola pod koniec tygodnia. Po tym, jak pracownik będzie miał czas na przyzwyczajenie się do biura, miejsca pracy i mentora, skontaktuj się z nim. Musisz się upewnić, że czuje się komfortowo i uczy się w odpowiednim tempie. Koniec pierwszego tygodnia to dobry moment, aby omówić, jak powinien wyglądać następny miesiąc. Wyjaśnij, jakie są oczekiwania od pracownika i na jakim etapie powinien wtedy być.
• Zaplanuj ocenę postępów po 2 tygodniach. Umieść ją w planach pod koniec pierwszego tygodnia, a będzie to kamień milowy zarówno dla Ciebie, jak i dla pracownika.
• Zachęcaj do działania. Przydziel nowemu pracownikowi jakieś zadania. Może się to wydawać oczywiste, ale niech proces onboardingu nie pochłonie całej Twojej uwagi. Wyznacz kilka godzin dziennie na wykonanie rzeczywistej pracy.

W ciągu pierwszych trzech miesięcy

• Ustal kanały komunikacji. Po upływie pierwszego miesiąca nowy pracownik powinien zadomowić się w swoim biurze i zająć się najważniejszym aspektem swojego szkolenia. Dowiedz się, co idzie dobrze i w czym może potrzebować pomocy oraz wsparcia.
• Zacznij regularnie przekazywać informacje zwrotne. Otrzymuj aktualizacje od współpracowników, którzy ściśle współpracują z nowym pracownikiem i w razie potrzeby postaraj się poprawić jego działania.
• Zachęcaj do niezależności. Stworzyłeś świetny program onboardingu poparty szkoleniem oraz procesem ewaluacji i gotowości – więc teraz nadszedł czas, aby zachęcić pracownika do działania.
• Ustal cele dotyczące wyników pracy. Cele nie tylko zachęcają do osiągania dobrych wyników, ale także do zaangażowania. Tak więc przed pierwszą zaplanowaną comiesięczną ewaluacją wyznacz cele, które pracownik ma osiągnąć w ciągu pierwszych 3 miesięcy pracy.
• Przekaż pierwszą ewaluację wyników pracy. Po 90 dniach nowy pracownik powinien osiągnąć przyzwoity poziom biegłości. Ewaluacja to dobry moment na ocenę mocnych i słabych stron. Można też zdecydować, czy obecny program szkoleniowy jest skuteczny i spełnia wszystkie potrzeby pracownika.

Jak stworzyć program onboardingowy – 4 kroki

Szkolenie to bardzo ważny element każdego onboardingu i stawia podwaliny dla nauki, która będzie towarzyszyć całej karierze pracownika. Przyjrzyjmy się temu, jak krok po kroku rozpocząć w organizacji szkolenie nowych pracowników.

Krok 1. Stwórz program szkoleń nowych pracowników

Program onboardingowy nowych pracowników jest elastyczny, ale generalnie jego zawartość można podzielić na dwie główne części:

• Globalne szkolenie dla wszystkich nowych pracowników: tutaj możesz dołączyć moduły zawierające informacje o kulturze firmy oraz jej misji, głównym zarządzie, ważnych zasadach, przepisach, itd.
• Szkolenie dopasowane do roli pracownika: Może obejmować podstawowe szkolenie w zakresie kluczowych dla określonego stanowiska procesów i systemów w firmie.

Kluczową kwestią jest to, że onboarding i szkolenie każdego nowego pracownika może być czasochłonne i kosztowne. Jest tak zwłaszcza w sytuacji, gdy firma jest duża, a obroty dość wysokie. Dlatego wiele organizacji przenosi onboarding lub przynajmniej część tego procesu online.

Asynchroniczny program szkoleniowy dla nowych pracowników korzystających z e-learningu ma wiele zalet. Główną z nich jest to, że jest dostępny na żądanie, dzięki czemu można do niego uzyskać dostęp w dowolnej chwili. Jest również wielokrotnego użytku, co oznacza, że wystarczy raz utworzyć kurs szkoleniowy i udostępnić go wszystkim nowym pracownikom. Daje również możliwość dostosowania treści, dzięki czemu można tworzyć wiele wersji lub ścieżek dla różnych typów pracowników w firmie.

Oto przykład kursu wprowadzającego dla wszystkich nowych pracowników, którzy dołączają do firmy:

A teraz spójrzmy na przykładowy tygodniowy proces onboardingu na stanowiska sprzedażowe.

