Struktura organizacyjna to pojęcie niezwykle ważne dla osób prowadzących własny biznes. Każdy biznes, który jest nastawiony na rozwój, powinien wiedzieć, co to jest struktura organizacyjna oraz jak wprowadzić ją w życie. Struktura jest niezbędnym rozwiązaniem w dużych i średnich firmach, w których zarządzanie pracownikami i pracą jest bardziej skomplikowane. W związku z tym struktura organizacyjna to idealne rozwiązanie dla, na przykład, firmy produkcyjnej z wieloma pracownikami. Znacząco usprawnia przepływ pracy i zarządzanie wszystkimi jednostkami.
Struktura organizacyjna firmy to sposób organizacji, który obejmuje różne elementy: działy w firmie, stanowiska czy komórki organizacyjne. Obejmuje również powiązania między nimi, takie jak podział obowiązków, uprawnienia, przepływ informacji, hierarchia i inne. Struktury organizacyjne określają zakres obowiązków pracownika i ułatwiają utrzymanie porządku w zasobach ludzkich. Najczęściej wymieniane wymiary struktury organizacyjnej to centralizacja, specjalizacja, formalizacja i hierarchia.
Aby w pełni zrozumieć schemat organizacji przedsiębiorstwa należy znać takie pojęcia, jak jednostka organizacyjna i komórka organizacyjna w firmie. Jednostka organizacyjna może być samodzielnym stanowiskiem lub stanowiskiem składającym się z kilku osób. Może też oznaczać całe działy, które zajmują się podobnymi funkcjami. Z kolei komórka organizacyjna jest zespołem stanowisk, które podlegają jednemu kierownictwu.
Poniżej omówimy dokładniej, jak e-learning może wspierać biznes, jakie są elementy struktury organizacyjnej i jakie formy może przyjmować struktura organizacyjna.
iSpring Learn LMS
Błyskawiczna struktura organizacyjna firmy dzięki przyjaznemu dla użytkownika i niezawodnemu systemowi LMS.
Dlaczego struktura organizacyjna jest integralną częścią rozwiązań LMS
E-Learning, w dużej mierze, wciąż kojarzony jest głównie z nauczaniem w szkole. Tymczasem w rzeczywistości e-learning jest narzędziem, które można skutecznie wykorzystywać w biznesie ze względu na szereg nowoczesnych rozwiązań, które wprowadził. Jednym z nich jest LMS (system zarządzania nauczaniem), którego podstawową funkcjonalnością jest przechowywanie szkoleń online. Szkolenia te mogą obejmować dowolny zakres wiedzy, także tej przydatnej w pracy. Jednak LMS to coś więcej – możliwe jest przechowywanie w nim danych, przygotowanie struktury organizacyjnej firmy czy też analityka danych. Platforma ta może być miejscem, z którego pracownicy dowiedzą się, jaka jest kultura organizacji firmy. LMS pomaga optymalizować procesy i dostarczać informacje pracownikom, którzy są częścią struktury firmy. Jednym z najbardziej wszechstronnych LMS na rynku jest iSpring Learn, który umożliwia szybkie stworzenie struktury i dodanie do niej pracowników. Zaletą iSpring Learn jest łatwość użycia, nie trzeba mieć żadnej wiedzy technicznej, aby stworzyć strukturę czy przygotować e-learning dla pracowników.
W iSpring Learn możliwe jest przygotowanie schematu organizacyjnego pokazującego, jakie działy są w firmie, kto nimi zarządza i w nich pracuje. Dzięki temu pracownicy mogą szybko znajdować informacje niezbędne do prawidłowego przepływu informacji i poznać zakres obowiązków. Jest to szczególnie przydatne w przypadku nowych pracowników. Z kolei kierownicy mogą zarządzać podlegającymi im pracownikami.
W iSpring Learn można szybko znaleźć najważniejsze informacje o pracowniku: dział, w którym pracuje, pozycję, adres e-mail i numer telefonu. Jest to szczególnie ważne w przypadku częstych zmian kadrowych. Wizualna struktura organizacyjna usprawni pracę w firmie, a procesy biznesowe staną się bardziej przejrzyste i zrozumiałe.
