Mapowanie kompetencji: wskazówki dotyczące szkolenia talentów

Ludzie, a dokładniej ich talent i umiejętności, są jednym z najważniejszych czynników, które decydują o sukcesie biznesu. Przydzielając zadanie odpowiedniej osobie można w pełni wykorzystać jej potencjał i zapewnić perfekcyjne wykonanie zadania. Jednak około 48% właścicieli firm niepokoi się poważnymi brakami w umiejętnościach pracowników. Oznacza to, że inwestowanie w podnoszenie kwalifikacji zespołu jest koniecznością.

Chociaż zadanie to może wydawać się trudne, gdy w firmie pracują dziesiątki, a nawet setki pracowników, istnieje sposób na stworzenie kompleksowego i wartościowego programu szkoleń zespołowych, który zapewni wysoki poziom zaangażowania pracowników – mapowanie kompetencji. W tym artykule przyjrzymy się temu, czym jest mapowanie kompetencji i podzielimy się kilkoma wskazówkami, jak najskuteczniej rozwijać umiejętności zespołu.

iSpring LMS

iSpring LMS: mapowanie kompetencji i podnoszenie umiejętności pracowników w jednym

Darmowy okres próbny Dowiedz się więcej→

Czym jest mapowanie kompetencji?

Mówiąc prosto, mapowanie kompetencji polega na identyfikacji i analizie obecnych umiejętności pracowników, przewidywaniu umiejętności, jakich firma będzie potrzebować w przyszłości, wykrywaniu luk w umiejętnościach, a następnie wizualizacji wszystkich tych danych.

Analiza ta odkrywa silne i mocne strony zarówno zespołów, jak i całej firmy. Dzięki temu zyskujesz pełny obraz tego, jak wykwalifikowani są Twoi pracownicy, jak możesz poprawić ich umiejętności oraz jakie szkolenia osiągną najlepsze rezultaty.

Więcej korzyści z mapowania kompetencji

Oprócz tego, że pozwala ocenić, na ile utalentowani są Twoi pracownicy, mapowanie kompetencji niesie ze sobą wiele innych korzyści. Przyjrzyjmy się niektórym z nich.

Wizualizacja ścieżki Twojej firmy

Proces mapowania kompetencji wymaga analizy aktualnego poziomu umiejętności pracowników oraz sprawdzenia, czy jest on zgodny ze strategią biznesową firmy. Aby to zrobić, musisz dobrze zrozumieć swoje obecne cele i potrzeby biznesowe. Po zestawieniu tych celów z kompetencjami zespołu będziesz w stanie ocenić, czy zespół może wesprzeć Cię w realizacji tych celów, którzy członkowie zespołu mogą okazać się najbardziej pomocni oraz kto wymaga dodatkowego szkolenia w zakresie umiejętności twardych lub miękkich. Wiedząc, czego potrzebujesz i jakie umiejętności już posiadasz, będziesz w stanie przydzielić swoje zasoby w sposób, który pozwoli Ci znacząco zwiększyć wyniki biznesowe.

Identyfikacja luk w umiejętnościach, które uniemożliwiają osiągnięcie sukcesu

Oprócz odkrycia luk w umiejętnościach niektórych pracowników (to można naprawić poprzez dobre szkolenie), prawdopodobnie znajdziesz większe luki. Do realizacji niektórych celów i projektów możesz potrzebować zupełnie nowych umiejętności, których żaden z Twoich pracowników nie opanował, lub po prostu większego zespołu lub innego punktu widzenia. Ale nie ma powodu do paniki: odkrycie, że brakuje Ci potrzebnych zasobów, to idealny punkt wyjścia do doskonalenia talentów i procesu rekrutacji! 

Czasami takie spostrzeżenia wywracają wszystko do góry nogami, a właściciel firmy zdaje sobie sprawę, że biznes wymaga gruntownej zmiany. Niemniej jednak uzupełnienie tych znacznych luk w umiejętnościach pomaga firmom osiągnąć przełom i wyprzedzić konkurencję.

Odkrycie ukrytych generalistów i specjalistów

Jest to bardzo przydatna informacja dla właścicieli firm, którzy chcą zoptymalizować swoje procesy, przydzielając odpowiednie zadania odpowiednim osobom. Zacznijmy od krótkiego wyjaśnienia. Specjalista to ekspert z dogłębną wiedzą w swojej dziedzinie, natomiast generalista to profesjonalista z szerokim wachlarzem różnorodnych umiejętności i zaskakującą mieszanką wiedzy. Większość firm potrzebuje zarówno specjalistów do konkretnych części procesu, jak i generalistów do nieoczekiwanych, trudnych zadań.