Krok 2. Stwórz materiały szkoleniowe

Jeśli tworzenie treści e-learningowych jest dla Ciebie czymś nowym, stworzenie onboardingu może wydawać się trudnym zadaniem, które wymaga zatrudnienia profesjonalisty. Jednak dzięki nowoczesnym narzędziom autorskim możesz samodzielnie tworzyć kursy online.

Na przykład, platforma iSpring Suite umożliwi Ci tworzenie pięknych i wciągających kursów, nawet bez doświadczenia w e-learningu. Jest to w pełni funkcjonalny, a jednocześnie łatwy w użyciu pakiet narzędzi autorskich. Umożliwia tworzenie kursów opartych na slajdach, quizów, filmów szkoleniowych i screencastów, symulacji dialogów oraz interaktywnych modułów mikronauki.

Teraz zobaczmy przykłady na onboarding pracownika, które powstały w iSpring Suite i zostały dostarczone w postaci e-learningu.

Wideo

Co powiesz na profesjonalnie wyglądające powitanie i wprowadzenie do firmy przez dyrektora generalnego lub prezesa? Zapewnia to osobisty akcent, który stworzy więź z pracownikiem i pomoże mu zrozumieć wartości i cele Twojej organizacji.

Zobacz, jak Pioneer Human Services, organizacja non-profit pomagająca w ponownej integracji ze społeczeństwem po więzieniu, wita swoich nowych pracowników:

Film pochodzi z kanału YouTube „Pioneer Human Services”

Kurs oparty na slajdach

Kursy e-learningowe można tworzyć szybko i łatwo, a następnie dostarczać je online. Idealnie nadają się zagłębienia w takie tematy, jak kultura firmy, jej misja i podstawowe wartości.

Spójrzmy na Forever Direct, regionalne centrum dystrybucji Forever Living Products amerykańskiej firmy marketingowej produkującej i sprzedającej produkty kosmetyczne z aloesu. Centrum stworzyło cały kurs wprowadzający dla nowych pracowników za pomocą iSpring Suite. Kurs obejmuje kluczowe tematy 1 dnia, takie jak wartości, zasady firmy, informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz polityka środowiskowa.

Program onboardingu dla nowych pracowników Forever Direct

Darmowy 14-dniowy okres próbny →

Quizy

Przeprowadzając onboarding nowych pracowników ważne jest, aby sprawdzić, czy informacje, które podajesz, zostają zapamiętane. Jest to szczególnie ważne w przypadku informacji związanych ze zgodnością, które mogą być objęte przepisami federalnymi lub stanowymi. Najlepszym sposobem na kontrolowanie wiedzy pracowników są quizy i testy.

Na przykład, Forever Direct, o którym wspomnieliśmy już powyżej, zapewnia również nowym pracownikom kurs na temat zgodności z przepisami. Po ukończeniu kursu pracownicy muszą rozwiązać quiz.

Quiz na temat zgodności z przepisami stworzony w iSpring Suite

Moduły interaktywne

„Interaktywny” to komponent e-learningu, z którym użytkownik wchodzi w interakcję za pomocą myszy lub przesuwając palcem po urządzeniu. Mogą to być oddzielne, krótkie lekcje lub mogą być zawarte w dłuższych modułach w celu zwiększenia zaangażowania i utrzymania informacji. Ręczne tworzenie elementów interaktywnych może być skomplikowane i czasochłonne. Jednak iSpring Suite sprawia, że staje się to szybkie i intuicyjne dzięki użyciu szablonów i konstruktorów typu „przeciągnij i upuść”.

Oto kilka przykładów zaangażowania mikromodułów do onboardingu stworzonych w iSpring.

Ta interaktywna aplikacja umożliwia nowym pracownikom zwiedzenie miejsca pracy:

Poniższy moduł pokazuje rozwój firmy na przestrzeni wielu lat:

A ten dostarcza nowym pracownikom odpowiedzi na wiele często zadawanych pytań:

Krok 3. Dostarcz treści pracownikom

Po stworzeniu kursu będziesz potrzebować czegoś, co pomoże Ci dostarczyć go do nowych pracowników. Oczywistym rozwiązaniem jest system zarządzania nauczaniem (LMS), który ma na celu maksymalne uproszczenie tego procesu. Dzięki systemowi LMS, takiemu jak iSpring Learn, możesz szybko utworzyć/przypisać onboarding oraz skonfigurować kursy, które zostaną przesłane do pracowników. Dużą korzyścią jest to, że Twoi pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do szkoleń online w dowolnym miejscu i czasie. Dla środowiska mobilnego dostępna jest natywna aplikacja, która umożliwia dostęp do kursów nawet w trybie offline.

