Bądźmy szczerzy – proces onboardingu w wielu przypadkach decyduje o tym, jak długo pracownik pozostanie w firmie. Przeprowadzenie rekrutacji i szkolenia tylko po to, by pracownik zrezygnował po kilku miesiącach, jest kosztownym i frustrującym doświadczeniem. Aby tego uniknąć, warto wprowadzić tzw. “onboarding icebreaker”. W artykule postaramy się wyjaśnić, czym dokładnie jest onboarding icebreaker oraz jak skutecznie go wykorzystać w miejscu pracy.
Zrozumienie onboarding icebreakerów i ich roli
Zanim zagłębimy się w to, jak mogą wyglądać icebreakery oraz jak je wprowadzić do onboardingu musimy wrócić do samych podstaw.
Czym jest onboarding icebreaker?
Samo słowo “icebreaker” pochodzi z języka angielskiego i oznacza “lodołamacz”. Z kolei onboarding to proces wdrażania pracowników do firmy. Wspólnie, oznaczają krótkie, ustrukturyzowane aktywności, które mają na celu wprowadzenie pracownika do nowego zespołu. Sprawiają, że nowo zatrudniony pracownik czuje się pewniej w swojej roli. Zaliczają się do nich między innymi kalambury, zadania grupowe oraz sesje pytań i odpowiedzi.
Jak icebreakery usprawniają onboarding pracowników
Rozpoczęcie nowej pracy jest stresujące nawet dla doświadczonych pracowników. Jest to spowodowane nie tylko pracą, ale też – a może przede wszystkim, nowym środowiskiem i współpracownikami. Dlatego już od pierwszego dnia warto zadbać o komfort psychiczny pracownika. Icebreakery pomagają zbudować poczucie bezpieczeństwa oraz zmniejszają niepokój, który towarzyszy zmianom. Dzięki temu, że pracownicy mogą poznać siebie nawzajem już od pierwszego dnia, szybciej się integrują, a zespół szybciej osiąga produktywność.
Co się stanie, jeśli pominiesz onboarding icebreaker
Czasami, zwłaszcza w sytuacji, gdy proces rekrutacji i zatrudnienia pracownika jest przyspieszony, firma może pominąć etap icebreakerów. Może się to jednak wiązać z poczuciem odizolowania od reszty zespołu. Nowy pracownik będzie czuł się obcy i zacznie szukać kolejnego miejsca pracy, aby uciec ze środowiska, które postrzega jako nieprzyjazne. Pomijając onboarding icebreaker traci się również okazję do zapoczątkowania organicznego, naturalnego budowania relacji.
Onboarding icebreaker dla zespołów zdalnych: wyzwania i rozwiązania
Praca nad relacjami w zespołach zdalnych często uznawana jest za zbędną, ponieważ nie muszą oni współistnieć w jednej przestrzeni. W rzeczywistości bardzo ważne jest, aby pracownicy zdalni czuli, że są częścią grupy i mają wsparcie w innych pracownikach. Jednak, co zrozumiałe, zdalne pogłębianie relacji wiąże się z dodatkowymi problemami.
Dylemat zdalnego onboardingu
W naturze człowieka leży potrzeba regularnego kontaktu z innymi osobami. Praca zdalna, choć przynosi wiele korzyści, nie do końca zaspokaja potrzebę interakcji. Brak bezpośrednich spotkań utrudnia również odczytywanie sygnałów społecznych, co może prowadzić do nieporozumień i napięć w zespole.
Przeprowadzanie synchronicznych sesji wdrożeniowych z nowymi pracownikami, i nie tylko, także może być utrudnione. Dotyczy to głównie firm, które zatrudniają pracowników w różnych krajach i strefach czasowych. Znalezienie terminu, który będzie odpowiadał wszystkim uczestnikom, stanowi w takiej sytuacji spore wyzwanie.
Jak pokonać wyzwania związane ze zdalnymi icebreakerami?
W przypadku zespołów zdalnych często pomocne są rozwiązania asynchroniczne, czyli takie, które można wykonać w dowolnej chwili. Pracownicy nie czują presji wykonania zadania na czas, a cel mimo to zostaje osiągnięty. Takim zadaniem może być na przykład przygotowanie memów przedstawiających dany dzień lub dzielenie się zdjęciami swojego biurka/przestrzeni roboczej. Ze względu na swoją przejrzystość i łatwość obsługi, tablice dyskusyjne to doskonałe miejsce na tego typu aktywności. Warto więc zainteresować się LMS, jak na przykład iSpring Learn, który pozwoli na tworzenie tablic, jednocześnie oferując szereg funkcji szkoleniowych.
