image/svg+xml image/svg+xml image/svg+xmlimage/svg+xmlimage/svg+xml fb-white-10x14fb-10x14ok-white-10x19ok-10x19twitter-white-18x14twitter-18x14vk-white-16x11vk

Dzisiejsi pracownicy często szukają czegoś znacznie więcej niż tylko pracy i coraz częściej zmieniają pracę, są freelancerami i podpisują krótkoterminowe umowy, a nawet decydują się na mini-kariery, dopóki nie znajdą tego, co im odpowiada. Nie powinno więc dziwić to, że Gallup odkrył, że tylko 12% pracowników uważa, że ich firma dobrze sobie poradziła przeprowadzając onboarding. 43% menedżerów HR zgodziło się z tym, że „czas i pieniądze są marnowane z powodu nieskutecznego procesu onboardingu.”

Nie jest to więc tylko ezoteryczny problem, firmy marnują prawdziwe pieniądze stosując słaby proces onboardingu.

Onboarding: co to znaczy?

Można to zdefiniować w następujący sposób:

“Onboarding to mechanizm, dzięki któremu nowi pracownicy nabywają niezbędną wiedzę, umiejętności i zachowania, aby stać się efektywnymi członkami firmy.”

Onboarding nowych pracowników może zająć kilka tygodni lub dłużej. Jednak wielu specjalistów od onboardingu zgadza się, że okres adaptacyjny powinien trwać co najmniej trzy miesiące. Dziewięćdziesiąt dni to absolutne minimum, aby nowi pracownicy przyzwyczaili się do swoich ról, psychicznie przygotowali się do swoich obowiązków, poczuli się doceniani i wspierani oraz zdobyli wiedzę i umiejętności niezbędne do odniesienia sukcesu. Rozszerzony onboarding może również skrócić czas osiągania produktywności i zwiększyć ROI dla firmy w odniesieniu do pracownika.

Co powinien obejmować proces onboardingu?

Przyjrzyjmy się dokładniej różnym etapom procesu onboardingu oraz treściom, które warto uwzględnić w każdym z nich.

Przed rozpoczęciem pracy

Ważne jest, aby od samego początku zadbać o to, aby doświadczenia nowych pracowników były pozytywne – oznacza to ustalenie ich oczekiwań i poziomu komfortu, zanim jeszcze wejdą do biura.

Przed rozpoczęciem pracy rozważ następujące działania:

  • Wysłanie: Wyślij wszystkie dokumenty przed zatrudnieniem drogą elektroniczną, aby nowi pracownicy mogli je wypełnić z wyprzedzeniem – jeśli jest taka możliwość, najlepiej korzystać z podpisów elektronicznych. Przykładami tego typu dokumentów mogą być dokumenty prawne i kontraktowe, instrukcje dla pracowników, karty parkingowe na pierwszy dzień oraz wszelkie dodatkowe informacje, z którymi pracownik powinien się zapoznać.
  • Planowanie: Zaplanuj, co się stanie w pierwszym tygodniu i później – może to obejmować 3-miesięczny plan zatrudnienia dla nowych pracowników.
  • Przygotowanie: Z wyprzedzeniem przygotuj miejsca pracy, narzędzia i inne niezbędne zasoby. Zobaczenie laptopa, firmowego telefonu komórkowego i biurka pierwszego dnia pracy zrobi świetne pierwsze wrażenie, które nada ton całej relacji. Nawet, jeśli pracownik jest wykonawcą lub nie będzie miał stałego stanowiska pracy, wszystko to sprawi, że poczuje się mile widziany i produktywny. Przygotuj również istniejący już zespół. Przekaż im nazwisko, rolę i inne ważne szczegóły dotyczące nowego pracownika. Jeśli będą wiedzieć, że poświęciłeś czas na przedstawienie nowych pracowników, będą bardziej skłonni do tego, aby być przyjaznymi i gościnnym.
  • Spotkanie: Zaplanuj spotkanie z ważnymi kontaktami. Spotkanie z ludźmi, którzy będą kluczem do sukcesu zawodowego nowego pracownika, otwiera furtkę do przyszłej komunikacji. Spotkanie powinno obejmować wszystkich menedżerów, członków zespołu i współpracowników z innych działów.

