Jak zarządzać zespołem rozproszonym: działania zapewniające sukces
15 minuty 
3 odsłon 
Choć na sukces firmy składa się wiele elementów, to właśnie ludzie stanowią jego podstawę i jeden z najważniejszych czynników. Nie bez powodu pracodawcy starannie wybierają najlepszych kandydatów na etapie rekrutacji, która potrafi trwać wiele miesięcy. Jednak w czasach, gdy praca zdalna jest coraz popularniejsza, a firmy zatrudniają pracowników z różnych części świata, zarządzanie zespołem stanowi wyzwanie. W każdym zespole pojawiają się problemy i dochodzi do starcia różnych osobowości, jednak rozwiązywanie ich w zespole stacjonarnym jest stosunkowo łatwe. Co jednak w przypadku, gdy zespół jest rozproszony? Spójrzmy na to, jak zarządzać zespołem rozproszonym oraz jakie metody i narzędzia wykorzystać, aby odnieść sukces.
iSpring Learn: technologia, która pomaga zarządzać zespołem rozproszonym.
Czym jest zespół rozproszony?
Zanim przejdziemy do tego, jak zarządzać zespołem rozproszonym musimy zrozumieć, kiedy mówimy o zespole rozproszonym.
Zespół rozproszony: definicja i kluczowe cechy
Pierwszą najważniejszą kwestią jest zrozumienie, że zespół rozproszony i zespół zdalny to nie to samo. Gdy mówimy o zespole zdalnym mamy na myśli pracowników, którzy głównie pracują poza biurem w systemie zdalnym. Mają jednak biuro, do którego mogą się udać (lub zostać wezwani), gdy zajdzie taka potrzeba. Tymczasem w zespole rozproszonym wszyscy pracownicy znajdują się w różnych miejscach w kraju lub na świecie. Nie ma jednego, centralnego miejsca, w którym mogliby się spotkać. Komunikacja w zespole rozproszonym zazwyczaj odbywa się w środowisku cyfrowym, rzadziej telefonicznie. Zarządzanie tego typu zespołem wymaga więc dodatkowego wsparcia technologicznego.
Największe wyzwania
Zespoły rozproszone niosą za sobą szereg korzyści, dzięki którym są tak atrakcyjne dla pracodawców. Jednak pojawiają się nieznane dotychczas wyzwania. Jednym z największych z nich jest komunikacja. Brak bezpośrednich spotkań może prowadzić do nieporozumień, ponieważ członkowie zespołu nie mają dostępu do sygnałów społecznych obecnych w tradycyjnej komunikacji. Nie słyszą zazwyczaj tonu głosu rozmówcy, nie widzą również jego mimiki. Tak samo trudne może być zarządzanie harmonogramami osób, które są rozproszone po całym świecie. A brak dostępu do przełożonego, który często pracuje w innych godzinach, może negatywnie wpływać na produktywność pracowników, jeśli brakuje im samodyscypliny.
Przydatne wskazówki, jak zarządzać zespołem rozproszonym
Oto kilka wskazówek, które pomogą prowadzić zespół rozproszony:
Jasna i spójna komunikacja
Wiemy już, że komunikacja stanowi jedno z największych wyzwań w prowadzeniu zespołu rozproszonego. Jak zaradzić temu problemowi? Po pierwsze wiadomości muszą być przekazywane w zrozumiały i szczegółowy sposób. Nie mogą pozostawiać miejsca na interpretację lub dopowiedzenia ze strony pracowników. Użyty język powinien być, w miarę możliwości, prosty. Po drugie ważne jest, aby unikać zbędnych wypełniaczy, które odwracają uwagę od sedna wiadomości. Dzięki temu nawet osoby, które czytają szybko i nieuważnie, otrzymają dokładne informacje. Wreszcie, treści przekazywanych komunikatów muszą być spójne, aby nie dochodziło do nieporozumień między współpracownikami.
Zarządzanie czasem i elastyczność
Zarządzanie harmonogramem zespołu to skomplikowany proces, jeśli przełożony nie przygotuje się do tego odpowiednio. Kluczem do skutecznego i efektywnego zarządzania czasem jest… znalezienie narzędzia, które nam w tym pomoże. Oczywiście można to zrobić samodzielnie, jednak w przypadku większych grup będzie to zbyt czasochłonne.