Kolejnym, nieco bardziej absorbującym, ale też osobistym zadaniem asynchronicznym może być nagranie filmików, w których pracownicy mają się przedstawić. Filmiki nie muszą być długie, a pozwolą usłyszeć i zobaczyć współpracowników. Dzięki temu będą oni czymś więcej niż tylko imieniem wyświetlającym się na ekranie. W przygotowaniu filmików pomoże iSpring Suite, w którym można nie tylko nagrać, ale też edytować nagrania. Pracownicy nie będą musieli marnować czasu na samodzielne szukanie i pobieranie narzędzi.
Możliwe są również tzw. spotkania „na żywo”. Wprawdzie pracownicy nie będą w stanie spotkać się w jednym pomieszczeniu, ale mogą prowadzić rozmowy przy kawie w niewielkich grupach. Aby spotkania zakończyły się sukcesem, należy przygotować tematy do rozmowy, które będą podsuwane przez osobę pełniącą rolę moderatora. Można także rozważyć wspólną pracę na Zoomie/Teams. Pracownicy wykonują swoje zadania, a jednocześnie w każdej chwili mogą skonsultować się lub po prostu porozmawiać ze współpracownikami.
Onboarding icebreaker w integracji zespołu stacjonarnego
Icebreakery są również niezbędnym elementem onboardingu w tradycyjnym środowisku biurowym. Nie można liczyć na to, że sama obecność w jednym pomieszczeniu wystarczy do zbudowania prawdziwego zespołu. Zamiast stawiać na przypadek, lepiej przygotować odpowiedni onboarding icebreaker.
Przełamywanie lodów w biurze
Wspólna praca w biurze pozwala na wprowadzenie systemu „partnerskiego”. Nowi pracownicy są łączeni z bardziej doświadczonymi pracownikami, którzy mają za zadanie oprowadzenie ich po biurze. Zostają w ten sposób przedstawieni całemu zespołowi i w przyjazny sposób poznają nowe otoczenie oraz kulturę firmy.
Innym wartym wypróbowania sposobem na przełamanie lodów jest lunchowa ruletka. Pracownicy są losowo dobierani w pary i w tych parach wybierają się na lunch. W celu uniknięcia niezręcznych przerw, dział HR powinien przygotować neutralne tematy rozmów.
Ćwiczenia na team building
Na etapie tworzenia zespołów dobrze jest postawić na aktywności, które wymagają pracy w grupie. Podziel pracowników na drużyny i zorganizuj quiz firmowy. Drużyny rywalizują między sobą, wykorzystując wiedzę na temat firmy i tego, czym się zajmuje. W końcu nic nie jednoczy tak, jak wspólne zwycięstwo! Jeśli quizy będą przeprowadzane regularnie, warto zadbać o to, aby drużyny się zmieniały, aby integracja dotyczyła wszystkich pracowników.
Kolejnym przydatnym narzędziem są ćwiczenia, które wymagają kreatywności. W mniejszych firmach można zlecić pracownikom zbudowanie maskotki firmy przy użyciu materiałów biurowych. W przypadku większych firm, pracownicy mogą przygotować i nazwać maskotki swoich działów.
LMS jako narzędzie do budowania zespołów
Wiele firm wykorzystuje platformy LMS tylko do tworzenia i zarządzania szkoleniami. Tymczasem wiele z nich posiada funkcje, dzięki którym nadają się również do przygotowania i zarządzania icebreakerami.
Profile pracowników jako sposób na ich poznanie
W LMS każdy pracownik powinien mieć swoją przestrzeń, którą samodzielnie zapełni informacjami o sobie. Będzie ona stanowiła jego wizytówkę – nie tylko profesjonalną, ale też personalną. Dając nowo zatrudnionym dostęp do profili innych pracowników przed pierwszym dniem pracy łagodzi się stres i zmniejsza niepokój. Pracownik czuje się przygotowany na to, co go czeka. Z kolei wykorzystanie tagów związanych z zainteresowaniami pozwoli pracownikom znaleźć osoby o podobnym hobby. Ułatwi to znalezienie tematu do rozmów podczas przerw.