Pierwszego dnia

Pierwszy dzień może być równie stresujący, co ekscytujący, więc podejmij następujące kroki, aby Twój nowy pracownik poczuł się komfortowo:

  1. Wydaj oficjalny komunikat w dziale, na piętrze, w jednostce biznesowej lub na jakimkolwiek poziomie struktury organizacyjnej, do którego dołączy nowy pracownik. To poprawi morale i zjednoczy dział, a także ułatwi przedstawienie nowego członka zespołu. Aby wszyscy o tym wiedzieli, wyślij grupowego maila do szerszej społeczności, umieszczając w nim krótką informację o nowym pracowniku, jego roli i trochę podstawowych informacji do rozpoczęcia znajomości.
  2. Pokaż pracownikowi miejsce pracy. Powinno to obejmować wszystkie podstawowe miejsca, takie jak umiejscowienie toalet, działów, miejsca parkingowe, pomieszczenia socjalne i miejsca na lunch. To także dobry moment na mniej formalne wprowadzenie do zespołu.
  3. Przedstaw harmonogram na pierwszy tydzień. Na spokojnie porozmawiaj z nowym pracownikiem o tym, jak będzie wyglądał pierwszy tydzień, aby wiedział, czego się spodziewać.
  4. Przypisz mentora. Wyznacz starszego członka zespołu, do którego dołączy nowy pracownik, na mentora w zakresie specyfiki i wewnętrznych działań firmy. Zakres opieki mentora zależy wyłącznie od firmy, ale zazwyczaj obejmuje wszystko, od zasad i procedur obowiązujących w całej firmie po wykonywanie codziennych zadań.

W pierwszym tygodniu

Ważne jest, aby na tym etapie onboardingu pracownika nie przytłoczyć go informacjami. Chociaż ważne jest, aby zakończyć proces onboardingu w odpowiednim czasie, chcesz również, aby nowy pracownik był produktywny i zaaklimatyzował się w miejscu pracy.

  • Przedstaw pracownikowi ważne procedury, zasady, procesy i standardy. Należy omówić tutaj zasady i przepisy dotyczące korzystania z Internetu i mediów społecznościowych, komunikacji e-mailowej i czasu przeznaczonego na przerwy.
  • Przedstaw kulturę firmy. Mamy nadzieję, że na tym etapie pracownik będzie miał ogólne zrozumienie wizji, misji, celów i wartości firmy. Teraz nadszedł czas, aby odnieść to wszystko do kultury firmy i pomóc pracownikowi zrozumieć, w jaki sposób kultura odnosi się do produktu lub usługi końcowej, którą świadczysz.
  • Zapewnij instrukcje konfiguracji. Od konfiguracji poczty e-mail i komputera po podstawowe procesy i platformy, z których korzysta Twój zespół, każda firma ma swój własny sposób działania, więc krótki przewodnik, który pracownik może mieć pod ręką, to świetny pomysł.
  • Przygotuj skoroszyt. Stwórz skoroszyt zawierający kamienie milowe określające, gdzie pracownik powinien się znajdować w 5 dniu, 2 tygodniu i na koniec 1 miesiąca. Ustalenie kamieni milowych dla nowego pracownika pomoże mu zaplanować czas.
  • Nakreśl proces szkolenia. Zapoznaj nowego pracownika z tym, jak szkolenie jest prowadzone w firmie i czego od niego oczekujesz. Na tym etapie możesz udostępnić wszelkie materiały szkoleniowe lub moduły, które pracownik musi ukończyć w ciągu pierwszego tygodnia i dać namiar do HR lub innych kontaktów do szkolenia.
  • Rozpocznij szkolenie. Drugi dzień to dobry czas na rozpoczęcie szkolenia.
  • Kontrola pod koniec tygodnia. Po przydzieleniu nowemu pracownikowi czasu na przyzwyczajenie się do biura, miejsca pracy i swojego mentora, skontaktuj się z nimi, aby upewnić się, że czuje się komfortowo i uczy się w odpowiednim tempie. Koniec pierwszego tygodnia to dobry moment, aby omówić, jak powinien wyglądać następny miesiąc, jakie są oczekiwania i na jakim etapie pracownik powinien wtedy być.
  • Zaplanuj ocenę postępów po 2 tygodniach. Umieść ją w planach pod koniec pierwszego tygodnia, a będzie to kamień milowy zarówno dla Ciebie, jak i dla nowego pracownika.
  • Zachęcaj do działania. Daj nowemu pracownikowi jakieś zadania. Może się to wydawać oczywiste, ale niech proces onboardingu nie pochłonie całej Twojej uwagi; wyznacz kilka godzin dziennie na wykonanie rzeczywistej pracy.

