Wysoki wskaźnik retencji, zadowolony i zaangażowany w pracę personel oraz lepsze wyniki skutecznie motywują firmy do inwestowania w rozwój umiejętności pracowników. Jednak firmy często mają problem z określeniem, jaki rodzaj szkoleń będzie dla nich najlepszy. Przyjrzyjmy się więc temu, czym różnią się od siebie szkolenia zewnętrzne i wewnętrzne, jakie korzyści przynoszą oraz jakie wady należy mieć na uwadze przed podjęciem decyzji.
Rozwijaj angażujące szkolenia zewnętrzne i wewnętrzne z pomocą iSpring Suite !
Czym są szkolenia zewnętrzne i wewnętrzne?
Podejmowanie decyzji o wyborze szkolenia, które najlepiej spełni potrzeby biznesowe firmy, powinno zacząć się od dokładnego zrozumienia, czym są szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne oraz czym się różnią.
Czym jest szkolenie wewnętrzne?
Szkolenia wewnętrzne to rodzaj szkoleń, który stosowany jest od samych początków edukacji pracowników, a jednocześnie zyskuje na popularności w nowej postaci. W tradycyjnej formie szkolenia wewnętrzne oznaczają naukę w miejscu pracy pod przewodnictwem przełożonego lub starszego stażem pracownika. Może to być też shadowing innego pracownika, czyli nauka poprzez obserwację, jak inna osoba wykonuje swoje obowiązki. Nowoczesne podejście wiąże się z przygotowaniem oraz wdrożenie kursu przez zatrudnionych w firmie ekspertów bez angażowania osób trzecich.
Czym jest szkolenie zewnętrzne?
W przypadku szkoleń zewnętrznych przygotowaniem materiałów szkoleniowych oraz prowadzeniem kursu zajmują się eksperci spoza firmy. Szkolenia te często odbywają się poza murami firmy, ale dzięki rozwojowi technologii nie jest to warunek konieczny. Najważniejszym aspektem, który decyduje o tym, czy szkolenie jest zewnętrzne, czy wewnętrzne, jest jego autor.
Kluczowe różnice między szkoleniami wewnętrznymi i zewnętrznymi
Oprócz źródła informacji wyróżnić można kilka głównych różnic między szkoleniami zewnętrznymi a wewnętrznymi. Dzięki zatrudnieniu nieznanych pracownikom osób szkolenia zewnętrzne oferują szerszą perspektywę oraz dużą różnorodność w zakresie źródeł informacji. Z kolei szkolenia wewnętrzne są w pełni dostosowane do kultury firmy i charakteryzują się dużą elastycznością w zakresie aktualizacji treści. Przy szkoleniach zewnętrznych należy bowiem polegać na ich autorach, tymczasem za aktualizację szkoleń wewnętrznych odpowiada sama firma. Kursy wewnętrzne są również tańsze ze względu na brak ukrytych kosztów oraz to, że nie wymagają od pracowników podróżowania. Szkolenia zewnętrzne często wiążą się z pokryciem opłat za wynajem sali, ale w przypadku większych szkoleń dają pracownikom szansę na powiększenie sieci kontaktów biznesowych. Z kolei kursy wewnętrzne pod postacią e-learningu pozwalają pracownikom uczyć się we własnym tempie.
Zalety szkoleń wewnętrznych
Szkolenia wewnętrzne oferują firmie wiele korzyści, wśród których warto zwrócić uwagę na efektywność kosztową, elastyczność w modyfikowaniu treści oraz dużą retencję wiedzy.
Niski koszt i optymalizacja zasobów
Przygotowanie profesjonalnego szkolenia wewnętrznego jest stosunkowo niedrogie. Nie trzeba bowiem zatrudniać dodatkowych specjalistów, wynajmować sali szkoleniowej ani pokrywać kosztów transportu. Jedynym wydatkiem, który ponosi firma, jest zakup odpowiedniego oprogramowania do tworzenia szkoleń. Szkolenia wewnętrzne odbywają się w czasie pracy, co zwiększa motywację pracowników do nauki, a także umożliwia wykorzystanie zasobów firmy do skutecznego podnoszenia kwalifikacji pracowników. Istniejące już materiały oraz podręczniki szkoleniowe mogą zostać dołączone do szkolenia, aby jak najbardziej zoptymalizować zasoby.