Aby szybko znaleźć pracownika w iSpring Learn wystarczy wpisać jego imię i nazwisko, pozycję lub dział. System wyświetli kartę pracownika z danymi, które skonfigurowano do wyświetlania: imieniem i nazwiskiem, kontaktami, stanowiskiem, działem i informacjami o kierowniku.
iSpring Learn umożliwia również ukrywanie działów. Działy można ukryć przed wybranymi jednostkami oraz przed wszystkimi użytkownikami. Jest to przydatne na przykład w sytuacji, gdy zarząd uważa, że cała struktura organizacyjna firmy nie musi być widoczna dla pracowników. Aby ukryć działy wystarczy je zaznaczyć w ustawieniach struktury.
Innym przydatnym narzędziem jest przypisywanie kolorów do działów. Każdemu z nich można nadać inny kolor, aby ułatwić zespołowi poruszanie się po schemacie. Na przykład: niebieski – dla sprzedaży, zielony – dla księgowości. Dodatkowo, LMS umożliwia przydzielenie ról oraz zadań pracownikom i monitorowanie ich postępów. Użytkownicy, którzy mają już iSpring Learn, mogą skorzystać z aktualizacji, która jest już dostępna na platformie. A jeśli nie masz jeszcze programu, pobierz darmową wersję próbną iSpring Learn LMS.
Struktura organizacyjna: typy struktur organizacyjnych i ich przykłady
Schemat organizacyjny firmy to pojęcie ogólne, które zawiera w sobie różne rodzaje struktur organizacyjnych. Wybór odpowiedniego typu struktury zależy od indywidualnych potrzeb i trzeba pamiętać, że w różnych strukturach wymagane są różne rodzaje przywództwa. Oto klasyczne struktury organizacji:
Płaska struktura organizacyjna
Jest to struktura firmy, która świetnie sprawdza się w niewielkich przedsiębiorstwach. Nie ma tutaj szczebli zarządzania – jest tylko jeden kierownik, któremu podlegają wszyscy pracownicy. W związku z tym pracownicy mają większy udział przy podejmowaniu decyzji, co często ma działanie motywacyjne. Proces podejmowania decyzji jest krótszy, a przepływ informacji szybszy. Samo zarządzanie pracownikami jest mniej kosztowne, jednak ze względu na niewielką kadrę zarządzającą kontrola nad nimi jest mniejsza. Pracownicy mogą czuć, że nie mają do kogo się zgłosić, gdy pojawią się problemy lub wątpliwości. Ponadto, ze względu na skrócone przywództwo w organizacji, rozmywa się granica między pracownikiem a kierownikiem. W strukturze płaskiej istotny jest dobry system motywacyjny dla pracowników, ponieważ szanse na awans są niewielkie.
Struktura organizacyjna liniowa (struktura sztabowa)
W strukturze liniowej zwiększa się liczba kierowników, którzy są odpowiedzialni za mniejszą liczbę pracowników. Kierownicy również są nadzorowani przez osoby na wyższym szczeblu. Przywództwo w organizacji jest jasno określone, dzięki czemu kierownictwo może szybko i sprawnie reagować na pojawiające się problemy. Z drugiej strony, w przypadku braku któregoś z kierowników dochodzi do znacznego utrudnienia w komunikacji i przepływie pracy. Struktura liniowa może również sprawić, że pracownicy będą otrzymywać sprzeczne informacje, a zakres obowiązków nie będzie oczywisty.
Struktura hierarchiczna (dywizjonalna)
Tego typu struktura organizacyjna cieszy się największą popularnością wśród dużych firm. Co więcej, jest też najlepiej widoczną w życiu codziennym strukturą, ponieważ to na niej opierają się zorganizowane religie czy rządy. Hierarchia w tej strukturze przypomina piramidę. Charakteryzuje się tym, że tworzone są w niej odrębne elementy, które zajmują się konkretnymi zadaniami. Działy te są liczne i często stanowią samodzielne jednostki. Każdy dział ponosi odpowiedzialność za swoje wyniki, więc jest to dobry system motywowania pracowników. W tej strukturze sprawdza się przywództwo transakcyjne – awans może stanowić nagrodę motywującą pracowników do jak najlepszego wypełniania obowiązków.
Ze względu na dużą liczbę działów, zakres obowiązków jest zazwyczaj mniejszy niż w przypadku innych struktur. Jednak zarządzanie i koordynacja tego typu struktury stanowi duże wyzwanie. Należy się też liczyć z tym, że działy będą ze sobą rywalizować, wprowadzając nieprzyjemną atmosferę do firmy. Tego rodzaju hierarchia w firmie utrudnia i opóźnia również komunikację.
