Organizacja szkoleń potrafi być czasochłonnym i złożonym procesem, dlatego wiele firm decyduje się na zlecenie tego zadania zewnętrznym specjalistom. To rozwiązanie jest wygodne, ale jednocześnie kosztowne i nie pozwala na całkowitą personalizację szkoleń. W artykule wyjaśnimy, co kryje się pod pojęciem organizacji szkoleń, kto jest za nią odpowiedzialny oraz dlaczego powinna być priorytetem w każdej firmie. Omóimy również to, jak e-learning może wspomóc przygotowanie szkoleń firmowych.
iSpring Learn – profesjonalna organizacja szkoleń w jednym miejscu.
Czym jest organizacja szkoleń?
Czym dokładnie jest organizacja szkoleń i jakie są główne jej cele?
Definicja i główne cele
Organizacja szkoleń to proces, który ma na celu stworzenie i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników firmy. Głównym celem organizowania szkoleń jest rozwijanie wiedzy i umiejętności personelu. Dzięki szkoleniom firma pozostaje konkurencyjna na rynku, przyczyniają się również do budowania pozytywnego wizerunku firmy jako miejsca, które stawia na rozwój. Organizacja szkoleń pomaga również zwiększyć retencję pracowników, ich zadowolenie z pracy oraz lojalność wobec firmy.
Główne elementy: planowanie, realizacja i ocena
Organizacja szkoleń składa się z wielu różnych etapów, spośród których można wyróżnić trzy najważniejsze – planowanie, realizację oraz ocenę. Na etapie planowania należy ustalić cel oraz temat szkolenia, a także jego odbiorców. Warto również określić, jakie narzędzia będą potrzebne do skutecznego przeprowadzenia szkolenia. Etap realizacji skupia się na przygotowaniu materiałów i przeprowadzeniu szkolenia. Z kolei ocena ma na celu sprawdzenie skuteczności szkolenia i ulepszenie lub całkowitą zmianę słabych punktów.
Rola szkoleniowców i menedżerów ds. nauki
Wbrew powszechnemu przekonaniu, rola menedżera ds. nauki nie ogranicza się do samego prowadzenia i nadzorowania szkoleń. Osoby te zajmują się identyfikacją oraz analizą potrzeb szkoleniowych, ustalaniem celów oraz wyborem metod, które najlepiej sprawdzą się w danej grupie. Planują i wdrażają szkolenia, ale też ustalają indywidualne ścieżki rozwoju dla pracowników. To właśnie menedżer ds. nauki jest odpowiedzialny za ocenę efektów szkolenia oraz znajdowanie rozwiązań w przypadku problemów. Przekazują również pracownikom informacje zwrotne i starają się rozwijać kulturę ciągłego uczenia się.
Dlaczego skuteczna organizacja szkoleń jest ważna
Organizacja szkoleń to istotny element strategii rozwoju organizacji, a włożony w nią wysiłek powinien przynosić firmie wymierne korzyści.
Dopasowanie celów szkoleniowych do potrzeb firmy
Głównym celem szkoleń jest rozwój umiejętności pracowników, jednak organizacje muszą zadbać o to, aby szkolenia pozytywnie wpływały na ich działanie. Dobrze prowadzone szkolenia pozwalają firmie szybciej osiągnąć cele biznesowe i zwiększyć wydajność pracowników. Szkolenia powinny zwiększać konkurencyjność organizacji na rynku pracy, ale też pomagać w tworzeniu spójnej kultury organizacyjnej, aby budować poczucie więzi między firmą a pracownikami.
Zwiększanie zaangażowania pracowników i przyswajania wiedzy
Profesjonalnie przygotowane szkolenia mają ogromny wpływ na to, jak skutecznie pracownicy przyswoją i zachowają nowe informacje. Słaba jakość szkoleń wywołuje u pracowników poczucie frustracji; czują, że marnują czas podczas kursu, a ich rozwój nie jest traktowany poważnie. Odpowiednio zaprojektowane zadania i częste powtarzanie mogą zwiększyć przyswajanie wiedz i pewność siebie pracownika. Z kolei niskiej jakości zadania mogą osiągnąć skutek przeciwny do zamierzonego. Wywołają u pracowników dezorientację i sprawią, że pracownicy zwątpią w rzetelność przekazywanych im informacji.