Dostosowanie szkolenia do potrzeb firmy
Zlecając przygotowanie szkolenia osobom z zewnątrz, należy liczyć się z tym, że pewne kwestie zostaną pominięte, zapomniane lub przekazane informacje nie będą wystarczające. Szkolenia tworzone w firmie są “szyte na miarę”. Każdy element może zostać idealnie dostosowany do potrzeb biznesowych, a szkolenie może być modyfikowane wraz z rozwojem firmy. Co więcej, szkolenia wewnętrzne biorą pod uwagę preferencje, umiejętności oraz luki w wiedzy pracowników. Pracownicy mają różne potrzeby w zakresie metod przekazywania wiedzy oraz tempa nauki, a szkolenia wewnętrzne mogą w dużej mierze zaspokoić te potrzeby.
Lepsze zatrzymywanie wiedzy i dopasowanie szkolenia do kultury
Szkolenia wewnętrzne to doskonałe narzędzie do przekazywania i utrwalania kultury firmy. Pomagają w definiowaniu i wdrażaniu misji firmy w sposób regularny i spójny, aby pracownicy mogli przyswoić obowiązujące zasady oraz wartości.
Zatrzymanie wiedzy ma tu dwojakie znaczenie. Z jednej strony oznacza, że informacje oraz procesy stosowane w organizacji nie są przekazywane osobom z zewnątrz. Z drugiej – pracownicy mają możliwość natychmiastowego wykorzystania nabytej wiedzę w praktyce, a przekazywane informacje są dopasowane do ich codziennych zadań. Dzięki temu szybciej i skuteczniej je zapamiętują.
Zalety szkoleń zewnętrznych
Mówiąc o korzyściach płynących ze szkoleń zewnętrznych, nie można nie wspomnieć o dużym dostępie do wiedzy specjalistycznej oraz certyfikatów branżowych, a także przyspieszonym rozwoju umiejętności pracowników.
Dostęp do zewnętrznej wiedzy specjalistycznej i nowe perspektywy
Korzystając ze szkoleń przygotowanych przez osoby spoza firmy zyskuje się dostęp do większej liczby ekspertów o bogatej wiedzy i doświadczeniach. Twórcy szkoleń nie tylko są specjalistami w danym temacie, ale są też na bieżąco z trendami w branży oraz nowoczesnymi metodami nauczania. Dodatkowo osoby te mogą zaoferować nowe, ciekawe spojrzenie na znane już tematy, co może prowadzić do pobudzenia kreatywności u pracowników.
Najlepsze praktyki branżowe i certyfikaty
Bogata wiedza teoretyczna i praktyczna autorów szkoleń sprawia, że biorąc w nich udział, pracownicy mogą poznać najlepsze praktyki branżowe, które uczynią ich pracę wydajniejszą. Wiele szkoleń zewnętrznych oferuje również uznawane w branży certyfikaty po zakończeniu kursu. Certyfikaty te stanowią dowód nabycia pewnych umiejętności, co otwiera pracownikom drogę do awansu i zwiększa ich wartość na rynku pracy. W przypadku niektórych zawodów certyfikaty są wymagane prawnie, więc nie ma możliwości zastąpienia ich szkoleniami wewnętrznymi.
Szybszy rozwój umiejętności
Kursy zewnętrzne narzucają uczestnikom ścieżkę oraz tempo rozwoju, a także wykorzystują szeroką gamę narzędzi, które mają na celu przyspieszenie przyswajania nowych informacji. Ten rodzaj szkoleń jest również wysoce ustrukturyzowany i zorientowany na cel, co pomaga uczestnikom utrzymać skupienie. Gdy szkolenie odbywa się w dedykowanej do tego przestrzeni, jedyne przerwy w nauce to te, które zostały odgórnie zaplanowane. Dzięki temu cel edukacyjny zostaje szybciej osiągnięty.
Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne: kluczowe czynniki
Oto kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oraz ocenie skuteczności wybranej metody szkoleń:
Koszt szkolenia a zwrot z inwestycji
Zwrot z inwestycji (ROI) to wskaźnik, który pokazuje relację między zyskiem netto a poniesionymi kosztami. W celu obliczenia ROI ze szkolenia należy podzielić zysk netto przez całkowity koszt szkolenia, a uzyskaną kwotę pomnożyć przez 100. O sukcesie szkolenia nie decyduje więc sam stopień rozwoju umiejętności pracowników, a korzyści, jakie przyniosło ono firmie. Oznacza to, że droższym szkoleniom – w tym przypadku będą to szkolenia zewnętrzne, trudniej jest osiągnąć wysoki zwrot z inwestycji.
Elastyczność i skalowalność szkoleń
Termin “elastyczność” dotyczy możliwości modyfikacji szkolenia w zależności od potrzeb firmy. Z kolei skalowalność oznacza zwiększanie lub zmniejszanie skali szkolenia bez dodatkowych kosztów. Szkolenia zewnętrzne charakteryzują się niską elastycznością, ponieważ wprowadzaniem zmian zajmuje się autor szkolenia, co wydłuża czas oczekiwania na nową wersję, a wszelkie zmiany mogą być dodatkowo płatne. Nie zawsze jest to możliwe. Tymczasem szkolenia wewnętrzne mogą być modyfikowane na bieżąco. Oba typy szkoleń są skalowalne, ale tu również szkolenia wewnętrzne mają pewną przewagę ze względu na to, że zarządza nimi firma.
Wpływ na wyniki pracowników
Określenie, który rodzaj szkolenia lepiej wpływa na wydajność pracowników, może być niemożliwe. Różne typy szkoleń mają bowiem na celu rozwijanie różnych umiejętności. Każde szkolenie zwiększa pewność siebie pracowników, przyspiesza tempo pracy oraz zwiększa zaangażowanie pracowników w wykonywane obowiązki. Jednak szkolenia wewnętrzne głównie skupiają się na zwiększaniu wiedzy na temat firmy, jej kultury oraz procesów, gdy tymczasem szkolenia zewnętrzne dostarczają świeżą perspektywę, dają dostęp do wiedzy eksperckiej i umożliwiają specjalizację w danej dziedzinie.
Jak dokonać wyboru między szkoleniem wewnętrznym a zewnętrznym
Po zapoznaniu się z korzyściami płynącymi z różnych szkoleń oraz ich ograniczeniami przychodzi pora na podjęcie decyzji. Jak to zrobić, aby nie marnować zasobów i zaspokoić potrzeby edukacyjne pracowników?
Wyznaczenie celów biznesowych i potrzeb szkoleniowych
Decyzję o wyborze szkolenia należy podjąć w oparciu o konkretne dane, a nie same preferencje. W związku z tym należy przeprowadzić ocenę celów biznesowych oraz potrzeb szkoleniowych. Zaczyna się ona od identyfikacji celów firmy – pamiętając, że mają być one osiągalne i precyzyjne. Następnie należy przeprowadzić dogłębną analizę luk w umiejętnościach pracowników. Na sam koniec pozostaje wybór szkolenia, które najlepiej zaspokoi te potrzeby.
Ocena budżetu i zasobów
Wybierając szkolenie należy mierzyć siły na zamiary. Najlepsze rozwiązanie nie zawsze jest osiągalne ze względu na ograniczenia budżetowe. Zanim podejmiesz decyzję, musisz ustalić budżet, którym dysponujesz oraz jak najdokładniej obliczyć koszt rozważanych szkoleń. Musisz mieć też na uwadze możliwe ukryte koszty.