W ciągu pierwszych trzech miesięcy

  • Ustal kanały komunikacji. Po upływie pierwszego miesiąca nowy pracownik powinien zadomowić się w swoim biurze i zająć się najważniejszym aspektem swojego szkolenia. Dowiedz się, co idzie dobrze i w czym może potrzebować pomocy oraz wsparcia.
  • Zacznij regularnie przekazywać informacje zwrotne. Otrzymuj aktualizacje od współpracowników, którzy ściśle współpracują z nowym pracownikiem i w razie potrzeby postaraj się poprawić jego działania.
  • Zachęcaj do niezależności. Stworzyłeś świetny program wdrażający poparty szkoleniem oraz procesem ewaluacji i gotowości – więc teraz nadszedł czas, aby zachęcić pracownika do działania.
  • Ustal cele dotyczące wyników pracy. Cele nie tylko zachęcają do osiągania dobrych wyników, ale także do zaangażowania. Tak więc przed pierwszym zaplanowaną comiesięczną ewaluacją wyznacz cele, które pracownik ma osiągnąć w ciągu pierwszych 3 miesięcy.
  • Przekaż pierwszą ewaluację wyników pracy. Po 90 dniach nowy pracownik powinien osiągnąć przyzwoity poziom biegłości. Ewaluacja to dobry moment na ocenę mocnych i słabych stron oraz zdecydowanie, czy obecny program szkoleniowy spełnia wszystkie potrzeby pracownika.

Jak stworzyć skuteczny program szkolenia nowych pracowników

Szkolenie to bardzo ważny element każdego onboardingu i stawia podwaliny dla nauki, która będzie towarzyszyć całej karierze pracownika. Przyjrzyjmy się temu, jak rozpocząć szkolenie nowych pracowników.

Krok 1. Stwórz program szkolenia nowych pracowników

Zawartość programu szkolenia nowych pracowników jest elastyczna, ale generalnie można ją podzielić na dwie główne części:

  • Globalne szkolenie dla wszystkich nowych pracowników: tutaj możesz dołączyć moduły dotyczące kultury firmy oraz jej misji, głównego zarządu, ważnych zasad, przepisów, itd.
  • Szkolenie dopasowane do roli pracownika: Może obejmować podstawowe szkolenie w zakresie kluczowych dla określonego stanowiska procesów i systemów

Kluczową kwestią jest to, że wdrożenie i szkolenie każdego nowego pracownika może być czasochłonne i kosztowne. Jest tak zwłaszcza w sytuacji, gdy firma jest duża, a obroty dość wysokie. Dlatego wiele organizacji przenosi onboarding lub przynajmniej część tego procesu online.

