Zarządzanie wiedzą w organizacji – strategie, narzędzia i najlepsze praktyki

Rozwój i zarządzanie wiedzą zaczęły rosnąć w siłę, gdy firmy zauważyły, jak zarządzanie wiedzą w organizacji przyczynia się do zwiększania wydajność i zasięgów. W artykule omówimy, co to jest zarządzanie wiedzą w organizacji i z jakich elementów się składa oraz jakie narzędzia mogą być pomocne w tym procesie. Zobaczymy również, jakie korzyści można osiągnąć i z jakimi wyzwaniami należy się liczyć.

iSpring Learn LMS

iSpring Learn: sposób na innowacyjne zarządzanie wiedzą w organizacji.

Darmowy okres próbny Dowiedz się więcej→

Zrozumienie zarządzania wiedzą w organizacji

Aby zmienić sposób, w jaki traktowane są informacje w firmie, należy najpierw dogłębnie zrozumieć, co to jest zarządzanie wiedzą w organizacji.

Definicja i podstawowa koncepcja zarządzania wiedzą

Zarządzanie wiedzą w organizacji to proces, który składa się z identyfikacji, zachowania, upowszechniania oraz wykorzystania wiedzy. Jego celem jest usprawnienie efektywności działań oraz rozwój innowacji w firmie. Zarządzanie wiedzą w organizacji pomaga budować kapitał intelektualny oraz przewagę konkurencyjną. Ułatwia również zaspokajanie oczekiwań klientów oraz ochronę zasobów informacyjnych firmy.

Rola wiedzy w osiąganiu celów organizacyjnych

Zarządzanie wiedzą w organizacji usprawnia podejmowanie decyzji poprzez zapewnienie łatwego dostępu do kluczowych informacji. Dzięki temu pracownicy mogą podejmować bardziej przemyślane i trafne decyzje. Proces ten zwiększa również wydajność, ponieważ pracownicy nie marnują czasu na wyszukiwanie informacji, a także unikają powielania pracy. Ponadto zarządzanie wiedzą zachęca pracowników do wymiany pomysłów i doświadczeń, co sprzyja rozwojowi. Wszystko to przekłada się na szybsze osiąganie celów w firmie.

Rodzaje wiedzy: ukryta, jawna i wbudowana

W zarządzaniu wiedzą można wyróżnić trzy główne jej rodzaje: ukrytą, jawną i wbudowaną w system. Wiedza ukryta jest wiedzą nieformalną, która nie została spisana i nie jest łatwo dostępna. Jest to wiedza, którą posiadają pracownicy i która wywodzi się z doświadczeń, umiejętności i subiektywnych interpretacji. W przypadku wiedzy jawnej mowa o informacjach, które są zapisane, możliwe do przekazania i udostępnienia. Tego typu wiedzę można znaleźć np. w podręcznikach. Ostatni typ, wiedza wbudowana, to wiedza zawarta w produktach, procesach lub systemach. Jej celem jest zapewnienie spójności działań. Przykładem tej wiedzy może być proces produkcji towarów.

Kluczowe czynniki wspierające zarządzanie wiedzą w organizacji

Myśląc o najważniejszych czynnikach, które wspierają zarządzanie wiedzą, możemy wymienić cztery główne czynniki:

Tworzenie i gromadzenie wiedzy

Jednym z najważniejszych elementów jest przygotowanie i zgromadzenie wiedzy. Wiele informacji, które są niezbędne do prowadzenia firmy, istnieje już w umysłach jej pracowników. Pozostaje je zgromadzić, czyli zmienić wiedzę ukrytą w jawną poprzez identyfikację tego, co jest ważne dla organizacji, a następnie spisać informacje. Źródłem wiedzy mogą być również opinie klientów, raporty z projektów oraz przeszłe doświadczenia.