Warto również sprawdzić, jakie zasoby edukacyjne są już w posiadaniu firmy. Być może firma ma już większość niezbędnych materiałów, które wystarczy przekształcić w jednolite szkolenie.
Kiedy warto połączyć oba podejścia
Czasami nie trzeba, a nawet nie powinno się wybierać tylko jednego typu szkolenia. W niektórych przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest zastosowanie zarówno szkolenia zewnętrznego, jak i wewnętrznego w celu kompleksowego rozwoju pracowników. Podejście to sprawdza się m.in. na etapie transformacji w organizacji, gdy firma potrzebuje nowego kierunku, gdy występują luki w specjalistycznych umiejętnościach oraz gdy szkolenia wewnętrzne stają się przestarzałe ze względu na brak zewnętrznej perspektywy.
Wykorzystanie e-learningu do wspierania szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych
Zastosowanie nowoczesnych technologii w edukacji, takich jak e-learning, może być przydatnym uzupełnieniem zarówno szkoleń zewnętrznych, jak i wewnętrznych.
Większa elastyczność szkoleń dzięki nauce cyfrowej
Przeniesienie nauki do świata cyfrowego oferuje szereg nowych rozwiązań, które nie są dostępne w tradycyjnym szkoleniu. Rozwiązania te sprawiają, że szkolenie może zostać skonstruowane tak, aby wpisywać się w różne style uczenia się. Możliwe jest też przygotowanie różnych ścieżek edukacyjnych, aby szkolenie dopasowywało się do indywidualnych potrzeb odbiorców. Oprócz tego e-learning czyni szkolenie bardziej inkluzywnym, ponieważ wszyscy pracownicy mają jednakową szansę na rozwój niezależnie od ograniczeń fizycznych.
Prowadzenie szkoleń za pomocą platform LMS
System zarządzania nauczaniem (LMS) to poręczne narzędzie cyfrowe, które umożliwia przygotowanie, wdrożenie i zarządzanie szkoleniami. Pozwala na zebranie wszystkich zasobów w jednym miejscu i dostarczanie ich pracownikom w zależności od potrzeb. Platformy LMS automatyzują procesy związane z rejestracją pracowników na szkolenia, a także zbierają dane dotyczące kursów oraz pracowników, a następnie tworzą raporty na ich podstawie. Umożliwia to monitorowanie skuteczności szkoleń oraz znajdowanie słabych punktów, zanim kurs zostanie zakończony. Większość platform LMS można zintegrować z narzędziami wykorzystywanymi przez firmę w celu zwiększenia przepływu informacji i centralizacji procesów.
Przykład wykorzystania LMS: Zarządzanie programami szkoleniowymi za pomocą iSpring LMS
iSpring LMS to zestaw narzędzi, które mają za zadanie pomóc w przygotowaniu i wdrożeniu profesjonalnych szkoleń. Pomimo wielu zaawansowanych funkcji, iSpring LMS został stworzony tak, aby nawet niedoświadczeni użytkownicy mogli w krótkim czasie przygotować wysokiej jakości kurs. Szkolenie można tworzyć od podstaw, wykorzystując do tego gotowe szablony, ale można też wykorzystać już posiadane materiały. Co więcej, LMS pozwala przygotować kursy zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych.
Gdy szkolenie jest gotowe, iSpring LMS automatyzuje zapisy na szkolenia i wysyłanie powiadomień do pracowników, a także samodzielnie przygotowuje raporty, ułatwiając mierzenie ROI szkolenia. Narzędzie ułatwia również dzielenie się obowiązkami przez menedżerów dzięki możliwości utworzenia kilku ról administratora. Z iSpring LMS można też dowolnie dostosowywać rozmiary szkolenia do aktualnych potrzeb firmy. Z narzędziem można się zapoznać podczas okresu próbnego, który pozwala bezpłatnie korzystać z iSpring LMS przez 30 dni.