Synerglass-Soft: „Dzięki iSpring LMS mogliśmy dostosować szkolenia do rozwoju naszych zespołów i produktów”
12 minuty 
2 odsłon 
Synerglass-Soft to belgijska firma programistyczna, która opracowuje rozwiązania ERP dla firm oferujących usługi w zakresie obróbki szkła płaskiego. Firma zatrudnia około 60-80 osób i obsługuje klientów w 9 krajach.
W tym studium przypadku Ruchi Shah koordynatorka ds. jakości w Synerglass-Soft, opowiada, w jaki sposób jej zespół wykorzystuje iSpring LMS do gromadzenia wewnętrznych materiałów szkoleniowych w jednym miejscu, usprawniania onboardingu i śledzenia postępów pracowników przy mniejszym nakładzie ręcznej pracy.
Kontekst
Ruchi Shah,
Koordynatorka ds. jakości
Działamy w wysoce wyspecjalizowanej niszy oprogramowania. Nasze produkty wspierają cały cykl operacyjny firm zajmujących się obróbką szkła płaskiego, od wyceny i planowania produkcji, po dostawy i monitorowanie wydajności.
Z tego powodu szkolenie pracowników jest bardzo szczegółowe. Aby pewnie pracować z naszym produktem i klientami, członkowie zespołu muszą rozumieć nie tylko samo oprogramowanie, ale także logikę operacji obróbki szkła i przepływy pracy, na których nasi klienci polegają każdego dnia.
Treści szkoleniowe są tworzone wspólnie. W zależności od tematu nasze zespoły ds. produktu, jakości i projektów dzielą się swoją wiedzą specjalistyczną, dzięki czemu szkolenia opierają się na praktycznej, wewnętrznej wiedzy osób bezpośrednio związanych z pracą.
Jako koordynatorka ds. jakości wspieram tę pracę od strony LMS: dodaję nowe materiały szkoleniowe, organizuję i prowadzę kursy, sprawdzam poprawność treści oraz pomagam zachować przejrzystość i spójność procesu szkoleniowego.
Wyzwanie: Utrzymywanie spójności onboardingu i szkoleń wewnętrznych w miarę rozwoju firmy
Przed iSpring LMS, firma Synerglass-Soft korzystała głównie ze znanych formatów szkoleń: prezentacji PowerPoint, udostępnianych dokumentów, wiadomości e-mail, nagrań z sesji szkoleniowych i transmisji wiedzy na żywo. Formaty te były łatwe do przygotowania i udostępniania, ale wymagały dużego zaangażowania ze strony menedżerów i szkoleniowców. Pracownicy często potrzebowali kogoś, kto wyjaśniłby im treść, dodał kontekst lub pomógł znaleźć odpowiednie materiały.
Wraz z rozwojem firmy i rosnącą złożonością produktów, zarządzanie tym rodzajem szkolenia stawało się coraz trudniejsze. Zespoły przechowywały materiały szkoleniowe w różnych miejscach, więc pracownicy nie zawsze wiedzieli, gdzie znaleźć najnowsze informacje. Każda aktualizacja produktu lub procesu wiązała się ze zmianą kilku plików, prezentacji lub instrukcji e-mail, a wciąż mogło się zdarzyć, że zespoły korzystały z nieaktualnych informacji.
Onboarding stanowił kolejne wyzwanie. Różne zespoły i menedżerowie czasami wyjaśniali te same tematy w odmienny sposób, co prowadziło do różnic w rozumieniu procesów, produktów i standardów wewnętrznych przez nowych pracowników. Jednocześnie menedżerowie nie widzieli, kto ukończył szkolenie, jak dobrze pracownicy zrozumieli materiał ani gdzie potrzebują dodatkowego wsparcia.
To, co sprawdzało się, gdy firma była mniejsza, stało się trudniejsze do zarządzania na dużą skalę. Zaczęliśmy zauważać, że pracownicy wielokrotnie zadawali te same pytania, proces wdrażania trwał dłużej, niż zakładano, a rezultaty szkoleń różniły się w zależności od zespołu.
Firma Synerglass-Soft potrzebowała bardziej uporządkowanego i skalowalnego sposobu prowadzenia szkoleń wewnętrznych: jednego miejsca na materiały szkoleniowe, bardziej przejrzystego procesu onboardingu oraz lepszej widoczności postępów i luk w wiedzy.
Rozwiązanie: iSpring LMS
Kiedy firma Synerglass-Soft zaczęła szukać lepszego sposobu na zarządzanie szkoleniami wewnętrznymi, zespół porównał kilka różnych platform szkoleniowych, w tym iSpring LMS, Totara Learn i Adobe Learning Manager.
