Co to jest HR i jaką rolę pełni we współczesnej firmie?
13 minuty 
4 odsłon 
Zwrot “HR” jest tak często wspominany w kontekście prowadzenia firmy, że czasami wydaje się, że stracił na znaczeniu. Jednocześnie, poruszając temat działu HR dosyć szybko można zauważyć, że mało kto w pełni rozumie, co to jest HR, czym dokładnie się zajmuje oraz dlaczego współczesne firmy nie mogą się bez niego obejść.
iSpring LMS dla działu HR – sposób na automatyzację procesów i optymalizację szkoleń.
Co to jest HR? Podstawowa definicja
Zacznijmy więc od wyjaśnienia, czym jest HR w biznesie i co łączy go z działem kadr.
Co oznacza skrót HR?
Skrót HR został zaczerpnięty z języka angielskiego, pełna angielska nazwa to Human Resources. Tłumacząc to wyrażenie na język polski, otrzymujemy Zasoby Ludzkie, tak więc dział HR to nic innego, jak dział zasobów ludzkich.
Definicja HR w kontekście biznesowym
Dział HR, zgodnie ze swoją nazwą, zajmuje się procesami, które są związane z pracownikami firmy. To ogólnikowe stwierdzenie nie daje jednak pełnego wglądu w istotę działań działu HR. Zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie polega na obsłudze wszystkich procesów związanych z pracownikami, od rekrutacji przez szkolenie po rozwiązywanie konfliktów. Ma również za zadanie znalezienie kompromisu między celami biznesowymi firmy, a potrzebami pracowników i rozwijanie ich w kierunku, który przynosi firmie jak największe korzyści.
HR a dział kadr: kluczowe różnice
Dział HR oraz dział kadr często są stosowane zamiennie, chociaż w rzeczywistości nie są synonimami. A przynajmniej nie do końca nimi są; dział kadr stanowi część działu HR.
W dyskusji o zarządzaniu zasobami ludzkimi często pojawia się pojęcie miękkiego i twardego HR – dział kadr zalicza się do twardego HR. Miękki HR skupia się głównie na rekrutacji, motywacji, szkoleniu i dobrostanie pracowników. Tymczasem obowiązkiem działu kadr jest obsługa płac, rozliczanie urlopów, ewidencja czasu pracy, dbanie o zgodność z przepisami, a także monitorowanie KPI.
Podstawowe funkcje działu HR
Działalność HR ciężko jest zamknąć w kilku funkcjach, ponieważ wiele zależy od indywidualnych potrzeb biznesu. Można jednak wymienić kilka podstawowych funkcji, które dział HR spełnia w każdej firmie.
Rekrutacja i zatrudnienie
Dział HR odpowiada za pozyskiwanie nowych talentów. Wiąże się to z przygotowaniem ofert pracy, przeglądaniem CV, przeprowadzaniem rozmów kwalifikacyjnych oraz podejmowaniem decyzji o zatrudnieniu.
Wdrażanie i szkolenie pracowników
Po zatrudnieniu nowych pracowników to wciąż dział HR sprawia nad nimi opiekę. Musi zadbać o prawidłowe wdrożenie pracowników na stanowisko i wprowadzenie ich do nowego zespołu. Oznacza to nie tylko przekazanie informacji o wykorzystywanych narzędziach i procesach, ale też zapoznanie pracowników z kulturą organizacyjną firmy.
Zarządzanie efektywnością i rozwojem
Zarządzanie efektywnością ma na celu podnoszenie wydajności zespołów. Wiąże się to ze stałym monitorowaniem pracowników, a także przeprowadzaniem odpowiednich szkoleń – zewnętrznych lub wewnętrznych. Dział HR kieruje rozwojem pracowników zgodnie z celami biznesowymi organizacji.
Relacje i zaangażowanie pracowników
Budowanie zaangażowania pracowników to niezwykle istotny element pracy działu zasobów ludzkich. Pozytywne środowisko pracy przyczynia się do zmniejszenia rotacji pracowników. Dział HR zajmuje się więc dobrostanem pracowników, rozwiązywaniem konfliktów w miejscu pracy oraz motywowaniem ich do lepszej pracy.
Dlaczego dział HR jest ważny dla współczesnych firm
Dział zasobów ludzkich skupia swoje działania na pracownikach, ale jego głównym celem jest wsparcie rozwoju firmy. Cel ten jest osiągany poprzez:
Rola HR w rozwoju biznesu
Dział HR zajmuje się identyfikacją luk w wiedzy i umiejętnościach obecnych pracowników i szuka sposobów na ich zapełnienie. Strategie rekrutacyjne są regularnie aktualizowane i dostosowywane do aktualnych potrzeb firmy. Dział HR skupia się również na identyfikacji pracowników, którzy mają potencjał przywódczy i przygotowuje ich do objęcia wyższych stanowisk. HR wyznacza pracownikom cele i regularnie przekazuje informacje zwrotne, aby nie dochodziło do opóźnień w realizacji zadań. Wreszcie, HR zarządza ryzykiem, aby zminimalizować straty, a także zapewnia zgodność z przepisami, chroniąc w ten sposób firmę przed problemami z prawem.