Kanały informacyjne i funkcje społecznościowe
Kanały informacyjne to coś więcej niż tylko sposób na przekazywanie najnowszych informacji na temat biznesu. To także przestrzeń, w której można bez wysiłku pielęgnować relacje między pracownikami. Pierwszego dnia nowego pracownika mogą przywitać wpisy powitalne wraz z komentarzami i reakcjami od pozostałych pracowników. Kanały informacyjne pozwalają też bez zadęcia i na bieżąco świętować robione postępy. W LMS można zautomatyzować zamieszczanie wpisów związanych z ważnymi kamieniami milowymi takimi jak pierwszy tydzień czy miesiąc w nowej pracy. Dzięki temu kierownicy już nigdy nie przegapią tych ważnych dla pracowników chwil.
Grywalizacja na wysokim poziomie
Grywalizacja, czyli wprowadzenie elementów znanych z gier do codziennych zadań, nie musi ograniczać się do szkoleń. Niektóre LMS umożliwiają grywalizację już na poziomie wdrażania pracownika. W iSpring Learn pracownicy mogą otrzymywać odznaki za, na przykład, wypełnienie swojego profilu.
Z pomocą platform LMS można także przeprowadzać krótkie, przyjemne ankiety, które w nieinwazyjny sposób umożliwiają poznanie pracowników. Nie zawierają skomplikowanych pytań, które wymagają przemyślanych odpowiedzi. Mowa raczej o pytaniach typu: „Wolisz koty czy psy”? „Kawę czy herbatę?” Grywalizacja jest dobrze przyjmowana przez wszystkich pracowników, niezależnie od wieku, więc pomaga też zredukować poziom stresu i zwiększyć zaangażowanie w pracę.
Zautomatyzowane spotkania wirtualne
Jak już wspomnieliśmy, systemy zarządzania nauczaniem często umożliwiają automatyzację powtarzających się zadań. Tę funkcję można wykorzystać do planowania i zapisywania pracowników także na mniej oficjalne spotkania. Zaplanuj w LMS cotygodniowe pogawędki przy kawie z nowymi pracownikami, a system zadba o to, aby nikt ich nie przegapił.
Kilka porad, jak skutecznie wdrożyć onboarding icebreaker
Oto kilka profesjonalnych wskazówek, które pomogą skutecznie przełamać lody i wdrożyć nowo zatrudnionych do firmy:
Co robić…
Planując icebreakery trzeba wziąć pod uwagę, że różni pracownicy mają różny zakres uwagi. Niektórzy potrafią skupić się na długie minuty, a inni – zwłaszcza młodzi i starsi pracownicy – szybko zaczynają odczuwać znudzenie. W związku z tym przygotowanie czasochłonnych aktywności będzie mijało się z celem. Nawet pracownicy o rozwiniętej koncentracji chętniej wezmą udział w krótkich, ale intensywnych aktywnościach. Dlatego warto postawić na aktywności, które nie trwają więcej niż 15 minut.
Przygotowując ćwiczenia budujące zespół należy także pamiętać, że muszą one pasować do kultury firmy. W innym przypadku pracownicy mogą kwestionować sens ich przeprowadzania. Jeśli kultura firmy jest formalna, onboarding nie może być swobodny. Wprawdzie pomoże pracownikom lepiej się poznać, jednak nie przystosuje ich do zasad panujących w pracy. Kolejnym przykładem jest skupienie na pracy zespołowej. Jeśli znajduje się ona w centrum kultury firmy, icebreakery powinny to odzwierciedlać.
…a czego nie
Icebreakery mają na celu zbliżenie do siebie pracowników, jednak cały proces odbywa się w profesjonalnym środowisku. Pracownicy mogą nawiązywać przyjaźnie, ale przygotowując onboarding należy unikać tematów, które są zbyt osobiste lub kontrowersyjne. Innym błędem, który często pojawia się na etapie onboardingu, jest zmuszanie pracowników do udziału w aktywnościach. Przymuszając pracowników do aktywnego udziału odniesie się skutek odwrotny do zamierzonego. Pracownicy, którzy z natury są bardziej wycofani lub nieśmiali, będą odczuwali zbędną presję. Presja ta może wywołać u nich niechęć do nowego środowiska i zniweczyć całą ciężką pracę włożoną w przygotowanie aktywności.