Na przykład umiejętności projektowania materiałów szkoleniowych są unikalne, więc jeśli pracujesz nad własnym projektem edukacyjnym, musisz zatrudnić eksperta, nawet jeśli jego wiedza specjalistyczna ogranicza się do danej dziedziny. W innym przypadku może okazać się, że potrzebujesz osoby, która jest specjalistą w swojej dziedzinie, ale potrafi również z łatwością zastąpić kierownika sprzedaży i do tego wystarczy jej jedynie krótkie szkolenie z zakresu komunikacji sprzedażowej.

Jeżeli w trakcie czytania nagle zrozumiałeś, że musisz zatrudnić więcej generalistów, zacznij od dokładnego przyjrzenia się swojemu zespołowi, korzystając z mapowania kompetencji. O. C. Tanner twierdzi, że ponad połowa (52%) pracowników określa się mianem generalistów i ci członkowie zespołu powinni być doceniani bardziej niż kiedykolwiek wcześniej.

Określanie indywidualnych planów rozwoju umiejętności pracowników

Znasz już główne cele swojej firmy, dowiedziałeś się czegoś o umiejętnościach zespołu i wiesz, kto jest generalistą, a kto specjalistą. Nadeszła więc pora na podniesienie kwalifikacji zespołu.

Mapowanie kompetencji czyni wybór szkolenia łatwiejszym i skuteczniejszym: możesz kupić lub przygotować unikalny proces szkoleniowy, który będzie dostosowany do indywidualnych pracowników, albo wybrać jeden program szkoleniowy, który będzie odpowiedni dla całego zespołu i pomoże Twojej firmie się rozwijać.

Monitorowanie postępów w różnych zespołach

Po mapowaniu kompetencji masz już wszystko, czego potrzebujesz do przeprowadzenia oceny. Dzięki dobremu narzędziu do mapowania kompetencji, a nawet prostym arkuszom kalkulacyjnym Excel, możesz wizualizować dane dla różnych zespołów i porównywać poziom umiejętności przed i po szkoleniu. To doskonały sposób, aby sprawdzić, czy Twoje zespoły odniosły sukces lub uświadomić sobie, że coś jest nie tak z Twoją ścieżką szkoleniową.

Kiedy wiemy już wystarczająco dużo o korzyściach płynących z mapowania kompetencji oraz o tym, jak możemy wykorzystać tę metodę, przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Dwie uznane metody mapowania kompetencji

Jeżeli w Twoim zespole jest więcej niż kilku pracowników, wiesz, że zebranie danych na temat wszystkich umiejętności i ich ocena stanowiłyby wyzwanie. Z tego powodu opracowano dwie wygodne matryce mapowania kompetencji, które są wykorzystywane na całym świecie: matrycę zdolności i matrycę kompetencji. Zanim jednak przejdziemy dalej, oto podsumowanie różnic między umiejętnościami, zdolnościami i kompetencjami.

Umiejętności zazwyczaj odnoszą się do indywidualnych zdolności, takich jak projektowanie czy gaszenie pożarów, i mogą być twarde lub miękkie. Zdolności stanowią zbiór różnych umiejętności, które uzupełniają się nawzajem, jak na przykład gaszenie pożarów z dogłębną wiedzą na temat bezpieczeństwa. Kompetencje są o wiele bardziej skomplikowaną kwestią, która wiąże się z zastosowaniem umiejętności. Dobrym przykładem jest tu świetny strażak, który dysponuje odpowiednimi cechami osobistymi i doświadczeniem, by poradzić sobie w sytuacji siły wyższej. W środowisku biurowym kompetencja obejmuje wiedzę na temat narzędzi, które można wykorzystać do tworzenia grafiki w ramach konkretnego projektu.