Częste wyzwania w tradycyjnym zarządzaniu szkoleniami
Tradycyjne zarządzanie szkoleniami, bez użycia e-learningu, wiąże się z szeregiem wyzwań. Większość szkoleń tradycyjnych opiera się głównie na pracy szkoleniowca, gdy tymczasem rola uczestników jest ograniczona i pasywna. Wynika to z trudności w przygotowaniu zadań, które są w stanie zaangażować wszystkich członków grupy, a nie pojedyncze jednostki. Równie trudna jest personalizacja zadań, która wymaga zbyt wiele czasu i wysiłku, aby być opłacalną w tradycyjnym modelu nauki. Utrudnione jest również stałe przekazywanie informacji zwrotnych oraz ocena samego szkolenia. Tradycyjne zarządzanie szkoleniami nie jest też skalowalne, a dostępność szkoleń jest ograniczona.
Rola e-learningu w organizacji nowoczesnych szkoleń
E-learning powstał częściowo w odpowiedzi na wymienione wcześniej problemy, a częściowo z potrzeby dostosowania się do potrzeb młodszych pokoleń oraz obniżenia kosztów szkoleń.
Jak nauka cyfrowa zmienia tradycyjne szkolenia
E-learning nie powinien być postrzegany jako sposób na zastąpienie tradycyjnych szkoleń, a raczej ich uzupełnienie. Wprowadza do szkoleń nieobecną dotychczas dynamikę i pozwala personalizować naukę na poziomie jednostki, a nie tylko grupy. Kolejnym wartościowym dodatkiem jest interaktywność, uczniowie mogą ćwiczyć sytuacje z prawdziwego życia w bezpiecznym interaktywnym środowisku. E-learning zwiększa również dostępność szkoleń, umożliwiając naukę osobom niepełnosprawnym lub mieszkających w małych miejscowościach.
Zalety e-learningu w ustrukturyzowanych programach szkoleniowych
Struktura szkolenia wpływ na jego wyniki. E-learning umożliwia podzielenie kursu na mniejsze, łatwiejsze do przyswojenia moduły, które utrzymują uwagę odbiorców skuteczniej niż duże bloki tekstu. Narzędzia do e-learningu, takie jak iSpring Learn, pozwalają również na przygotowanie ścieżek nauki zależnych od odpowiedzi odbiorców. Zapewnia to ukierunkowany rozwój umiejętności i uniemożliwia pominięcie części szkolenia.
Ważną zaletą e-learningu jest również możliwość kontroli spójności szkolenia. Wszystkie aktualizacje są wdrażane do całego systemu jednocześnie, więc uczniowie zawsze mają dostęp do tej samej wersji szkolenia.
Rola systemu zarządzania nauczaniem
System zarządzania nauczaniem (LMS) można uznać za bazę, która służy do zarządzania i dostarczania e-learningu. Poprzez LMS aktualizowane są treści szkoleń, a same szkolenia są dostarczane do odbiorców. Niektóre z nich, jak wspomniany wcześniej iSpring Learn, oferują automatyzację zapisów, dzięki czemu nie trzeba tego robić manualnie. Na przykład, w przypadku nowych pracowników, automatycznie zostaną zapisani na szkolenie onboardingowe oraz zostaną im przypisane materiały, z którymi muszą się zapoznać przed rozpoczęciem pracy. LMS pozwala też na przyznawanie pracownikom certyfikatów po zakończeniu szkolenia. Jedną z ważniejszych ról LMS jest zbieranie informacji nie tylko o postępach uczniów, ale też skuteczności samego szkolenia oraz tworzenie raportów.
Integracja e-learningu ze szkoleniami firmowymi
Blended learning, czy nauczanie mieszane, stanowi przyszłość edukacji, ponieważ oferuje odbiorcom i szkoleniowcom wszystko, co najlepsze z obu światów.
Kroki niezbędne do połączenia szkoleń tradycyjnych i zdalnych
Wprowadzanie e-learningu do szkoleń firmowych należy zacząć od zlokalizowania punktów zapalnych. Które elementy tradycyjnego szkolenia nie są skuteczne? Następnie należy znaleźć rozwiązania e-learningowe, które mogą je zastąpić oraz wybrać model nauczania mieszanego, który najlepiej pasuje do organizacji. Kolejnym ważnym krokiem jest upewnienie się, że wszyscy pracownicy posiadają sprzęt i umiejętności niezbędne do nauki zdalnej. Należy również zadbać o kanał komunikacji, dzięki któremu pracownicy będą mogli wymieniać się informacjami oraz zadawać pytania osobie odpowiedzialnej za szkolenie. W przypadku samodzielnego tworzenia szkoleń trzeba znaleźć narzędzie do przygotowania zadań a także LMS, który umożliwi zarządzanie nimi. iSpring Learn LMS posiada kanały informacyjne oraz czaty, a jego intuicyjny interfejs pozwala na szybkie wdrożenie e-learningu nawet przez laików. Możesz się o tym przekonać w trakcie bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.