Wpływ działu HR na produktywność i retencję pracowników
Dział zasobów ludzkich nie tylko kieruje pracowników na szkolenia, ale przede wszystkim dopasowuje rozwój pracowników do ich indywidualnych potrzeb, biorąc pod uwagę ich mocne i słabe strony. To również dział HR dba o to, aby wysiłki pracowników były doceniane poprzez pochwały oraz system nagród, a także pomaga zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym. Może się to wiązać z wprowadzeniem elastycznych godzin pracy lub pracy zdalnej, a także wdrożeniem programów wellness. Działania te pomagają uniknąć wypalenia zawodowego i budują poczucie więzi z firmą, a także zwiększają zadowolenie z pracy.
Dział HR a kultura organizacyjna firmy
Kultura organizacyjna firmy to zbiór norm, wartości i praktyk, które kształtują to, jak firma funkcjonuje. Dział HR odpowiada za znajdowanie talentów, które pasują do wizji firmy, a także za przekazanie jej wartości nowym pracownikom i kultywowanie ich w firmie. Wspiera budowanie wspólnoty wśród pracowników, ale też dba o to, aby ponosili odpowiedzialność za swoje zachowanie. Pełni też rolę mediatora w przypadku, gdy występują problemy i stara się łagodzić konflikty, aby utrzymać pozytywną atmosferę.
Oprogramowanie HR: narzędzia wspierające zespoły HR
Nowoczesne technologie mogą wesprzeć działania pracownikom działu HR, aby mogli skupić się na rzeczywistej pomocy i zarządzaniu pracownikami.
Czym jest oprogramowanie HR i dlaczego firmy z niego korzystają
Głównym zadaniem narzędzi HR jest automatyzacja wybranych procesów zarządzania zasobami ludzkimi oraz centralizacja danych. Wdrożenie oprogramowania HR ułatwia uporządkowanie oraz aktualizację danych, oraz zmniejsza obciążenie pracą. Większość programów HR ma również opcję automatycznej aktualizacji, dzięki czemu firma zawsze jest na bieżąco ze zmianami w przepisach. Oprogramowanie umożliwia również pracownikom sprawdzanie pasków wynagrodzenia czy składanie wniosków o urlop bez wizyty w dziale HR.
Rodzaje oprogramowania HR
Podstawowym narzędziem wykorzystywanym w dziale HR jest system zarządzania zasobami ludzkimi (system HRMS). System HRMS stanowi centralną bazę danych pracowników, która m.in. ułatwia zarządzanie dokumentami, automatyzuje obliczanie wynagrodzeń oraz umożliwia elektroniczną rejestrację czasu pracy. Kolejnym często stosowanym narzędziem jest system rekrutacyjny (ATS). ATS wspomaga proces rekrutacji i zatrudniania pracowników. Pomaga zbierać aplikacje, filtruje i analizuje aplikacje pod kątem konkretnych umiejętności. Dział HR może również korzystać z systemu zarządzania nauczaniem (LMS), który usprawnia tworzenie, wdrażanie i zarządzanie kursami szkoleniowymi. Przydatne są też narzędzia do pomiaru efektywności, które monitorują KPI, zbierają dane dotyczące wydajność i mierzą skuteczność działań marketingowych.
Rola platform szkoleniowych w procesach HR
Samodzielne przygotowanie i zarządzanie szkoleniami jest najbardziej opłacalnym rozwiązaniem dla firmy, jednak wiąże się to z dużym obciążeniem dla działu HR. Na pomoc przychodzą wspomniane wcześniej platformy LMS, które nie tylko zarządzają szkoleniami, ale pomagają również zbierać wartościowe dane.
iSpring LMS to doskonały przykład narzędzia, które łączy prostotę użytkowania z bogactwem funkcji niezbędnych w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Dostępne szablony przyspieszają tworzenie kursów i testów, które następnie można automatycznie przypisywać pracownikom zgodnie z etapem rozwoju zawodowego, na którym się znajdują. iSpring LMS automatycznie zbiera też informacje o szkoleniu i postępach pracowników, i tworzy raporty, dzięki którym można monitorować efektywność materiałów.