Przechowywanie i organizacja wiedzy

Zebrana wiedza musi być przechowywana w miejscu, które jest łatwo dostępne dla personelu. Do niedawna wiedza była trzymana w postaci papierowej, jednak to rozwiązanie wiąże się z pewnymi ograniczeniami. Wymaga dużych przestrzeni, a jednocześnie uniemożliwia korzystanie z jednego zasobu przez wiele osób jednocześnie. W związku z tym wiele organizacji decyduje się na cyfrowe archiwa. Do tego celu można wykorzystać nowoczesne rozwiązania, takie jak iSpring Learn, który oferuje przestrzeń do przechowywania i zarządzania informacjami. W celu ułatwienia wyszukiwania informacji można zastosować odpowiednie oznaczenia (tagi), a także grupować powiązane informacje.

Udostępnianie wiedzy i współpraca

Po zgromadzeniu wiedzy w jednym miejscu trzeba znaleźć sposób na dzielenie się nią z odpowiednimi osobami. Wybór metody udostępniania będzie uzależniony od indywidualnych potrzeb firmy oraz personelu. iSpring Learn umożliwia automatyczne przypisywanie materiałów pracownikom, a także pozwala dostosowywać ustawienia dostępu. Dzięki temu personel ma dostęp tylko do informacji, które są niezbędne na ich stanowisku. Skorzystaj z darmowego 30‑dniowego okresu próbnego iSpring Learn.

Ważnym czynnikiem jest również ciągła współpraca w celu wymiany informacji i napędzania rozwoju. W tym celu stosuje się czaty i kanały komunikacji. Pomaga to zachować przejrzystość oraz zapewnia, że wszyscy pracownicy są na bieżąco informowani o nowościach.

Zastosowanie wiedzy i ciągłe doskonalenie

Zastosowanie wiedzy to wprowadzenie wiedzy teoretycznej w życie we właściwym kontekście. Nabyta wiedza zostaje wykorzystana do wykonywania zadań i rozwiązywania rzeczywistych problemów. Z kolei ciągłe doskonalenie odnosi się do procesu regularnego przeglądania treści i archiwizacji nieaktualnych informacji. Obejmuje też konsultacje z pracownikami, aby dowiedzieć się, czy stworzona baza wiedzy dobrze spełnia swoją funkcję i jest łatwa w użyciu.

Procesy zarządzania wiedzą w organizacji

Zarządzanie informacją i wiedzą w organizacji może zostać usprawnione poprzez wdrożenie odpowiednich procesów. Oto podstawowe procesy, które są niezbędne do skutecznego zarządzania wiedzą:

Identyfikowanie i mapowanie najważniejszych informacji

Aby zidentyfikować, jakie informacje są niezbędne dla firmy, należy zadać sobie kilka pytań. Jaka wiedza jest potrzebna i jaki jest jej cel? Kiedy jest potrzebna? W jakim miejscu lub u kogo można ją znaleźć? Pomoże to jasno określić potrzeby firmy oraz miejsce, w którym należy szukać informacji, a także ułatwi nadanie priorytetu najważniejszym informacjom.

Tworzenie repozytoriów wiedzy i baz danych

Repozytorium wiedzy to ustrukturyzowana przestrzeń, w której znajduje się wiedza z danej dziedziny. Wraz z bazą danych umożliwia centralizację i zarządzanie informacjami, a także łatwy dostęp do nich. Tworząc repozytoria należy skupić się na jakości, a nie ilości materiałów, aby zapewnić integralność informacji oraz ułatwić ich przyswajanie. Warto również wyznaczyć osoby, które będą odpowiedzialne za przegląd i aktualizację repozytoriów, aby ich zawartość odzwierciedlała potrzeby firmy. Ostatnim ważnym elementem jest wybór odpowiedniej platformy i zabezpieczeń, aby chronić własność intelektualną organizacji przed nieautoryzowanym dostępem.