Matryca zdolności/umiejętności

Matryca zdolności lub matryca umiejętności to prosta lista umiejętności, których oczekujesz (lub chcesz, aby je posiadali) od swojego zespołu, wraz z oceną poziomu umiejętności poszczególnych pracowników. Aby stworzyć taką tabelę, należy najpierw ustalić listę umiejętności, a następnie ocenić pracowników w następujący sposób:

• 0 = Nie ma pojęcia, jak to zrobić
• 1 = Posiada ogólny poziom umiejętności/wiedzy
• 2 = Potrafi wykonać niektóre zadania wymagające tej umiejętności
• 3 = Jest ekspertem

Możesz też dodać dowolne inne oceny do tej samej tabeli: poziom zainteresowania pracownika daną umiejętnością, pilność szkolenia w tym zakresie itp. Wykorzystaj kolory, używaj przecinków lub zorganizuj proces mapowania kompetencji w inny sposób – najważniejsze nadal będzie zebranie wszystkich danych o poziomie umiejętności pracowników w jednej tabeli.

Matryca kompetencji

To zasadniczo ta sama tabela, co w przypadku Matrycy umiejętności, ale jej założenie jest nieco inne. Podczas gdy w pierwszej tabeli oceniamy poziom umiejętności lub wiedzy pracownika, Matryca kompetencji ocenia ogólną zdolność pracownika do wykonania określonego zadania. Pomaga to w alokacji zasobów i przydzielaniu zadań.

Która matryca umiejętności najlepiej do mnie pasuje?

Prawda jest taka, że potrzebujesz obu. Jednak czasami jedna z opcji jest lepsza. Na przykład, gdy sytuacja na rynku w Twojej branży zmienia się dynamicznie i wiesz, że Twój zespół potrzebuje zupełnie nowych umiejętności – skorzystaj z matrycy umiejętności. Wskaże, jakich umiejętności brakuje Twoim pracownikom i które z przestarzałych umiejętności można prawdopodobnie zastąpić nowymi.

Gdy nie występują czynniki zewnętrzna, takie jak nieustannie zmieniający się rynek, i musisz jedynie odpowiednio przydzielać zadania oraz podnosić umiejętności zespołu, skorzystaj z matrycy kompetencji. Dzięki temu rozwiązaniu odkryjesz najlepszych ekspertów, najbardziej elastycznych i gotowych do działania specjalistów oraz uzyskasz inne przydatne dane, które pomogą Ci stworzyć idealny zespół gotowy do dalszego rozwoju.

Obie matryce mogą być również pomocne przy obliczaniu zwrotu z inwestycji w szkolenia korporacyjne. Wystarczy stworzyć jednolity system oceny umiejętności i kompetencji, a następnie wykorzystać te dane do obliczenia idealnego ROI.

Gdzie znajdę dobry szablon do mapowania kompetencji?

Większość współczesnych przedsiębiorstw uznaje umiejętność adaptacji, rozwiązywania problemów oraz kompetencje informatyczne za kluczowe priorytety w szkoleniach pracowników. Jest to zgodne z zaleceniami Amerykańskiego Biura Statystyki Pracy (BLS), które przewiduje, że do 2033 roku wzrośnie zapotrzebowanie na niektóre umiejętności twarde i miękkie. Te i inne umiejętności można ocenić za pomocą poniższego szablonu matrycy, przygotowanego przez nasz zespół ekspertów:

Pobierz szablon matrycy kompetencji iSpring

Wskazówki dotyczące skutecznego mapowania kompetencji

Dobrze jest mieć szablon, jednak firmy przeprowadzające mapowanie kompetencji często uzyskują nieistotne dane lub niejasne wyniki. Aby tego uniknąć, zachęcamy do zapoznania się z poniższymi wskazówkami, opartymi na naszym doświadczeniu oraz spostrzeżeniach zdobytych podczas wielu procesów mapowania kompetencji.

Przeprowadź test oceny umiejętności

Rozpocznij podróż od dokładnej oceny każdego pracownika korzystając z szablonu macierzy kompetencji iSpring. Pamiętaj, że samo zadawanie pytań członkom zespołu to za mało. Zaproponuj im kwestionariusze, oceń ich dotychczasowe doświadczenie i przejrzyj realizowane przez nich projekty. Możesz nawet wprowadzić testy lub egzaminy; jest to szczególnie proste, jeśli korzystasz z dobrego LMS, takiego jak iSpring LMS.

Dąż do obiektywizmu

Nigdy nie ufaj tylko jednemu źródłu. Jeśli masz wątpliwości, co do poprawności uzyskanych wyników, przeprowadź ponowną ocenę pracownika, poproś jego przełożonych lub współpracowników o opinię na temat jego pracy oraz zasięgnij innych informacji, aby upewnić się, że poziom kompetencji jest jasno określony.

