Nowoczesne firmy nie mogą istnieć bez nowoczesnych technologii. Obecnie nawet małe i średnie firmy inwestują w oprogramowania, aby usprawnić procesy i zoptymalizować przepływ pracy. Rynek oprogramowania rozwija się dynamicznie, oferując coraz szerszy wybór narzędzi. Wybór ten może być jednak przytłaczający, zwłaszcza w przypadku osób bez zmysłu technologicznego. Czym należy się kierować, wybierając oprogramowanie dla firm? Które aspekty są najważniejsze i ułatwią osiąganie celów biznesowych?
iSpring LMS – oprogramowanie dla firm, które odmieni oblicze szkoleń pracowników.
Dlaczego oprogramowanie dla firm jest niezbędne w 2026 roku
Zakup i wdrożenie nowego oprogramowania kojarzy się z dużym obciążeniem dla firmy – finansowym i czasowym. Jednak jest to wydatek, który szybko zaczyna na siebie pracować.
Transformacja cyfrowa i efektywność biznesu
Żyjemy w czasach transformacji cyfrowej, co oznacza fundamentalne zmiany w działaniu firm. Coraz więcej procesów zostaje przeniesionych online, płatności i rozliczenia cyfrowe zaczynają dominować na rynku, a papierowe dokumenty uznawane są za przestarzałe. Klienci przyzwyczajają się do wygody związanej z cyfryzacją i zaczynają jej wymagać. Jednak transformacja cyfrowa to nie tylko większe zadowolenie klientów, ale też łatwiejsza agregacja danych, automatyzacja procesów oraz optymalizacja kosztów.
Jak oprogramowanie pomaga firmom zachować konkurencyjność
Organizacje, które nie dostosują się do oczekiwań klientów i wymagań rynku, szybko zostaną w tyle. Wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania może ułatwić utrzymanie dobrej pozycji na rynku, a nawet wyróżnienie się na tle konkurencji. Dane zbierane przez programy z jednej strony pomagają szybko zlokalizować słabe elementy w działaniach firmy, a z drugiej strony mogą ułatwić zrozumienie potrzeb klientów oraz aktualnych trendów. Oprogramowanie może też przenieść na klienta niektóre procesy (np. wprowadzanie danych) i odciążyć pracowników, dzięki czemu skupią się na zadaniach o największym priorytecie. Wreszcie, nowoczesne technologie pozwalają zapewnić klientom bardziej spersonalizowane doświadczenia.
Kluczowe czynniki wpływające na wdrożenie oprogramowania w 2026 r.
Skuteczne wprowadzenie oprogramowania do firmy wiąże się ze spełnieniem pewnych warunków. Wdrożenie oprogramowania zaczyna się od wyznaczenia jasnego celu i zrozumienia, jaką rolę będzie odgrywać w tym program. Następnie należy wybrać oprogramowanie, pamiętając, że liczy się nie tylko sam produkt, ale też dostawca i wsparcie, które oferuje. Kolejnym krokiem jest dokładnie przetestowanie programu i przeniesienie niezbędnych danych oraz integracja z systemem. Na koniec pozostaje przeszkolenie pracowników, aby dokładnie poznali narzędzie, zanim rozpoczną pracę z nim oraz stałe monitorowanie, czy oprogramowanie spełnia swoją funkcję. Należy też pamiętać o aktualizacji oprogramowania, gdy zajdzie taka potrzeba.
Kluczowe oprogramowanie dla działalności biznesowej
Wybór narzędzi jest uzależniony od branży, w której działa firma. Jednak samo prowadzenie firmy wiąże się z potrzebą wdrożenia kilku kluczowych programów:
Oprogramowanie do księgowości i zarządzania finansami
Prowadzenie księgowości, nawet w małych firmach, to skomplikowane zadanie, które wymaga znajomości przepisów i może wiązać się z poważnymi problemami z Urzędem Skarbowym. Wykorzystanie oprogramowania pozwoli na lepsze zarządzanie finansami, zmniejszy występowanie błędów, a także ułatwi dostęp do danych finansowych. Większość programów automatycznie wykonuje kopie zapasowe, więc nie trzeba się obawiać, że dokumenty znikną, a także posiada zabezpieczenia chroniące przed nieautoryzowanym dostępem.
Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)
System ERP to jedno z najważniejszych oprogramowań, z których powinna korzystać organizacja. Zgodnie z nazwą, jest to rodzaj kompleksowej platformy, która nadzoruje wszystkie najważniejsze obszary działalności. Korzystając z ERP, firma zyskuje jedną, scentralizowaną bazę danych, a powtarzalne systemy zostają zautomatyzowane. Prowadzi to do zwiększenia wydajności, zmniejszenia kosztów oraz lepszej kontroli nad biznesem. System ERP może zostać wdrożony w chmurze lub lokalnie.
