Z roku na rok zwiększa się świadomość na temat tego, jak istotny jest ciągły rozwój na polu prywatnym i zawodowym. Kursy i szkolenia przestają być przykrym obowiązkiem, a stają się motywatorem, który pomaga zatrzymać pracowników w firmie. Jednak szkolenia dla pracowników biurowych to temat, który dotyczy nie tylko pracowników, ale też pracodawców. Dbanie o stały rozwój pracowników i zapewnienie im dostępu do szkoleń sprawia, że firma pozostaje konkurencyjna na rynku. Aby w tym pomóc przygotowaliśmy krótki przewodnik po tym, jakie rodzaje szkoleń są niezbędne oraz jakie metody sprawdzają się najlepiej.
iSpring Learn: sposób na nowoczesne szkolenia dla pracowników biurowych
Czym są szkolenia dla pracowników biurowych?
Zanim zagłębimy się w świat szkoleń, przyjrzymy się temu, czym dokładnie są szkolenia dla pracowników biurowych.
Definicja
Szkolenia pracowników biurowych to działania, które mają na celu przekazanie pracownikom wiedzy oraz rozwój nowych umiejętności. Celem tych szkoleń jest nie tylko rozwój pracowników, ale też zadbanie o przyszłość organizacji. Szkolenia zazwyczaj są nastawione na zwiększenie produktywności pracowników oraz ogólnej skuteczności ich działań. Szkolenia mogą być formalne lub nieformalne i mogą przyjmować różne formy, w zależności od potrzeb uczestników.
Podstawowe cele szkolenia pracowników
Onboarding nowych pracowników to przykład jednego z najpopularniejszych szkoleń. Ma on na celu wdrożenie nowo zatrudnionych w strukturę oraz kulturę firmy. Kolejnym istotnym celem jest przekazanie personelowi wiedzy związanej ze zgodnością z przepisami i normami. Dzięki temu firma może uniknąć naruszenia przepisów i zapobiec stratom. Szkolenia ze zgodności chronią również reputację organizacji, dzięki czemu jest postrzegana jako etyczna i godna zaufania. Standaryzacja to kolejny ważny cel szkoleń. Zapewnia jednolitość zasad i procedur oraz dba o to, aby wszyscy pracownicy z danego działu posiadali te same informacje.
Wreszcie, głównym celem szkoleń jest podnoszenie kwalifikacji pracowników. Przygotowują pracowników do awansu i zapewniają, że są na bieżąco z najnowszymi odkryciami z ich dziedziny. Zwiększa również konkurencyjność firmy oraz samych pracowników na rynku.
W jaki sposób dostarczane są szkolenia
Pracownicy biurowi to w większości pracownicy umysłowi, co kształtuje również postać, w której dostarczane są szkolenia. Kiedyś najpopularniejszym rodzajem szkoleń były szkolenia bezpośrednie, które wymagały obecności uczestników w sali szkoleniowej. Wciąż istnieje zastosowanie dla tych szkoleń, jednak wiążą się ze sporymi kosztami. Alternatywą dla nich są szkolenia online, dzięki którym pracownicy mogą uczyć się z dowolnego miejsca. Jest to wygodne rozwiązanie, które dodatkowo pozwala na jednoczesne szkolenie pracowników w firmach, które mają biura na całym świecie. Można również połączyć oba rodzaje szkoleń, stawiając na szkolenia hybrydowe. Oznacza to, że w zależności od potrzeby, szkolenia mogą odbywać się zarówno online, jak i w klasie.
Jakich szkoleń potrzebują pracownicy biurowi?
Szkolenia dla pracowników biurowych zasadniczo można podzielić na pięć głównych kategorii.
Umiejętności techniczne i zawodowe
Umiejętności techniczne i zawodowe zaliczają się do tak zwanych umiejętności twardych. Kompetencje twarde dotyczą wiedzy i umiejętności, które są niezbędne do wykonywania pracy. Zaliczają się do nich między innymi umiejętność obsługi programów, obsługa maszyn czy znajomość języków obcych. Kwalifikacje te są jednymi z najważniejszych podczas starań o pracę. W związku z tym ich rozwój jest też niezbędny do tego, aby utrzymać się na zdobytej pozycji.
Umiejętności komunikacyjne i produktywności
Tym razem mowa o kompetencjach miękkich, czyli tzw. umiejętnościach interpersonalnych. Kompetencje miękkie pozwalają m.in. na skuteczną komunikację czy rozwiązywanie konfliktów. Umiejętność produktywności to podejście względnie nowe i oznacza umiejętność skutecznej organizacji pracy i zwiększania produktywności. Kompetencje te są szczególnie ważne dla pracowników biurowych, którzy regularnie mają do czynienia z klientami, np. w zespołach wsparcia. Pomagają im reprezentować firmę w profesjonalny i empatyczny sposób.