Kryteria wyboru były praktyczne: łatwość obsługi, nakład pracy związany z wdrożeniem narzędzia, doświadczenie użytkownika, zarządzanie szkoleniami, możliwości śledzenia, koszt i skalowalność.
Niektóre z pozostałych platform wydawały się bardzo zaawansowane, ale były zbyt skomplikowane lub nie odpowiadały naszym bieżącym potrzebom.
Firma Synerglass-Soft nie chciała systemu wymagającego intensywnego wsparcia technicznego ani długiego okresu konfiguracji. Zespół potrzebował platformy, którą administratorzy LMS mogliby zarządzać na co dzień, a pracownicy mogliby używać bez dodatkowych wyjaśnień.
Quote iSpring LMS wydawał się najbardziej praktycznym wyborem dla naszych potrzeb. Zaoferował doskonałą równowagę między funkcjonalnością a prostotą, umożliwiając nam zarządzanie szkoleniami, przypisywanie pracownikom kursów, śledzenie postępów uczestników i wspieranie rozwoju pracowników bez skomplikowanego procesu konfiguracji. LMS dał nam pewność, że możemy skutecznie udoskonalić proces szkoleniowy, jednocześnie pozostawiając sobie pole do rozwoju w miarę zwiększania się naszych potrzeb edukacyjnych.
Intuicyjny portal edukacyjny dla pracowników i administratorów LMS
Dzięki iSpring LMS zespół zgromadził treści edukacyjne w ramach firmowego portalu Syner Academy, zawierającego katalog kursów obejmujący różne obszary wiedzy wewnętrznej.
Katalog obejmuje kategorie szkoleniowe, takie jak narzędzia wewnętrzne, wiedza z branży szklarskiej, wewnętrzne sesje szkoleniowe, zarządzanie projektami, sprzedaż i marketing oraz bezpieczeństwo. Ułatwia to pracownikom naukę: mogą przeglądać dostępne materiały, znaleźć interesujący ich temat i wrócić do niego później.
Portal ułatwia też administratorom LMS zarządzanie biblioteką zawartości. Ruchi i jej zespół mogą dodawać nowe materiały, porządkować kursy według tematów i dbać o przejrzystość katalogu w miarę rozwoju treści szkoleniowych.
iSpring LMS okazał się przystępny, wydajny i dobrze dopasowany do naszego środowiska pracy. Dał nam praktyczny sposób na organizację, prowadzenie i zarządzanie szkoleniami pracowników, nie sprawiając przy tym, że proces wydawał się ciężki lub zbyt zaawansowany technicznie.
Ścieżki nauki wspierające ustrukturyzowany onboarding i szkolenia produktowe
Firma Synerglass-Soft uporządkowała powiązane ze sobą kursy w klarowne ścieżki edukacyjne. Jest to szczególnie przydatne w przypadku onboardingu i szkoleń produktowych, gdzie pracownicy muszą zapoznać się z kilkoma powiązanymi ze sobą tematami, zamiast przeglądać oddzielne materiały w losowej kolejności.
Struktura ta jest łatwiejsza do zrozumienia dla nowych członków zespołu. Mogą poruszać się po szkoleniu krok po kroku i wracać do najważniejszych materiałów, gdy potrzebują odświeżenia wiedzy. Według Ruchi jest to jedna z rzeczy, które pracownicy cenią najbardziej: szkolenie wydaje się bardziej przystępne i mniej przytłaczające.
Częstą pozytywną reakcją jest to, że pracownicy czują się pewniej, gdy mają jasną ścieżkę nauki i dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje.
Raporty ze szkoleń zapewniające lepszy wgląd w postępy uczniów
iSpring LMS pomaga również firmie Synerglass-Soft śledzić postępy pracowników w realizacji przypisanych szkoleń. Zamiast sprawdzać postępy za pośrednictwem wiadomości e-mail lub przez bezpośredni kontakt, Ruchi i zespół mogą korzystać z raportów generowanych przez LMS, aby w jednym miejscu śledzić status szkoleń.
Głównymi wskaźnikami, które monitorujemy, są wskaźniki ukończenia kursów, postępy uczestników, wyniki oceny i poziom zaangażowania. Pomagają nam one zrozumieć, czy pracownicy kończą wymagane szkolenia i czy przyswajają najważniejsze informacje.
Zespół zwraca też uwagę na to, jak szybko pracownicy kończą szkolenie, czy te same pytania lub błędy pojawiają się po kursie oraz jakie opinie zwrotne otrzymują od pracowników i menedżerów.