Do skutecznego zarządzania czasem należy znać strefy czasowe pracowników oraz nakładające się godziny pracy. Jeśli nie ma wspólnych godzin, godziny spotkań całego zespołu powinny zmieniać się rotacyjnie, aby nikt nie czuł się pokrzywdzony. Dobrym rozwiązaniem jest nagrywanie spotkań na wypadek nagłych sytuacji. Trzeba również przekazać pracownikom, kiedy oczekuje się, że będą dostępni online, zachowując przy tym pewną elastyczność. Elastyczność leży w naturze zespołów rozproszonych, ponieważ ścisłe trzymanie się godzin często jest nierealistyczne i negatywnie wpływa na zaangażowanie pracowników.
Empatia i kompetencje międzykulturowe
Empatia leży u podstawy zdrowych relacji i dotyczy to również miejsca pracy. Brak bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami może sprawić, że zapomną, że po drugiej stronie monitora kryje się człowiek, a nie maszyna. Aby tego uniknąć można wprowadzić kanały, na których pracownicy mogą ze sobą rozmawiać – niekoniecznie na tematy związane z pracą. W przypadku osób, które pracują w podobnych godzinach, można też zorganizować wspólną pracę przy włączonych kamerkach.
Jeśli mamy do czynienia z pracownikami z różnych kultur, prawdopodobnie niezbędne będzie przeprowadzenie szkoleń mających na celu zwiększenie świadomości kulturowej. Rozwijanie kompetencji międzykulturowych pozwoli lepiej zrozumieć pewne zachowania współpracowników i ułatwi komunikację. Brak tego zrozumienia może doprowadzić do napięć oraz braku szacunku, co uniemożliwi skuteczną pracę.
Umiejętności cyfrowe oraz znajomość technologii
Może wydawać się to oczywiste i właśnie dlatego warto o tym wspomnieć. Oczywiste rzeczy często bywają pomijane, a mogą być kłopotliwe. Tworząc zespół rozproszony rekruterzy skupiają się głównie na umiejętnościach, które są bezpośrednio związane ze stanowiskiem. Jednak ogromna wiedza i umiejętności w jednej dziedzinie niekoniecznie oznaczają posiadanie umiejętności technologicznych niezbędnych do pracy na odległość. Zamiast szukać kandydatów, którzy są świetnymi specjalistami, a do tego mistrzami technologii, lepiej jest postawić na szkolenia. Jest to szybsze i bardziej opłacalne rozwiązanie, które należy wdrożyć przed pierwszym dniem pracy. Szkolenia powinny obejmować obsługę wszystkich systemów, portali i programów, które na co dzień są wykorzystywane w firmie.
Narzędzia umożliwiające skutecznie zarządzanie zespołem na odległość
Jakie dokładnie programy i narzędzia są niezbędne do zarządzania zespołami rozproszonymi?
Platformy do komunikacji
Platformy komunikacyjne to jeden z najważniejszych, ale też najprostszych do znalezienia programów do zarządzania zespołem. Wybór narzędzi jest ogromny, firma musi jedynie ustalić, jakie funkcje są dla niej niezbędne, a następnie zapoznać się z ofertą. Większość narzędzi umożliwia tworzenie grupowych i indywidualnych kanałów oraz pozwala prowadzić wideorozmowy. Najpopularniejszymi obecnie platformami są Slack i MS Teams. Oba narzędzia zapewniają bezpieczeństwo rozmowom, a jednocześnie ich bezpłatne wersje są całkowicie wystarczające dla mniejszych zespołów.
Narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami
Oprogramowanie do zarządzania projektami usprawnia i automatyzuje niektóre procesy, znacząco zwiększając wydajność. Ułatwiają przypisywanie pracownikom zadań, nadzorowanie projektu i poszczególnych działań oraz przyspieszają planowanie. Wśród narzędzi ułatwiających zarządzanie przepływem pracy szczególnie wyróżniają się Asana i Jira. Rozwiązania te monitorują pracę od początku do końca, dzięki czemu zapewniają terminową realizację projektów.