Oprogramowanie do zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw
Zarządzanie łańcuchem dostaw to proces, w którym jest ogromna przestrzeń na digitalizację. Wdrożenie oprogramowania wyklucza błąd ludzki, dzięki czemu przerwy w łańcuchu są skrócone, a stany magazynowe dokładnie monitorowane. Zmniejsza też koszty operacyjne, poprzez dokładniejsze śledzenie i dokumentowanie zapasów. Programy przyczyniają się również do poprawy terminowości dostaw poprzez optymalizację przechowywania towarów, co ułatwia szybsze znalezienie i nadanie towaru.
Programy do zarządzania klientami i sprzedażą
Dotarcie do jak największej liczby odbiorców i stałe zwiększanie sprzedaży to główne priorytety większości organizacji. Pomóc w tym mogą systemy CRM, programy do automatyzacji sprzedaży oraz marketingu.
System CRM
System CRM to podstawowe i niezbędne oprogramowanie w każdej firmie, która obsługuje klientów. Jego głównym zadaniem jest zarządzanie relacjami z obecnymi i potencjalnymi klientami. Umożliwia zarządzanie kontaktami i interakcjami, centralizuje dane klientów oraz pozwala śledzić proces sprzedaży. Ułatwia też analizę klientów, dzięki czemu można dostosować produkty i doświadczenia do ich potrzeb.
Narzędzia do automatyzacji sprzedaży
Programy do automatyzacji sprzedaży zajmują się zadaniami, które są powtarzalne i nie wymagają udziału człowieka. Mowa tu o automatycznym dodawaniu kontaktów, aktualizacji dostępności produktów, wysyłaniu przypomnień czy generowaniu raportów sprzedażowych w czasie rzeczywistym.
Oprogramowanie do automatyzacji marketingu
Automatyzacja marketingu (lub marketing automation) pozwala specjalistom ds. marketingu skupić się na tym, co najważniejsze – analizie rynku i planowaniu kampanii reklamowych zamiast na bezmyślnym wysyłaniu przypomnień. Programy do automatyzacji marketingu zajmują się m.in. identyfikacją potrzeb odbiorców, ułatwiają personalizację reklam, wysyłają przypomnienia o porzuconych koszykach oraz przyspieszają przygotowanie kampanii mailingowych. Przekłada się to na szybszą i bardziej efektywną pracę, przy jednoczesnej oszczędności zasobów. Kampanie lepiej wpisują się w potrzeby klientów, a dane zbierane przez oprogramowanie pozwalają podejmować lepsze decyzje marketingowe.
Oprogramowanie do zwiększania produktywności i współpracy zespołowej
Zarządzanie zespołami stanowi spore wyzwanie – zwłaszcza gdy mowa o pracy zdalnej lub hybrydowej. Dobrze dobrane oprogramowanie może skutecznie wpływać na produktywność zespołu oraz usprawniać współpracę.
Oprogramowanie do zarządzania projektami i zadaniami
Już samo umieszczenie wszystkich zadań i projektów w jednej, łatwo dostępnej przestrzeni znacząco wpłynie na wydajność kierowników projektów. A to jedynie początek korzyści. Oprogramowanie do zarządzania projektami ułatwia współpracę nad projektami, planowanie kolejnych kroków oraz monitorowanie, na jakim etapie realizacji znajdują się cele. Dzięki programowi łatwo jest też prowadzić rejestr ryzyka, który zawiera informacje o potencjalnych zagrożeniach, analizę i plan działań, który ma im zapobiec. Oprogramowanie zajmie się także tworzeniem raportów, które zawsze będą zawierać aktualne dane.
Narzędzia do komunikacji i współpracy
Poprawa komunikacji w firmie za pomocą odpowiednich narzędzi nie tylko zwiększy wydajność, ale też zacieśni więzi w zespołach. Oprogramowania do komunikacji, takie jak Slack czy Microsoft Teams, usprawniają przepływ informacji, nie wywierając przy tym presji na pracownikach. Pracownicy mogą odpowiedzieć w dogodnym dla siebie momencie lub zareagować za pomocą emotikonu. Narzędzia komunikacyjne przyspieszają rozwiązywanie problemów i zwiększają zaangażowanie pracowników – dzięki łatwemu dostępowi do informacji czują, że są częścią czegoś większego.
Systemy zarządzania dokumentami i udostępniania wiedzy
Wdrożenie systemów do zarządzania dokumentami i udostępniania wiedzy ma dwie główne zalety. Pierwszą z nich jest łatwiejsze zarządzanie, aktualizowanie oraz korzystanie z materiałów. Przyspiesza to obsługę dokumentów i daje dostęp do nich pracownikom zdalnym. Drugą zaletą jest większe bezpieczeństwo dokumentów; wszystkie narzędzia do zarządzania dokumentami mają wbudowane wysokiej klasy zabezpieczenia. Oprócz tego dbają o zgodność z przepisami RODO, co jest szczególnie ważne w przypadku firm pracujących z wrażliwymi danymi.