Możliwości są nieskończone, a połączenie LMS z narzędziem do tworzenia treści zapewnia prawdziwą elastyczność w tworzeniu niesamowitych programów mieszanych.

Wypróbuj darmową wersję próbną →

Krok 4. Oceń i ulepsz

Świetny onboarding nie ma żadnego sensu, jeśli nie śledzi się jego skuteczności. Oczywiście nic nie jest idealne od samego początku. Jednak używając metryk z LMS oraz ankiet i ocen, możesz zacząć mierzyć skuteczność swojego programu i wdrażać proces ciągłego doskonalenia.

Kluczowymi wskaźnikami LMS, które musisz śledzić w onboardingu, to współczynniki zaliczalności quizów, ukończenia kursów oraz procent ich ukończenia. Korzystając z nich wszystkich, dowiesz się, jak angażujący i skuteczny jest Twój program.

Onboarding: wyzwania i jak je przezwyciężyć

Wreszcie przyjrzyjmy się najczęstszym wyzwaniom, z którymi możesz się zmierzyć tworząc onboarding dla firmy.

Wyzwanie 1: Zdefiniowanie roli nowego pracownika

Program orientacyjny jest kluczowym elementem skutecznego onboardingu. Uzbrojenie nowych pracowników w realistyczne zrozumienie roli może pomóc im szybko i pewnie dostosować się do nowych zadań w pracy.

Zaczynając proces szkolenia i onboarding nowy pracownik powinien otrzymać jasny zarys wymagań i tego, jak powinien podejść do osiągnięcia celów. Pracownikowi należy również podać datę, kiedy powinien osiągnąć rzeczone cele.

Wyzwanie 2: Zaangażowanie menedżera

Bez menedżera, który skutecznie radzi sobie z nowymi pracownikami, pracownikowi trudno jest zastosować w praktyce to, co przyswoił podczas onboardingu. W szczególności może to oznaczać oczekiwania wobec niego oraz jego oczekiwania wobec firmy. Odejście nowych pracowników może wiązać się ze znaczącymi stratami, co może mieć wpływ na produktywność i HR na dalszych etapach.

Aby zmniejszyć ten problem, menedżerowie powinni być holistyczną częścią procesu onboardingu. Powinni regularnie przeprowadzać z nowymi pracownikami rozmowy na temat postępów w ciągu pierwszych kilku miesięcy pracy. Ma to na celu dzielenie się informacjami o firmie, roli i kulturze oraz pomóc im w razie potrzeby.

Wyzwanie 3: Przystosowanie do nowej kultury firmy

Czasami nowi pracownicy nie odnoszą sukcesu w swoich nowych firmach z powodu słabego dopasowania kulturowego. Kultura organizacyjna w pracy sama w sobie jest złożonym tematem, ale kluczową kwestią jest to, że wymaga strategii. Strategia ta ma zapewnić nowym pracownikom poznanie kultury i historii firmy oraz jej wpływu na codzienne funkcjonowanie organizacji.

Dlaczego warto to robić? Cóż, bardzo ważne jest, aby pracownik czuł się emocjonalnie związany z organizacją. Efektywny onboarding to wstępne ćwiczenie do budowania zespołu w pracy. Rezultatem powinno być najbardziej skuteczne nawiązanie więzi ze współpracownikami przez nowych pracowników. Spersonalizowany proces onboardingu sprawi, że nowi pracownicy zrozumieją coś więcej niż tylko kulturę firmy. Dowiedzą się także, w jaki sposób pasują do organizacji i do swojego zespołu.

Końcowe przemyślenia

Było to dogłębne spojrzenie na onboarding nowych pracowników. Liczymy, że rozumiesz już, czym jest onboarding i jak skutecznie wdrożyć nowego pracownika. Mamy również nadzieję, że wpadniesz na praktyczne pomysły do wykorzystania platformy we własnej pracy. Przetestuj iSpring Learn jako LMS. To platforma, która pomoże Ci skutecznie zarządzać treściami online i uzyskać szczegółowe raporty o wynikach użytkowników. Przetestuj wszystkie te i inne funkcje w 30-dniowej darmowej wersji próbnej iSpring Learn, aby onboarding pracownika nie stanowił żadnego wyzwania.