Skup się na istotnych umiejętnościach

Nie komplikuj mapowania kompetencji: oceniaj tylko te umiejętności pracowników, które są naprawdę przydatne dla sukcesu Twojej firmy. Zbyt duża liczba umiejętności utrudni analizę wyników i odwróci Twoją uwagę od naprawdę istotnych kwestii.

Na przykład, jeśli zajmujesz się tworzeniem aplikacji i chcesz ocenić wyłącznie zespół programistów, unikaj uwzględniania „dodatkowych” kompetencji, takich jak sprzedaż, komunikacja itd. Jeśli jednak szukasz kierownika sprzedaży, którego jeszcze nie ma w Twoim zespole, uwzględnij tę umiejętność w matrycy i sprawdź, czy któryś z pracowników już posiada potrzebną wiedzę. W takim przypadku będziesz mógł zapewnić mu szkolenie z zakresu umiejętności sprzedażowych i zyskać zaufanego kierownika sprzedaży.

Uwzględnij zarówno umiejętności twarde, jak i miękkie

Niezależnie od branży, w której pracujesz, współczesny rynek wymaga od pracowników zarówno solidnych umiejętności miękkich, jak i zaawansowanych umiejętności technicznych. Kontynuując temat poszukiwania większej liczby generalistów, rozważ uwzględnienie w swojej matrycy zarówno umiejętności twardych, jak i miękkich, ponieważ pozwoli to uzyskać pełny obraz kompetencji Twojego zespołu.

Ogranicz liczbę pracowników uwzględnionych w matrycy

Wiemy, że chcesz przeanalizować wszystko i chcesz zrobić to szybko. Ale nie śpiesz się: wielkie podróże zaczynają się od małych kroków. Jeśli uwzględnisz w ocenie zbyt wielu pracowników, analiza zajmie trochę czasu, mogą pojawić się błędy ludzkie, a i tak nie wykorzystasz wszystkich danych. Zacznij od jednego działu, który chcesz usprawnić, lub wybierz kilkunastu pracowników, aby przetestować wybraną matrycę. Gdy upewnisz się, że uzyskałeś oczekiwany wynik, rozszerz ją na wszystkie działy.

Rozważ wykorzystanie oprogramowania do zarządzania umiejętnościami

Dobrym sposobem na łatwe zarządzanie danymi wielu pracowników jest rezygnacja z ręcznej analizy. Dzisiejszy rynek narzędzi do oceny umiejętności oferuje szereg kompleksowych rozwiązań, które pomogą zautomatyzować wszystko – od zbierania kwestionariuszy, przez przeprowadzanie testów, aż po analizę.

Wiele platform LMS poprzedniej generacji może stać się doskonałymi narzędziami do mapowania kompetencji Twojego zespołu. Na przykład iSpring LMS to niezawodne rozwiązanie w chmurze z modułem oceny pracowników, zaprojektowanym w celu dokładnej oceny wiedzy i kompetencji uczestników. Wystarczy przygotować testy i egzaminy, a rozwiązanie szybko znajdzie wszystkie luki w umiejętnościach Twojego zespołu.

Więcej powodów, dla których warto stosować mapowanie kompetencji

W miarę jak świat się zmienia, umiejętności, którymi obecnie dysponują pracownicy, bardzo szybko stają się przestarzałe; w 2023 roku Joe McKendrick, ewangelista AI, przewidywał, że wiele umiejętności straci na ważności w 2025 roku. Spójrzmy na nas dzisiaj: wraz z rozwojem sztucznej inteligencji i innych technologii musimy szybko się zmieniać: albo nauczymy się korzystać z tych technologii, albo całkowicie zmienimy branżę. Oba rozwiązania wymagają oceny obecnego poziomu umiejętności i porównania go z tym, co jest obecnie potrzebne.

Ale to nie wszystko – ogromne ilości danych gromadzone w ramach mapowania kompetencji będą coraz trudniejsze do analizy. Właśnie dlatego ważne jest, aby zautomatyzować mapowanie kompetencji i uprościć je za pomocą platform LMS oraz innych narzędzi.

Jeśli chcesz szybko podnieść umiejętności pracowników i mieć gwarancję, że będzie to skuteczne, potrzebujesz dwóch rzeczy: dogłębnej analizy umiejętności w celu znalezienia luk i mocnych stron, oraz wygodnego, konfigurowalnego LMS do mapowania kompetencji. A iSpring LMS może mieć podwójne zastosowanie. Chcesz go wypróbować? Rozpocznij bezpłatny okres próbny iSpring LMS już teraz.