Obowiązkowe szkolenie w zakresie zgodności i bezpieczeństwa
Istnieją dwa główne powody dla których szkolenie ze zgodności jest tak ważne.Po pierwsze, chroni firmę przed problemami związanymi z łamaniem obowiązującego prawa. Po drugie zapewnia, że pracownicy wiedzą, jak prawidłowo wykonywać pracę, aby uniknąć urazów oraz jak zachować się, gdy do nich dojdzie. Szkolenia te często są wymagane przez prawo, aby zagwarantować, że każdy pracownik zna i rozumie podstawowe przepisy prawne.
Onboarding i orientacja pracowników
Zazwyczaj jest to pierwsze szkolenie, jakie pracownik odbywa w nowej firmie. W zależności od obejmowanej pozycji, może trwać od kilku dni aż do kilku miesięcy. Ma na celu wdrożenie pracownika w nowym miejscu pracy, przekazanie mu wszystkich ważnych informacji i zapewnienie, że rozumie kulturę organizacji. Na tym etapie pracownik poznaje również swoich współpracowników, aby wiedzieć, do kogo zwrócić się z pytaniami. Od sukcesu onboardingu często zależy to, jak długo pracownik zostanie w firmie.
Szkolenie z zakresu przywództwa i zarządzania
Tego typu szkolenia skupiają się na rozwoju umiejętności, które są niezbędne do skutecznego prowadzenia zespołów. Łączą w sobie kompetencje twarde i miękkie, m.in. rozwijając umiejętności komunikacji, motywowania zespołu, a także zarządzania zadaniami i przydzielania ich pracownikom. Szkolenia te nie muszą być zarezerwowane dla pracowników na wyższych szczeblach i przyszłych kierowników. Przeprowadzenie szkoleń wśród pracowników niższego szczebla może pomóc zidentyfikować talenty oraz nauczyć pracowników lepszego zarządzania własnymi zadaniami.
Najlepsze metody szkoleniowe dla pracowników biurowych
Wybór metod szkoleniowych powinien zależeć głównie od preferencji pracowników i możliwości firmy. Przyjrzyjmy się kilku najczęściej wybieranym metodom:
Szkolenie na stanowisku pracy i mentoring
Mentoring i szkolenie na stanowisku pracy to niezwykle przydatne metody praktycznego szkolenia pracowników. Mowa o czymś więcej niż tylko poznawaniu systemów i środowiska oraz nabywaniu nowych umiejętności. To również sposób na zbudowanie więzi z pozostałymi pracownikami. Głównie dzięki mentoringowi nowy pracownik wie u kogo szukać pomocy, gdy będzie mieć wątpliwości lub pytania dotyczące swoich zadań.
E-learning i rozwój we własnym tempie
Przeniesienie szkoleń do internetu jest doskonałym rozwiązaniem, które pozwala zaoszczędzić czas i zasoby. E-learning może być synchroniczny (nauka z różnych miejsc, w tym samym czasie) i asynchroniczny (nauka w dowolnym czasie i miejscu). Nauka synchroniczna zapewnia uczestnikom poczucie przynależności do grupy i daje możliwość omawiania tematu na bieżąco. Z kolei nauka asynchroniczna pozwala pracownikom wybierać, kiedy chcą się uczyć. Mogą również dostosować tempo nauki do własnych potrzeb. Zaletą e-learningu jest możliwość przygotowania go w firmie, bez zaangażowania specjalistów z zewnątrz. Wystarczy mieć odpowiednie narzędzia do tworzenia treści e-learningowych, takie jak np. iSpring Page, które pozwala tworzyć szkolenia bezpośrednio w przeglądarce.
Szkolenia prowadzone przez instruktora
Tego typu szkolenia mogą odbywać się zarówno zdalnie, jak i w klasie. Cechą, która je wyróżnia, jest obecność specjalisty, który prowadzi zajęcia. Jest to doskonałe rozwiązanie dla uczniów, którzy najlepiej przyswajają wiedzę, gdy mają przewodnika prowadzącego ich przez proces nauki. Szkolenia te zazwyczaj zawierają w sobie różnorodne metody, które mają na celu zaangażowanie uczniów i utrzymanie ich zainteresowania.