Wspieranie kultury dzielenia się wiedzą

Zarządzanie wiedzą w organizacji jest możliwe tylko wtedy, gdy istnieje silna kultura dzielenia się wiedzą. Aby zachęcić pracowników do dzielenia się swoim doświadczeniem i wiedzą trzeba im pokazać, że jest to dla nich korzystne. Wszelkie przykłady współpracy powinny być otwarcie chwalone, a pracownicy powinni czuć, że mogą dzielić się nie tylko sukcesami i postępami, ale też niepowodzeniami. Zamiast krytyki można zorganizować spotkania, które będą miały na celu wspólne znalezienie rozwiązania problemu oraz ustalenie, jakich informacji zabrakło do osiągnięcia celu. Oprócz zadań, które wymagają współpracy, dzielenie wiedzą można promować poprzez tworzenie otwartych przestrzeni biurowych. Ułatwiają one nawiązywanie relacji w zespole oraz umożliwiają zadawanie pytań bez poczucia skrępowania. W przypadku zespołów zdalnych należy skorzystać z narzędzi do komunikacji, które zapewniają bezpieczeństwo informacji, jednocześnie oferując przestrzeń do wymiany doświadczeń.

Integrowanie wiedzy z podejmowaniem decyzji

Niezależnie od zajmowanego stanowiska, podejmowanie decyzji często stanowi stresujący proces. Pracownicy obawiają się popełniania błędów, które mogą doprowadzić do strat finansowych, utraty klienta lub zwolnienia. Niepewność przekłada się na zachowawcze działanie i obawę przed innowacją. Wykorzystanie konkretnych informacji i danych z repozytorium może rozwiązać ten problem. Pracownicy zyskują dostęp do konkretnych, sprawdzonych informacji, co ułatwia im zrozumienie zagadnienia. Wiedzą również, że informacje z repozytorium zostały sprawdzone przez pozostały personel i często są wynikiem uprzednich działań, które zakończyły się sukcesem. Zwiększa to ich pewność siebie, a także pozwala wykazać, że decyzja nie została podjęta na podstawie emocji czy intuicji. Wykorzystanie wiedzy podczas podejmowania decyzji usuwa więc element zgadywania.

Narzędzia i technologie wspierające zarządzanie wiedzą

W świetle popularności pracy zdalnej oraz nacisku na ekologiczne rozwiązania, zarządzanie wiedzą nie jest już możliwe bez nowoczesnych technologii.

Bazy wiedzy, wiki i systemy zarządzania dokumentami

Bazy wiedzy, witryny wiki oraz systemy zarządzania dokumentami to narzędzia, które są wykorzystywane do organizowania informacji. Baza wiedzy to centrum informacji, w którym pracownicy mogą szybko znaleźć odpowiedzi na nurtujące ich pytania. Można ją porównać do biblioteki i znajdziemy w niej m.in. samouczki, przewodniki czy FAQ. Z kolei wiki to rodzaj serwisu internetowego, który można modyfikować w przeglądarce. Głównym zadaniem wiki jest wsparcie pracy zespołowej i charakteryzuje się możliwością szybkiej aktualizacji. System zarządzania informacjami to system komputerowy lub platforma do zarządzania oraz archiwizacji wiedzy.

Platformy e-learningowe i systemy zarządzania nauczaniem

Platformy e-learningowe oraz systemy zarządzania nauczaniem (LMS) mają głównie na celu pomoc w przygotowaniu i wdrożeniu szkolenia. Jednak ze względu na swoje funkcje doskonale nadają się również do zarządzania wiedzą w organizacji. Umożliwiają umieszczenie wszystkich informacji w jednym miejscu oraz łatwą dystrybucję. iSpring Learn LMS pozwala usystematyzować wiedzę w firmie i przygotować bazę wiedzy, a także kontrolować, kto ma dostęp do materiałów.

Narzędzia do współpracy i platformy komunikacyjne

Jak już wcześniej wspomniano, pracownicy w firmie nie zawsze są skłonni do dzielenia się swoją wiedzą. Powodów może być wiele, ale często stoi za tym brak możliwości komunikacji bez poczucia, że są oceniani. Komunikacji mailowej brak dynamizmu, utrudnia również monitorowanie postępów na bieżąco. W związku z tym wykorzystanie odpowiednich narzędzi do komunikacji pomoże zbudować więzi w zespole, a także przyspieszy współpracę.