Teraz możemy śledzić status szkoleń w jednym miejscu oraz identyfikować obszary, w których mogą być potrzebne dodatkowe wsparcie lub przypomnienia.
Wyniki
Od momentu wdrożenia iSpring LMS, firma Synerglass-Soft usprawniła organizację i realizację szkoleń. Pracownicy mają teraz łatwiejszy dostęp do materiałów edukacyjnych, a menedżerowie wiedzą, kto ukończył wymagane szkolenie.
Największą zmianą jest to, że szkolenia nie są już odpowiedzią na pytania lub pilną potrzebą wyjaśnień. Synerglass-Soft może teraz przygotowywać materiały szkoleniowe z wyprzedzeniem, przydzielać je odpowiednim pracownikom i wykorzystywać szkolenia do bardziej spójnego wspierania onboardingu pracowników, aktualizacji produktów, procedur wewnętrznych i dzielenia się wiedzą.
Wcześniej szkolenia często odbywały się, gdy wystąpiła taka potrzeba lub ktoś poprosił o wyjaśnienie. iSpring LMS zmienił nasze podejście z reaktywnego na bardziej zaplanowane i celowe.
Dzięki temu firma traktuje szkolenia jako ciągły proces, a nie jednorazowe działanie. W przypadku zespołu Ruchi iSpring LMS ułatwia ponowne wykorzystanie, utrzymanie i skalowanie wiedzy wewnętrznej w miarę rozwoju potrzeb szkoleniowych.
Ogólnie rzecz biorąc, największą korzyścią jest to, że teraz dysponujemy bardziej niezawodnym sposobem dzielenia się wiedzą, wspierania pracowników i zachowania spójności w obliczu ciągłych zmian w naszych potrzebach szkoleniowych.
Synerglass-Soft widzi również iSpring LMS jako fundament pod kolejne etapy programu szkoleniowego. Zespół planuje stworzyć bardziej praktyczne, dostosowane do konkretnych stanowisk szkolenia z zakresu onboardingu, znajomości produktów, wewnętrznych przepływów pracy, obsługi klienta i aktualizacji procesów. Chcą również stworzyć krótsze moduły, które pracownicy będą mogli szybko ukończyć i do których będą mogli wrócić w razie potrzeby odświeżenia wiedzy.
Naszym celem jest uczynienie e-learningu bardziej przydatnym, łatwiejszym w utrzymaniu i ściśle powiązanym z umiejętnościami, których pracownicy potrzebują w swojej codziennej pracy.
Spojrzenie w przyszłość: więcej szkoleń opartych na danych i wspieranych przez sztuczną inteligencję
Synerglass-Soft planuje również w większym stopniu wykorzystywać dane do projektowania szkoleń:
Analizując wskaźniki ukończenia, wyniki oceny i opinie uczestników, możemy udoskonalać szkolenia w oparciu o rzeczywiste wykorzystanie, a nie domysły.
Sztuczna inteligencja to kolejny obszar zainteresowania zespołu. Ruchi postrzega ją jako sposób na przyspieszenie tworzenia kursów.
AI również może odgrywać rolę w przyspieszaniu i ułatwianiu tworzenia kursów. Na przykład może pomóc nam przekształcać istniejące dokumenty lub opisy procesów we wstępne materiały szkoleniowe, tworzyć testy wiedzy lub sugerować ulepszenia w strukturze kursu.
Ten kierunek doskonale wpisuje się w nowsze funkcje sztucznej inteligencji dostępne w iSpring LMS. Zamiast zaczynać każdy kurs od pustej strony, zespół może przesłać surowe materiały, takie jak dokumenty, opisy procesów, pliki audio, a nawet pomysły na kurs, i uzyskać uporządkowany projekt ze slajdami, tekstem, ćwiczeniami i quizami. Może to skrócić drogę od wiedzy wewnętrznej do gotowych do wglądu materiałów szkoleniowych.
Zespół może następnie wykorzystać narzędzia AI do dodawania lektorów, tworzenia filmów z awatarami lub lokalizowania kursów na potrzeby globalnej dystrybucji. Nie ma potrzeby korzystania ze studia nagraniowego, zatrudniania aktorów ani używania skomplikowanych narzędzi produkcyjnych.
W przypadku rozwijającej się firmy, jak Synerglass-Soft, LMS z funkcjami AI może przynieść realne korzyści. W miarę jak produkty stają się coraz bardziej złożone, a zapotrzebowanie na materiały szkoleniowe rośnie, zespół może szybciej tworzyć, aktualizować i lokalizować kursy, bez zwiększania obciążenia pracą menedżerów i ekspertów merytorycznych.