Mikrolearning i szkolenie Just-in-time
Mikrolearning to rodzaj szkolenia, który przekazuje informacje w niewielkich elementach. Z kolei szkolenie Just-in-time (JIT) oznacza przekazywanie informacji wtedy, gdy są one niezbędne do wykonania zadania. Obie metody charakteryzują się wysoką dostępnością i szybkością przekazywania wiedzy. Ze względu na mały rozmiar elementów edukacyjnych szkolenia te są łatwiejsze do przygotowania oraz elastyczne.
Wykorzystanie technologii do szkolenia pracowników biurowych
Decydując się na szkolenie pracowników warto sięgnąć po pomoc oferowaną przez nowoczesne technologie – zwłaszcza, gdy mowa o szkoleniach zdalnych. Dostępne narzędzia nie tylko ułatwiają przygotowanie szkoleń dzięki zawartym w nich bibliotekom treści, ale też umożliwiają tworzenie ich przez samą firmę. Oznacza to zmniejszenie kosztów ich tworzenia oraz pełną kontrolą nad zawartością.
Jedną z najważniejszych aplikacji do szkoleń zdalnych jest system zarządzania nauczaniem (LMS). Jest to system, który umożliwia zarządzanie i udostępnianie szkoleń e-learningowych pracownikom. Automatyzuje zadania związane z przypisywaniem pracowników do szkoleń, a także pozwala na bieżąco aktualizować szkolenia. iSpring Learn to jeden z najpopularniejszych i najbardziej rozbudowanych LMS, który jednocześnie zachowuje łatwość użytkowania. Dzięki temu nie ma potrzeby szkolenia pracowników z obsługi programu.
Jak mierzyć skuteczność szkoleń dla pracowników biurowych
Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia to jedynie część całego procesu edukacyjnego. Aby szkolenia miały sens należy stale monitorować ich skuteczność i ulepszać słabe elementy. Oto kilka sposobów na zmierzenie skuteczności szkoleń:
Kluczowe wskaźniki efektywności
Wskaźniki KPI są wykorzystywane do pomiaru realizacji celów biznesowych firmy. Z tego względu stanowią obiektywne źródło informacji o skuteczności przeprowadzanych szkoleń. Aby to sprawdzić należy porównać KPI sprzed szkolenia, z KPI kilka tygodni po jego ukończeniu. Brak wzrostu oznacza, że szkolenie nie spełniło swojej podstawowej roli i należy je dopracować. Wzrost niektórych wskaźników wskazuje na częściowy sukces szkolenia, co powinno się wiązać ze zmianą jedynie tych elementów szkolenia, które zawiodły.
Ocena wiedzy przed i po szkoleniu
Ewaluacja przeprowadzona przed szkoleniem informuje o poziomie wiedzy i umiejętności pracowników. Pozwala zidentyfikować luki w wiedzy, które szkolenie powinno zaadresować. Ocena może mieć dowolną postać, w tym testu czy ankiety.
Ocena wiedzy po szkoleniu pokazuje, czy przeprowadzone szkolenie było skuteczne i czy luki zostały usunięte. Samo zaliczenie szkolenia nie oznacza bowiem, że wiedza została zatrzymana przez pracowników. Dodatkowo bezpośrednie nawiązanie do szkolenia pokaże pracownikom, że ich wysiłek jest dostrzegany, co zwiększy ich zainteresowanie nauką.
Pętle informacji zwrotnych
Pętle informacji zwrotnych oznaczają ciągłą wymianę informacji, która ma na celu stałe ulepszanie szkoleń. Aby zadziałały, kierownicy lub szkoleniowcy muszą zebrać od uczestników informacje na temat odbytego szkolenia. Następnym krokiem jest analiza zebranych danych i znalezienie słabych punktów. Ostatnim elementem jest wdrożenie zmian. Proces ten należy powtarzać po każdym szkoleniu.
Szkolenia dla pracowników biurowych jako klucz do sukcesu firmy
Szkolenia dla pracowników biurowych stanowią niezbędny element nowoczesnego środowiska pracy. Dbanie o stały rozwój pracowników powinno być priorytetem dla pracodawców, ponieważ przynosi korzyści całej organizacji. Szkolenia nie tylko gwarantują wysoki poziom oferowanych usług, ale też zwiększają lojalność pracowników wobec firmy.
Dzięki nowoczesnym technologiom nawet małe i średnie firmy mogą sobie pozwolić na tworzenie i wdrażanie szkoleń. Rozwiązania takie jak iSpring Learn umożliwiają samodzielne przygotowanie szkoleń i dostarczenie ich pracownikom biurowym. Pobierz program, aby skorzystać z okresu próbnego i rozpocząć skuteczne szkolenie pracowników.