Sztuczna inteligencja i automatyzacja

Sztuczna inteligencja nie powinna być wykorzystywana do samego gromadzenia i interpretowania informacji. Może jednak przejąć rolę archiwisty, który porządkuje i kategoryzuje wiedzę. Ułatwi również dystrybucję informacji i wprowadzi inteligentne wyszukiwanie, dzięki któremu pracownicy szybciej znajdą interesujące ich materiały.

Wyzwania związane z wdrożeniem zarządzania wiedzą w organizacji

Rozpoczynając zarządzanie wiedzą w firmie, należy liczyć się z pewnymi wyzwaniami, które warto przeanalizować, zanim jeszcze rozpocznie się proces wdrożeniowy.

Opór kulturowy i brak zaangażowania

Brak zaangażowania ze strony pracowników oraz opór kulturowy to jedne z najczęstszych problemów, z którymi mierzą się pracodawcy. Doświadczonym pracownikom często brak motywacji do udziału w czymś, co postrzegają jako dodatkowy obowiązek. Niechętnie patrzą również na zmiany w kulturze firmy, które wymagają wysiłku z ich strony. Najczęściej dzieje się tak, gdy uważają, że zmiany przyniosą korzyści firmie, ale nie pracownikom.

Słaba integracja między systemami i działami

Zarządzanie wiedzą ma ułatwiać i zwiększać wydajność pracy oraz obniżać koszty. Tymczasem brak kompatybilności nowej technologii z istniejącymi systemami oraz problemy z integracją zwiększają koszty operacyjne. Pracownicy muszą samodzielnie uzupełniać braki, co prowadzi do spowolnienia pracy. Proces podejmowania decyzji również zostaje opóźniony, a u pracowników rośnie frustracja.

Obawy dotyczące bezpieczeństwa danych i prywatności

Przechowywanie całej wiedzy firmowej w jednym miejscu słusznie budzi obawy o ich bezpieczeństwo. Naruszenie zabezpieczeń może prowadzić do wycieku danych, nieautoryzowanego dostępu i naruszenia informacji. Może się to wiązać nie tylko z ujawnieniem tajemnic firmowych, ale też problemami prawnymi w przypadku niewystarczającego zabezpieczenia danych klientów i niezgodności z obowiązującymi przepisami.

Pomiar zwrotu z inwestycji w inicjatywach związanych z zarządzaniem wiedzą

Zwrot z inwestycji (ROI) to wskaźnik określający, jak zyskowna jest dana inwestycja. W przypadku zarządzania wiedzą pomiar ROI jest utrudniony. Osiągane korzyści często mają charakter niematerialny przez co trudno je wycenić. Równie dużym wyzwaniem jest ustalenie związku przyczynowo-skutkowego między osiąganymi wynikami a działaniami z zakresu zarządzania wiedzą.

Najlepsze praktyki skutecznego zarządzania wiedzą w firmie

Zarządzanie wiedzą w organizacji nie musi być trudne. Aby je ułatwić wystarczy pamiętać o czterech głównych działaniach. Należy zacząć od dostosowania zarządzania wiedzą do strategii organizacji, aby pomagała w realizacji celów. Następnie trzeba zadbać o zbudowanie kultury ciągłego uczenia się oraz zachęcać pracowników do dzielenia się wiedzą. Wszystkie te procesy warto wesprzeć odpowiednimi narzędziami e-learningowymi i LMS, które umożliwią skalowalny transfer wiedzy. O ich skuteczności można przekonać się dzięki 30-dniowemu bezpłatnemu okresowi próbnemu iSpring Learn, podczas którego można zapoznać się ze wszystkimi dostępnymi funkcjami. Wreszcie, efektywne zarządzanie wiedzą w firmie jest możliwe tylko, gdy informacje są ciągle przeglądane i aktualizowane zgodnie z najnowszymi potrzebami biznesowymi.