Outsourcing szkoleń: czy na pewno warto z niego korzystać?

Dbanie o ciągły rozwój umiejętności pracowników stało się normą wśród firm, które są nastawione na sukces. Również sami pracownicy coraz częściej biorą możliwości rozwoju pod uwagę, gdy szukają nowej pracy. Jednak koszty oraz wysiłek związany ze szkoleniem pracowników często potrafią przysłonić liczne korzyści, które z niego wynikają. W związku z tym firmy szukają rozwiązań, które są jednocześnie opłacalne i łatwe do wdrożenia. Często decydują się na outsourcing szkoleń, czyli zatrudnienie zewnętrznych specjalistów, którzy przygotowują materiały szkoleniowe w oparciu o otrzymane wytyczne. Rozwiązanie to pozwala oszczędzić czas, jednak potrafi być kosztowne. Przyjrzyjmy się temu, kiedy outsourcing szkoleń ma sens i czym można go zastąpić. 

iSpring Suite

Przygotuj szkolenie dostosowane skrojone na miarę Twojego biznesu z iSpring Suite

Darmowy okres próbny Dowiedz się więcej→

Dlaczego firmy zmieniają swoje podejście do tworzenia szkoleń

Rozwój technologii oraz zmiany zachodzące na rynku wymuszają na organizacjach przyjrzenie się stosowanym metodom przygotowywania szkoleń. Czy rzeczywiście spełniają potrzeby firmy, czy może wygodniej jest ignorować ich wady? Rosnąca chęć rozwoju u pracowników oraz potrzeba utrzymania przez firmę konkurencyjności na rynku sprawiają, że ogólne materiały edukacyjne nie są wystarczające. Ogólnodostępne kursy nie zaspokajają potrzeb, które są specyficzne dla firmy, i nie pozwalają wyprzedzić konkurencji, która również ma do nich dostęp. Z kolei szkolenia projektowane przez zewnętrznych specjalistów często nie nadążają za rozwojem technologicznym, a ich aktualizacja jest opóźniona. Oznacza to, że gotowe szkolenia mogą być mniej skuteczne oraz mało angażujące dla pracowników. Firmy szukają więc rozwiązań, dzięki którym przygotują szkolenia w pełni zgodne z ich celami, bez jednoczesnego przeciążania personelu i nadwyrężania budżetu.

Outsourcing a rozwój wewnętrzny szkoleń: krótkie porównanie

Zarówno outsourcing szkoleń, jak i tworzenie szkoleń w firmie mogą przynieść organizacji wiele korzyści. Wybór metody projektowania szkoleń jest więc kwestią indywidualną, a przed podjęciem decyzji należy przeprowadzić dokładną analizę możliwości oraz potrzeb firmy. W poniższej tabeli przedstawiono krótkie porównanie obu rozwiązań, zakładając, że wewnętrzne szkolenia zostaną przygotowane z wykorzystaniem narzędzia do tworzenia treści iSpring Suite.

Korzyści z outsourcingu tworzenia e-learningu

Tworzenie szkoleń wydaje się być trudnym, onieśmielającym zadaniem, dlatego firmy często decydują się na outsourcing tworzenia materiałów szkoleniowych. Rozwiązanie to jest to szczególnie atrakcyjne dla małych i średnich firm, które nie posiadają odrębnego działu szkoleń. Outsourcing pozwala na znalezienie ekspertów z konkretnej dziedziny bez konieczności inwestowania w każdy element z osobna. Eksperci mają już swoje źródła i sprzęt, z którego będą korzystać, a firma otrzymuje gotowy produkt. Dotychczas była to również duża oszczędność czasu, ponieważ zatrudnieni w firmie specjaliści nie byli odciągani od codziennych obowiązków w celu przygotowania materiałów szkoleniowych. Outsourcing szkoleń zapewnia również świeże spojrzenie na temat – zewnętrzną perspektywę, której czasami brakuje w biznesie. Doświadczeni eksperci od tworzenia szkoleń znają również różnorodne metody oraz sztuczki, które pomagają zaangażować pracowników w naukę. Współpraca z zewnętrznymi ekspertami daje też stałą gwarancję jakości oraz umożliwia skalowanie działań szkoleniowych w zależności od aktualnych potrzeb firmy.

Ukryte koszty outsourcingu rozwoju szkoleń

Outsourcing jest postrzegany jako tani sposób na szkolenie pracowników, ponieważ wydaje się, że przedstawiona cena jest ostateczna. W rzeczywistości nie można jednak zapominać o dodatkowych, mniej oczywistych kosztach. Wśród najważniejszych kosztów znajdziemy czas poświęcony na dokładne przekazanie instrukcji, kultury oraz celów szkoleniowych, aby kurs odpowiadał potrzebom firmy. Gdy informacje okażą się niewystarczające i wystąpi potrzeba wprowadzenia poprawek, zleceniobiorca może domagać się dodatkowej zapłaty. Jeśli zaś treść okaże się zbyt ogólna, konieczne będzie przygotowanie materiałów uzupełniających. Opóźnienia wynikające z potrzeby wprowadzenia zmian nie tylko przesuną w czasie szkolenie, ale też wpłyną na wyniki biznesowe firmy. Produktywność pracowników będzie niższa ze względu na powolne rozwijanie umiejętności.

Kolejnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę, jest własność intelektualna. Przeniesienie praw własności intelektualnej w celu ochrony tajemnic firmy najczęściej wiąże się z dodatkową opłatą. Jeśli nie zostanie uiszczona lub firma o tym zapomni, zleceniobiorca będzie mógł wielokrotnie wykorzystywać przygotowane przez siebie kursy. Dodatkowo, w zależności od stosowanych przez zleceniobiorcę programów i formatów, przygotowany kurs może nie być zgodny z system firmy lub może wymagać wykupienia dodatkowej licencji.

Jednak myśląc o ukrytych kosztach outsourcingu szkoleń należy wyjść poza sam aspekt finansowy. Szkolenia, które wydają się zbyt ogólne lub niedopasowane do potrzeb firmy mają negatywny wpływ na zaangażowanie pracowników, co oznacza gorsze zapamiętywanie informacji. Zewnętrzni dostawcy nie znają pracowników, więc nie są w stanie dostosować szkoleń do ich indywidualnych potrzeb i wiedzy, którą pracownicy już posiadają. Szkolenie może również nie być w pełni zgodne z kulturą firmy. Wreszcie, w przypadku outsourcingu szkoleń nie ma możliwości samodzielnej aktualizacji materiałów. Aktualizacje wdrażane przez zleceniobiorcę nie tylko są dodatkowo płatne, ale też wiążą się z utratą zdolności do szybkiego reagowania na zmiany w firmie oraz na rynku.

Alternatywa: przygotowanie kursów wewnętrznie za pomocą narzędzi do tworzenia treści

Zamiast outsourcingu rozwoju szkoleń, firma może zdecydować się na samodzielne przygotowanie materiałów. W ten sposób szkolenie będzie w pełni zgodne z celami biznesowymi firmy oraz aktualizowane na bieżąco. W przypadku zauważenia nieprawidłowości lub braków w informacjach, szkolenia przygotowane w firmie można modyfikować nawet podczas ich trwania. 

Wbrew powszechnie panującemu przekonaniu, do tworzenia kursów nie jest niezbędny dedykowany dział ds. szkoleń i rozwoju. Wystarczy, że w firmie zatrudnieni są specjaliści z danej dziedziny oraz mają dostęp do odpowiednich narzędzi. O sukcesie tego procesu w dużej mierze decyduje właśnie narzędzie, które powinno być proste w użyciu, a jednocześnie bogate w funkcje. Dzięki temu nawet laik będzie w stanie przekształcić swoją wiedzę w szkolenie. 

Takim narzędziem jest iSpring Suite, który działa jako dodatek do programu PowerPoint, co oznacza, że krzywa uczenia się jest niewielka dla każdego, kto kiedykolwiek korzystał z program PowerPoint. iSpring Suite nie tylko umożliwia szybkie tworzenie szkoleń dzięki bogatej bibliotece treści, ale też pozwala przekształcić już istniejące prezentacje PPT do formatu SCORM. Rozbudowane opcje grywalizacji oraz możliwość tworzenia screencastów oraz filmów wideo sprawiają, że kursy są atrakcyjne dla odbiorców i zwiększają ich zaangażowanie w naukę. Dodatkow, iSpring Suite oferuje opcję ograniczania dostępu do materiałów oraz dostosowywania ścieżki edukacyjnej na potrzeby nauczania adaptacyjnego.

iSpring Cloud AI zapewnia również dostęp do chmury, więc szkolenia mogą być przygotowywane przez kilku ekspertów jednocześnie, co dodatkowo przyspiesza ich tworzenie. Oprócz tworzenia treści szkolenia, narzędzia iSpring pozwalają też przygotować quizy w celu regularnego sprawdzania wiedzy pracowników. Wśród nich warto wyróżnić iSpring AI, czyli opartego na sztucznej inteligencji asystenta tworzenia kursów oraz quizów. Asystent między innymi podsunie pomysły na zawartość kursów, a także samodzielnie napisze pytania do quizów.

Wszystkie te funkcje są dostępne w darmowej wersji próbnej, dzięki czemu nie musisz podejmować decyzji w ciemno. iSpring Suite oferuje też całodobowe wsparcie, do którego możesz się zwrócić, jeśli tylko będziesz mieć jakiekolwiek pytania lub wątpliwości.

Podsumowanie: Czy warto zdecydować się na outsourcing szkoleń?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Wybierając rodzaj szkoleń oraz metody ich przygotowania należy wziąć pod uwagę możliwości finansowe oraz cele firmy. Niektóre firmy cenią outsourcing szkoleń za możliwość zatrudnienia wielu ekspertów, dużą skalowalność oraz stosunkowo niskie koszty początkowe. Z kolei projektowanie szkoleń w firmie wyróżnia się wysoką elastycznością, możliwością wprowadzania aktualizacji na bieżąco, wysokim bezpieczeństwem informacji, a także możliwością personalizacji szkoleń zgodnie z potrzebami pracowników.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji spróbuj samodzielnie zaprojektować szkolenie w iSpring Suite podczas bezpłatnego okresu próbnego. W ten sposób przekonasz się, czy jest to rozwiązanie dla Ciebie i uchronisz się przed zbędnymi wydatkami związanymi z outsourcingiem szkoleń.