Asynchroniczny program szkoleniowy dla nowych pracowników korzystających z e-learningu ma wiele zalet, w szczególności to, że jest dostępny na żądanie, dzięki czemu można do niego uzyskać dostęp w dowolnej chwili. Jest również wielokrotnego użytku, co oznacza, że wystarczy raz utworzyć kurs szkoleniowy i udostępnić go wszystkim nowym pracownikom, a także daje możliwość dostosowania treści, dzięki czemu można tworzyć wiele wersji lub ścieżek dla różnych typów pracowników.

Oto przykład kursu wprowadzającego dla wszystkich nowych pracowników, którzy dołączają do firmy:

Przykładowy kurs wprowadzający
Rodzaj zawartościCo powinna zawierać
Film powitalny
  • Krótki opis firmy – jej misji i kilku podstawowych informacji o firmie
  • Zrozumiały opis nowej roli pracownika
  • Serdeczne przywitanie i gratulacje nowego stanowiska od dyrektora generalnego lub prezesa
Kurs wprowadzający do firmy
  • Historia firmy
  • Misja i wartości firmy
  • Kultura korporacyjna
  •  Kadra zarządzająca
  • Przegląd oferowanych produktów/usług
  • Najważniejsi konkurencji na rynku
Szkolenie z zakresu zgodności z przepisami
  • Normy postępowania (przeciwdziałanie molestowaniu itp.)
  • System gradacji kar dyscyplinarnych
  • Bezpieczeństwo

A teraz spójrzmy na przykładowy tygodniowy proces onboardingu na stanowiska sprzedażowe.

Przykładowy tygodniowy program dla przedstawicieli handlowych
CelePrzestudiuj etapy procesu sprzedaży, naucz się przewidywać i kształtować potrzeby klientów, prezentować produkty pod kątem korzyści dla klientów, radzić sobie z zastrzeżeniami i finalizować sprzedaż. Przeprowadź pierwszą sprzedaż.
Wiedza i umiejętnościPoznaj etapy procesu sprzedaży, zastrzeżenia, pytania i odpowiedzi w lejku oraz techniki zamykania sprzedaży. Know-how oraz to, co należy powiedzieć o konkurentach na rynku, ich produktach oraz ich mocnych i słabych stronach. Umiejętność pracy z pocztą.
NarzędziaSzablony ofert biznesowych, zapisy rozmów, czaty.

Kurs online: “Funkcje, korzyści i wartości. Argumentacja.” Kurs online: “Identyfikacja potrzeb. Lejek pytań”. Kurs online: „Obsługa zastrzeżeń”. Kurs online: „Zamykanie sprzedaży”.

CoachRyan Lewis, Kierownik działu sprzedaży
Sprawdzanie wiedzyQuiz online: “Funkcje, korzyści i wartości. Argumentacja.” Quiz online: “Identyfikacja potrzeb. Lejek pytań”. Quiz online: Jak obsługiwać zastrzeżenia”. Quiz online: Jak zamknąć sprzedaż”.

Osobista ewaluacja spraw z Kierownikiem działu sprzedaży/Dyrektorem sprzedaży.

Decyzja o przeniesieniu pracownika na okres próbny.

Książki“Sprzedawaj jak Challenger. Strategie kontroli komunikacji z klientem,” M. Dixona i B. Adamsona
Plan sprzedaży1 wprowadzony plan

Krok 2. Stwórz materiały szkoleniowe

Jeśli tworzenie treści e-learningowych jest dla Ciebie czymś nowym, stworzenie kursu wprowadzającego może wydawać się dość trudnym zadaniem, które wymaga zatrudnienia profesjonalisty. Jednak dzięki nowoczesnym narzędziom autorskim możesz samodzielnie tworzyć kursy online.

Na przykład, za pomocą iSpring Suite możesz stworzyć piękne i wciągające kursy, nawet bez doświadczenia w e-learningu. Jest to w pełni funkcjonalny, a jednocześnie łatwy w użyciu pakiet narzędzi autorskich, który umożliwia tworzenie kursów opartych na slajdach, quizów, filmów szkoleniowych i screencastów, symulacji dialogów oraz interaktywnych modułów mikronauki.