Struktura organizacyjna funkcjonalna
Jest to kolejna wysoce popularna struktura. Pracownicy grupowani są według obszaru działalności lub specjalności i w pracy skupiają się właśnie na tym, w czym są specjalistami. Aby tego typu struktura działała, ważne jest, aby kierownik również był specjalistą w danej dziedzinie. Pracownicy muszą być w stanie się do niego zwrócić, gdy będą mieli wątpliwości i powinni widzieć w nim autorytet. Jeśli tego zabraknie, zarządzanie działem będzie niemożliwe. W tej strukturze również mogą wystąpić problemy z komunikacją. Ponadto pracownikom może być trudno dostrzec ogólny cel firmy, ponieważ ich działania skupiają się na ich specjalizacji.
Procesowa struktura organizacyjna
W strukturze procesowej hierarchia schodzi na dalszy plan. Najważniejszy jest w niej przepływ pracy oraz procesy biznesowe. Działy i jednostki zajmują się procesami kluczowymi do wyprodukowania produktów lub dostarczenia usług oferowanych przez firmę. Jest to struktura, w której najważniejszy jest klient oraz dostarczenie mu jak najlepszego produktu końcowego. Wymaga dużej precyzji oraz konsultacji ze specjalistami, przez co może być czasochłonna. To, czy można ją wprowadzić do firmy, w dużej mierze zależy od tego, jak wygląda kultura organizacyjna i jej procesy. Ze względu na możliwe rozproszenie odpowiedzialności między różne działy, istotne jest silne przywództwo w organizacji. Tylko ono umożliwi uniknięcie problemów z przepływem pracy.
Nie jest to wyczerpująca lista dostępnych struktur organizacyjnych. Oprócz wymienionych powyżej, dostępna jest jeszcze m.in. macierzowa struktura organizacyjna, struktura sieciowa, smukła, promienista czy fraktalna.
Jak struktura organizacyjna firm powstaje w iSpring Learn LMS
Oto, jak przygotować schemat firmy w iSpring Learn:
Aby struktura organizacyjna działała, musisz stworzyć działy w portalu szkoleniowym
1. Zanim włączy się struktury organizacyjne warto skonfigurować działy w iSpring Learn i przydzielić do nich kierowników. Aby to zrobić przejdź do zakładki Użytkownicy → Działy.
Jeśli w portalu edukacyjnym skonfigurowano działy, po prostu przejdź do kroku drugiego.
2. Domyślnie pracownicy nie widzą sekcji „Struktura organizacyjna”, ponieważ jest ona wyłączona. Aby ją włączyć, otwórz Ustawienia → Funkcje → Struktura organizacyjna → Włącz sekcję.
3. Ty decydujesz o tym, co jest widoczne na karcie podziału i jak będą one rozmieszczone na schemacie. Aby to zrobić, przejdź do ustawień wykresu i wybierz, jakie informacje użytkownicy będą widzieć w blokach. Bloki wykresów można ustawiać poziomo lub pionowo.
4. Struktura organizacyjna przedstawia dane dla każdego pracownika. Samodzielnie konfigurujesz to, co jest widoczne na Twojej osobistej karcie: numer telefonu, adres e-mail, stanowisko, kierownik. W tym celu należy przejść do Ustawień Karty Pracownika.
Domyślnie na karcie osobistej wyświetlane są informacje określone przez użytkownika na jego koncie osobistym. Tam pracownik może wypełnić pole „O mnie” i opisać dokładnie czym się zajmuje oraz z jakimi pytaniami można się do niego zwrócić. Jeżeli na karcie użytkownika nie ma wystarczającej ilości danych, możesz dodać je ręcznie. W tym celu należy edytować profil pracownika w sekcji „Użytkownicy”.
Podsumowanie
Przywództwo w organizacji i zarządzanie biznesem to skomplikowane procesy, które wymagają dużego wysiłku oraz kosztów. Struktura organizacyjna jest więc niezbędna, gdy zarządza się wieloma procesami z wykorzystaniem różnorodnych zasobów. Odpowiednia struktura usprawni przepływ informacji, dzielenie zadań oraz umożliwi skuteczne planowanie pracy. E-learning i stały rozwój technologii przychodzą współczesnym firmom na ratunek, przynosząc nowoczesne rozwiązania, takie jak iSpring Learn. Jeśli chcesz, aby struktura organizacyjna Twojego przedsiębiorstwa została zdigitalizowana, skorzystaj z darmowego okresu próbnego iSpring Learn.