Oprogramowanie dla HR, do szkoleń i rozwoju pracowników
Wykorzystanie programów do zarządzania i rozwoju pracowników może w dużym stopniu odciążyć dział HR i ujednolicić szkolenia. Wśród narzędzi, które warto wziąć pod uwagę, znajdziemy:
Systemy zarządzania zasobami ludzkimi
Systemy zarządzania zasobami ludzkimi, znane jako systemy HRM, to sposób na centralizację najważniejszych procesów HR. Programy te pozwalają sprawniej planować czas pracy, zarządzać nieobecnościami oraz urlopami i ułatwiają przeprowadzanie oceny pracowników. System HRM może być też wykorzystywany przy rekrutacji pracowników i planowaniu ich rozwoju. Można powiedzieć, że systemy HRM umożliwiają firmie samodzielne zarządzanie procesami, które często podlegają outsourcingowi.
Oprogramowanie do zarządzania płacami i wydajnością
Zarządzanie płacami wymaga dużej uwagi i dokładności, co sprawia, że jest niezwykle czasochłonne. Programy do zarządzania płacami są tworzone z myślą o jak największym usprawnieniu przepływu pracy. Zawierają stale aktualizowaną bazę wzorów dokumentów, umożliwiają tworzenie algorytmów do wyliczania wynagrodzenia, a także pozwalają na cyfrową rejestrację czasu pracy. Funkcje te pozwalają zminimalizować występowanie błędów oraz przyspieszają obliczanie wynagrodzenia. Narzędzia te są szczególnie przydatne w firmach, które zatrudniają od kilkunastu do kilkuset pracowników.
Systemy zarządzania nauczaniem do szkoleń pracowników
Stały rozwój pracowników to obecnie standardowy element prowadzenia biznesu, który pomaga zatrzymać talenty i przyczynia się do zwiększenia produktywności pracowników. W celu ograniczenia kosztów i pełnej kontroli nad szkoleniami stosuje się systemy zarządzania nauczaniem (LMS).
Pełen wachlarz możliwości systemów LMS prezentuje iSpring LMS. To łatwa w użyciu platforma, w której można tworzyć treści edukacyjne bez przygotowania technicznego. Pozwala automatycznie przydzielać pracownikom szkolenia, a także personalizować ich doświadczenia. Szkolenia zdalne często są bardziej atrakcyjne dla pracowników, ponieważ mogą brać w nich udział w dogodnym dla siebie czasie. W połączeniu z opcjami grywalizacji i elementami interaktywnymi oferowanymi przez iSpring LMS, zaangażowanie pracowników w naukę jest zauważalnie większe.
Platforma LMS samodzielnie zbiera dane i generuje szczegółowe raporty, co ułatwia monitorowanie skuteczności szkoleń. Wszystkie funkcje oferowane przez iSpring LMS można poznać podczas darmowego okresu próbnego.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie dla firm
Wybór oprogramowania uzależniony jest od indywidualnych potrzeb firmy. Oto kilka aspektów, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji:
Ocena potrzeb i celów biznesowych
Poszukiwania należy rozpocząć od przeanalizowania celów biznesowych i ustalenia, co dokładnie chcemy osiągnąć poprzez wprowadzenie nowego oprogramowania. Program musi być dostosowany do rzeczywistych potrzeb firmy, więc uwzględnienie potrzeb organizacyjnych i długoterminowej strategii rozwoju uchroni firmę przed nietrafioną inwestycją.
Skalowalność, bezpieczeństwo i opcje integracji
Aby uniknąć ciągłej zmiany narzędzi, trzeba zadbać o to, aby oprogramowanie zmieniało się i rozwijało wraz z firmą. Oprogramowanie powinno być w stanie udźwignąć rosnącą liczbę danych oraz użytkowników, a także powinno płynnie integrować się z istniejącymi już systemami. Najnowocześniejsze zabezpieczenia pomagają z kolei uniknąć wycieku danych oraz zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami.
Ocena kosztów i zwrotu z inwestycji (ROI)
Oprogramowanie dla firm często nie jest jednorazowym wydatkiem. Zakup najlepiej ocenianego programu na rynku może okazać się zbyt dużym obciążeniem finansowym dla małych i średnich firm. W związku z tym wybierając program, trzeba obliczyć całkowity koszt posiadania, biorąc pod uwagę koszty początkowe, ukryte, a także koszty konserwacji oraz, w niektórych przypadkach, szkoleń dla pracowników. ROI, czyli zwrot z inwestycji, pomoże sprawdzić, czy ponoszone koszty są mniejsze niż zyski i czy warto dalej korzystać z danego narzędzia.