Narzędzia do zarządzania strefami czasowymi i planowaniem
Pamiętanie o wszystkich strefach czasowych oraz wykorzystanie tej wiedzy podczas ustalania harmonogramu może przyprawić niektórych o ból głowy. Dlatego powstały narzędzia, które pamiętają o tym zamiast przełożonych. World Time Buddy umożliwia zarządzanie lokalizacjami i strefami czasowymi oraz pomaga znaleźć wolne terminy w Kalendarzu Google.
Jak e-learning może wspierać zarządzanie zespołami rozproszonymi
Nowoczesne rozwiązania e-learningowe to coś więcej niż tylko platformy, na które przesyła się kursy. Mogą również skutecznie pomóc w zarządzaniu zespołem na odległość.
Pomoc w zdalnym onboardingu nowych pracowników
Proces onboardingu może zadecydować o całej przyszłości pracownika w firmie oraz o tym, jak długo w niej pozostanie. Wykorzystanie narzędzi e-learningowych pomoże zoptymalizować wdrażanie pracowników oraz zautomatyzuje powtarzające się zadania. Programy, takie jak iSpring Learn LMS, pozwalają tworzyć szablony szkoleń, które można wielokrotnie wykorzystać i dostosowywać w zależności od aktualnych potrzeb. Umożliwiają również wysyłanie pracownikom zaproszeń do szkoleń i zapewniają stały dostęp do niezbędnych informacji.
Ciągły rozwój umiejętności niezależnie od strefy czasowej
Kształcenie ustawiczne powinno być częścią kariery każdego pracownika. Stałe podnoszenie kwalifikacji nie tylko zwiększa atrakcyjność na rynku pracy, ale też utrzymuje konkurencyjność samej firmy. Jednak rozwój pracowników na odległość często wiąże się z wieloma problemami, gdy decydujemy się na tradycyjne szkolenie synchroniczne. To kosztowne i trudne logistycznie rozwiązanie. E-learning rozwiązuje ten problem, ponieważ dostarcza pracownikom szkolenia niezależnie od tego, gdzie się znajdują, a sama nauka odbywa się asynchronicznie. Dodatkowo każdy pracownik uczy się we własnym tempie, co sprzyja zatrzymaniu informacji.
Wspieranie kultury firmy poprzez szkolenia online
Kultura firmy to zbiór celów, przekonań i norm, które odzwierciedlają jej wartości i wyróżniają ją na tle innych. Pracownicy, którzy pełnią rolę reprezentantów firmy, powinni zawsze działać w zgodzie z kulturą. Aby byli w stanie budować wizerunek firmy, muszą dobrze ją poznać i zrozumieć. Tu właśnie przydają się narzędzia do e-learningu, które sprawiają, że szkolenia i warsztaty na temat kultury firmy są bardziej dostępne. Przygotowane wcześniej materiały mogą zostać natychmiast dostarczone pracownikom na całym świecie, a spójność informacji zostanie zachowana.
Rozwiązania LMS do monitorowania postępów i zaangażowania pracowników
iSpring Learn LMS nie tylko pomaga przygotować i dostarczyć pracownikom szkolenia, ale też monitoruje ich postępy.
Wykorzystanie jednego narzędzia do kilku zadań sprawi, że pracownicy nie będą czuli, że stale są kontrolowani. Jednocześnie przełożeni będą otrzymywać raporty z postępów, które pomogą zrozumieć i poprawić wskaźniki efektywności. LMS dostarcza również informacje na temat interakcji z materiałami szkoleniowymi przez pracowników. Niski wskaźnik zaangażowania będzie stanowić jasną wskazówkę, że należy wprowadzić zmiany. Być może należy zwiększyć grywalizację, dodać mikrolearning lub wprowadzić m-learning. Wszystkie te funkcje można znaleźć w iSpring Learn i wypróbować podczas bezpłatnego okresu próbnego.
Błędy, których należy unikać przy zarządzaniu zespołem rozproszonym
Wiemy już, co należy robić, gdy zarządza się zespołem rozproszonym. Czego jednak unikać?