Personalizacja poprzez narzędzia do nauczania adaptacyjnego
Czym jest nauczanie adaptacyjne? To rodzaj nauczania, które dopasowuje się do potrzeb uczestnika szkolenia. Rozwija się i zmienia wraz z nim. Nauczanie adaptacyjne wspiera więc indywidualny rozwój każdego ucznia, jednocześnie zapewniając, że wszyscy pozostają na tym samym torze nauki. Można powiedzieć, że jest to najwyższy stopień personalizacji szkolenia. Aby wprowadzić nauczanie adaptacyjne należy wykorzystać narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, które będą na bieżąco monitorowały działania uczestników. Wspomniane już ścieżki rozwoju oferowane przez iSpring Learn czy rozgałęzione scenariusze, których rezultaty są uzależnione od odpowiedzi ucznia, to prosty sposób na personalizację doświadczeń edukacyjnych.
Wnioski oparte na danych i ciągłe doskonalenie
Organizacja szkoleń w niewielu przypadkach stanowi jednorazowe zdarzenie, zazwyczaj jest to ciągły proces. Doskonalenie szkoleń musi opierać się na danych, aby wprowadzane zmiany były logiczne i pozytywnie wpływały na sukces szkolenia. Dlatego iSpring Learn zbiera informacje już w trakcie szkolenia. Dane zbierane są nie tylko od uczestników szkoleń, ale też z samego kursu. LMS monitoruje, ile czasu uczestnicy poświęcają na poszczególne zadania oraz które zadania zostają porzucone, a także mierzy ROI szkolenia. iSpring Learn może również samodzielnie wygenerować raporty, które stanowią podstawę do modyfikowania szkoleń.
Korzyści i perspektywy na przyszłość
Organizacja szkoleń z wykorzystaniem e-learningu wiąże się z mierzalnymi korzyściami. Przyjrzyjmy się najważniejszym zaletom oraz temu, jak wygląda przyszłość szkoleń.
Zwiększona dostępność, elastyczność i skalowalność
Wdrożenie e-learningu do szkoleń to skuteczny sposób na zwiększeniu zasięgów i dostępności szkolenia. E-learning nie jest ograniczony miejscem ani, w przypadku nauki asynchronicznej, czasem. Uczestnicy szkoleń mogą uczyć się w dogodnych dla siebie godzinach i pracować we własnym tempie, nie odczuwając przy tym presji grupy. E-learning pozwala również dostosowywać szkolenie do rozmiaru grupy i sprawia, że rośnie ono wraz z rozwojem firmy. Korzystając z e-learningu można więc na bieżąco dostosowywać się do zmieniających się potrzeb organizacji.
Mniejsze koszty i zrównoważone praktyki edukacyjne
E-learning wiąże się z obniżeniem kosztów organizacji szkoleń, ponieważ usuwa koszty związane logistyką. Nie trzeba już wynajmować sal, opłacać kosztów podróży i zakwaterowania w przypadku pracowników z innych miejscowości. Ponadto pozwala na wielokrotne wykorzystanie materiałów, które można dowolnie aktualizować i modyfikować. Wydatki na szkoleniowców również zostają ograniczone, ponieważ nie muszą być oni dostępni przez cały czas trwania nauki.
Czyni to również naukę bardziej zrównoważoną. Oprócz możliwości ponownego korzystania z materiałów, większość z nich zostaje przeniesiona online, nie ma potrzeby drukowania tysięcy stron z zadaniami.
Przyszłość organizacji szkoleń w erze cyfrowej
Jakich trendów można się spodziewać w organizacji szkoleń? Przede wszystkim dalszego dążenia do jak największej personalizacji szkoleń, która nie tylko poprawia wyniki szkoleń, ale też zwiększa zaangażowanie uczestników. Coraz popularniejsza staje się również grywalizacja, dzięki której szkolenia przestają być monotonne, a w odbiorcach budzi się duch rywalizacji. Można się również spodziewać większego wykorzystania technologii immersyjnych. Mowa tu głównie o rzeczywistości wirtualnej i rozszerzonej, które pozwalają m.in. na symulację realistycznych procedur oraz interakcję z modelami 3D. Organizacja szkoleń dąży do jak największej elastyczności oraz dostępności, dlatego wzrośnie też zapotrzebowanie na programy do tworzenia i zarządzania szkoleniami. iSpring Learn LMS już teraz wychodzi naprzeciw tym potrzebom i stale wprowadza nowe ulepszenia, aby nadążać za potrzebami klientów.