Samodzielne przygotowanie onboardingu oraz dalszych szkoleń umożliwia idealne dopasowanie ich zarówno do potrzeb organizacji, jak i indywidualnych potrzeb pracowników. Podczas bezpłatnego okresu próbnego iSpring LMS możesz przekonać się, jak proste może być zarządzanie szkoleniami.
Wyzwania HR we współczesnym środowisku biznesowym
Współczesny świat niesie za sobą wiele udogodnień, ale jednocześnie wiąże się z nowymi wyzwaniami, którym musi sprostać dział HR.
Niedobory talentów i luki w kompetencjach
Znalezienie odpowiednich kandydatów, których umiejętności są dopasowane do potrzeb firmy, staje się coraz trudniejsze. Starzenie się populacji nierozerwalnie wiąże się ze zmniejszeniem siły roboczej. Problem jest szczególnie zauważalny w branżach, które wymagają konkretnych specjalizacji i wieloletniej nauki. U pracowników widać duże luki kompetencyjne, które muszą zostać uzupełnione za pomocą szkoleń, co stanowi dodatkowe obciążenie finansowe dla firmy.
Zarządzanie zespołami zdalnymi i hybrydowymi
Praca zdalna oraz hybrydowa to wygodne rozwiązanie dla pracowników, które jednak wiąże się z utrudnioną komunikacją i przepływem informacji. Trudne jest też budowanie poczucia jedności w zespole, co prowadzi do poczucia odizolowania. Problem stanowi również kontrola produktywności oraz organizacja spotkań – zwłaszcza, gdy pracownicy znajdują się w różnych strefach czasowych. W przypadku, gdy większość procesów i zadań została przeniesiona online, pojawiają się też obawy związane z bezpieczeństwem danych.
Zaangażowanie i dobrostan pracowników
Dział HR toczy ciągłą walkę z wypaleniem zawodowym u pracowników. Jest to szczególnie trudne w przypadku pracowników o długim stażu pracy oraz tych, którzy wykonują monotonne zadania. Motywowanie pracowników musi być wielopoziomowe i powinno brać pod uwagę osobiste potrzeby pracowników. Jest to szczególnie trudne w przypadku zespołów zdalnych, którym może brakować poczucia przynależności do grupy. Również w pracy zdalnej, ale nie tylko, trudne jest zachowanie równowagi między pracą a życiem osobistym. Dział HR musi więc wprowadzać programy mające na celu wspierające fizyczne i psychiczne zdrowie personelu.
Przyszłość HR w nowoczesnych firmach
Jakich zmian mogą w przyszłości spodziewać się organizacje oraz pracownicy działu HR?
Cyfryzacja i automatyzacja procesów HR
Postęp technologiczny jest nieunikniony. Wraz z rozwojem technologii, coraz więcej procesów HR będzie przenoszonych do cyfrowego świata. W niedalekiej przyszłości możemy spodziewać się całkowitej automatyzacji procesu rekrutacji aż do momentu rozmowy rekrutacyjnej. Zwiększy się liczba szkoleń online, ponieważ nie mają one barier geograficznych. Zautomatyzowane zostaną również wszelkie procesy związane z zarządzaniem płacami oraz oceną pracowników, a dokumenty i dane będą przechowywane w postaci elektronicznej.
Kształcenie ustawiczne i rozwój pracowników
Już teraz można zauważyć zmianę w trendach związanych z nauką i rozwojem. Studia przestają być kluczem do sukcesu. Zamiast polegać na wewnętrznej motywacji pracowników, firmy zauważyły, że większą korzyść przynosi im zaangażowanie w stały rozwój personelu. Wiąże się to z większym zapotrzebowaniem na programy do tworzenia i zarządzania szkoleniami, takie jak iSpring LMS.
Dział HR będzie musiał skupić się na podnoszeniu kwalifikacji pracowników aby lepiej realizować cele biznesowe oraz zatrzymać talenty, które potrzebują stałej stymulacji intelektualnej.
Dlaczego HR pozostanie strategiczną funkcją biznesową
Rozumiejąc, co to jest dział HR, wiemy również, że zawsze będzie na niego zapotrzebowanie. HR już dawno przestało ograniczać się do podstawowych funkcji związanych z rekrutacją i wypłacaniem wynagrodzenia pracownikom. Dział HR znajduje się w samym sercu działań firmy. Pomaga firmie szybko dostosowywać się do zmian rynkowych i wybiera talenty, których umiejętności umożliwiają realizację strategii biznesowej. Dzięki wykorzystaniu nowych technologii HR będzie nie tylko reagować na zmiany, ale też proaktywnie je wyprzedzać. Wreszcie, HR zadba również o wizerunek firmy, co jest szczególnie ważne w czasach viralowych sensacji, gdzie najmniejszy błąd może urosnąć do ogromnych rozmiarów i zniszczyć dobre imię firmy.