Mikrozarządzanie lub brak przywództwa
Choć wydaje się, że są to dwa skrajnie różne style zarządzania, to w rzeczywistości są do siebie podobne pod wieloma względami. Mówiąc o mikrozarządzaniu mamy na myśli nadmierną kontrolę ze strony przełożonego i nadzorowanie każdego, nawet najmniejszego działania pracowników. Mikrozarządzanie często uznawane jest za toksyczne – wywołuje u pracowników lęk przed podejmowaniem decyzji i osłabia zaufanie. Pracownicy czują się niepewnie na swoich stanowiskach, co zmniejsza ich kreatywność i wydajność.
Po drugiej strony monety mamy przełożonych, którzy przez większość czasu nie kontaktują się z pracownikami. Początkowo pracownicy mogą uznać to za wygodne, ponieważ mogą wykonywać swoje obowiązki bez ingerencji z zewnątrz. Jednak z czasem ich motywacja może spaść, a brak feedbacku i kontroli spowoduje, że zaczną czuć się niepewnie. Brak stałego kontaktu z zespołem może doprowadzić do nieodwracalnych błędów oraz braku zaufania wobec kierownictwa. Oba style zarządzania zespołem zmniejszają produktywność, jednocześnie zwiększając rotację pracowników.
Ignorowanie stref czasowych oraz różnic kulturowych
Organizacje często tworzą zespoły rozproszone, ponieważ zależy im na pracownikach z najlepszymi umiejętnościami niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Jednocześnie potrafią oczekiwać od pracowników w innych krajach, że dostosują się do strefy czasowej przełożonego. Wyznaczane są terminy przesłania dokumentów czy wideokonferencji, które odpowiadają kierownictwu, ignorując przy tym preferencje pracowników. Ignorowanie stref czasowych z czasem sprawi, że pracownicy zdalni zaczną odczuwać niechęć w stosunku do przełożonego i swoich bardziej uprzywilejowanych współpracowników. Podobnie jest z różnicami kulturowymi. Decydując się na zatrudnienie pracowników z innych kultur należy zastanowić się, czy firma jest w stanie poradzić sobie z wyzwaniami, które mogą się pojawić. To organizacja musi zadbać o to, aby pracownicy czuli się w pracy komfortowo.
Niedostateczne inwestowanie w narzędzia i szkolenia do współpracy zdalnej
Wspaniale byłoby zatrudniać pracowników z różnych miejsc na świecie, nie inwestując przy tym w szkolenia i dodatkowe narzędzia, prawda? Niestety realia są zupełnie inne i darmowy Teams to często zbyt mało, aby utrzymać zespół rozproszony w ryzach. Brak odpowiednich szkoleń uniemożliwi pracownikom osiągnięcie pełnego potencjału i sprawi, że szybko zaczną szukać nowej pracy. Firma również na tym straci, ponieważ wydajność pracowników będzie niezadowalająca, a efekty ich pracy nie będą spełniać wymaganych standardów.
Jeśli chodzi o narzędzia, to nie tylko usprawniają one komunikację, ale też zapewniają bezpieczeństwo przesyłanym informacjom. Darmowe narzędzia, choć często dobre, nie oferują tak zaawansowanych funkcji i zabezpieczeń, jak płatne rozwiązania.
Adaptacyjność, komunikacja i empatia jako klucz do sukcesu
Zarządzanie zespołem rozproszonym to droga pełna wzlotów i upadków. Aby upadków było jak najmniej należy zawsze mieć na uwadze kulturę nie tylko firmy, ale też pracowników. Bez odpowiedniej komunikacji i umiejętności subtelnego monitorowania ich pracy, pracownicy szybko stracą motywację, a ich wydajność spadnie. Warto więc skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi, aby zapewnić długoterminowe sukcesy. Dodatkowo wdrożenie kształcenia ustawicznego pokaże pracownikom, że pracodawca uważa, że warto w nich inwestować, co da im poczucie bezpieczeństwa w zespole. Z kolei regularne przekazywanie informacji zwrotnych ugruntuje pozycję przełożonego jako lidera, za którym warto podążać.