Przyjrzyjmy się przykładom elementów wdrożeniowych, które można utworzyć za pomocą iSpring Suite i dostarczyć w postaci e-learningu.

Wideo

Co powiesz na profesjonalnie wyglądające powitanie i wprowadzenie do firmy przez dyrektora generalnego lub prezesa? Zapewnia to osobisty akcent, który stworzy więź z pracownikiem i pomoże mu zrozumieć wartości i cele Twojej organizacji.

Zobacz, jak Pioneer Human Services, organizacja non-profit, która pomaga ludziom ponownie zintegrować się ze społeczeństwem po latach spędzonych w więzieniu, wita swoich nowych pracowników:

Kurs oparty na slajdach

Kursy e-learningowe można tworzyć szybko i łatwo, a następnie dostarczać je online. Idealnie nadają się zagłębienia w takie tematy, jak kultura firmy, misja i podstawowe wartości.

Na przykład, Forever Direct, regionalne centrum dystrybucji Forever Living Products, amerykańskiej firmy marketingowej, która produkuje i sprzedaje produkty kosmetyczne na bazie aloesu, stworzyło cały kurs wprowadzający dla nowych pracowników za pomocą iSpring Suite. Kurs ten obejmuje kilka kluczowych tematów 1 dnia, takich jak wartości, zasady firmy, informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz polityka środowiskowa.

Program wdrożeniowy dla nowych pracowników Forever Direct

Program wdrożeniowy dla nowych pracowników Forever Direct

Quizy

Przeprowadzając onboarding nowych pracowników ważne jest, aby sprawdzić, czy informacje, które podajesz, zostają zapamiętane. Jest to szczególnie ważne w przypadku informacji związanych ze zgodnością, które mogą być objęte przepisami federalnymi lub stanowymi. Najlepszym sposobem na kontrolowanie wiedzy pracowników są quizy i testy.

Na przykład, Forever Direct, o którym wspomnieliśmy już powyżej, zapewnia również nowym pracownikom kurs na temat zgodności z przepisami. Po ukończeniu kursu pracownicy muszą rozwiązać quiz.

Quiz Forever Direct 

Quiz na temat zgodności z przepisami stworzony w iSpring Suite

Moduły interaktywne

„Interaktywny” to komponent e-learningu, z którym użytkownik wchodzi w interakcję za pomocą myszy lub przesuwając palcem po urządzeniu. Mogą to być oddzielne, krótkie lekcje lub mogą być zawarte w dłuższych modułach w celu zwiększenia zaangażowania i utrzymania wiedzy. Ręczne tworzenie elementów interaktywnych może być skomplikowane i czasochłonne, ale iSpring Suite sprawia, że staje się to bardzo szybkie i intuicyjne dzięki użyciu szablonów i konstruktorów typu „przeciągnij i upuść”.

Oto kilka przykładów zaangażowania mikromodułów onboardingowych stworzonych w iSpring:

Ta interaktywna aplikacja umożliwia nowym pracownikom zwiedzenie biura:

Poniższy moduł pokazuje rozwój firmy na przestrzeni wielu lat:

A ten dostarcza nowym pracownikom odpowiedzi na wiele często zadawanych pytań:

Krok 3. Dostarcz treści pracownikom

Po stworzeniu kursu będziesz potrzebować czegoś, co pomoże Ci dostarczyć go do nowych pracowników. Oczywistym rozwiązaniem jest system zarządzania nauczaniem (LMS), który ma na celu maksymalne uproszczenie tego procesu. Dzięki systemowi LMS, takiemu jak iSpring Learn, możesz szybko utworzyć i przypisać onboarding oraz skonfigurować kursy, które zostaną przesłane do nowych pracowników. Dużą korzyścią jest to, że Twoi pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do szkoleń online w dowolnym miejscu i czasie, a dla środowiska mobilnego zawiera natywną aplikację, która umożliwia dostęp do kursów nawet w trybie offline.

Możliwości są nieskończone, a połączenie LMS z narzędziem do tworzenia treści zapewnia prawdziwą elastyczność w tworzeniu niesamowitych programów mieszanych.

Krok 4. Oceń i ulepsz

Świetny onboarding nie ma żadnego sensu, jeśli nie śledzi się jego skuteczności. Nic nie jest idealne od samego początku, ale używając metryk z LMS w połączeniu z ankietami i ocenami, możesz zacząć mierzyć skuteczność swojego programu i wdrażać proces ciągłego doskonalenia.

Kluczowymi wskaźnikami LMS, które musisz śledzić w onboardingu, to współczynniki zdawalności quizów, ukończenia kursów oraz procent ich ukończenia. Korzystając z nich wszystkich, dowiesz się, jak angażujący i skuteczny jest Twój program.

Onboarding: wyzwania i jak je przezwyciężyć

Wreszcie przyjrzyjmy się najczęstszym wyzwaniom, z którymi możesz się zmierzyć tworząc onboarding.

Wyzwanie 1: Zdefiniowanie roli nowego pracownika

Program orientacyjny jest kluczowym elementem skutecznego onboardingu, ale uzbrojenie nowych pracowników w realistyczne zrozumienie ich roli może pomóc im szybko i pewnie dostosować się do nowych zadań.

Na samym początku procesu onboardingu nowy pracownik powinien otrzymać jasny zarys wymagań i tego, jak powinien podejść do osiągnięcia tych celów. Pracownikowi należy również podać datę, kiedy powinien osiągnąć rzeczone cele.

Wyzwanie 2: Zaangażowanie ich menedżera

Bez menedżera, który potrafi skutecznie radzić sobie z nowymi pracownikami, pracownikowi trudno jest zastosować w praktyce to, czego nauczył się w programie onboardingowym. W szczególności może to oznaczać oczekiwania wobec niego oraz jego oczekiwania wobec firmy. Odejście nowych pracowników może wiązać się ze znaczącymi stratam finansowymi, co może mieć wpływ na produktywność i HR na dalszych etapach działalności.

Aby zmniejszyć ten problem, menedżerowie powinni być holistyczną częścią procesu onboardingu i regularnie przeprowadzać z nowymi pracownikami rozmowy na temat postępów w ciągu pierwszych kilku miesięcy pracy, aby dzielić się informacjami o firmie, roli i kulturze oraz pomagać im w razie potrzeby.

Wyzwanie 3: Przystosowanie do nowej kultury firmy

Czasami nowi pracownicy nie odnoszą sukcesu w swoich nowych firmach z powodu słabego dopasowania kulturowego. Kultura organizacyjna sama w sobie jest złożonym tematem, ale kluczową kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że wymaga strategii, która zapewni nowym pracownikom poznanie kultury i historii firmy oraz jej wpływu na codzienne funkcjonowanie organizacji.

Jak to robić? Cóż, bardzo ważne jest, aby pracownik czuł się emocjonalnie związany z organizacją. Proces onboardingu można postrzegać jako wstępne ćwiczenie do budowania zespołu. Rezultatem powinno być naj najbardziej efektywne nawiązanie więzi ze współpracownikami przez nowych pracowników. Spersonalizowany proces onboardingu sprawi, że nowi pracownicy będą mogli zrozumieć nie tylko kulturę firmy, ale także sposób, w jaki pasują do niej i do swojego zespołu.

Końcowe przemyślenia

Było to dogłębne spojrzenie na onboarding nowych pracowników i mamy nadzieję, że dzięki niemu wpadłeś na kilka praktycznych pomysłów do wykorzystania we własnych programach. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak inne firmy wdrażają pracowników, zapoznaj się z tym studium przypadku, aby zobaczyć, jak robi to L’Oréal Adria-Balkan.

iSpring Learn
Odpowiedni LMS do wdrażania nowych pracowników
Dowiedz się więcej
 

Zacznij szybko i łatwo tworzyć kursy online