U podstaw każdej firmy znajduje się pomysł oraz pasja. Jednak szybko okazuje się, że do odniesienia sukcesu potrzeba czegoś jeszcze – odpowiednich liczb. Zwłaszcza w świecie, w którym cyfryzacja odgrywa coraz większą rolę w funkcjonowaniu firmy. Niesie to za sobą ogromne korzyści, ale też wyzwania. Ciągłe monitorowanie realizacji celów to jeden z najważniejszych aspektów prowadzenia nowoczesnej firmy, dlatego warto wiedzieć, co to jest KPI, oraz jak można mierzyć je w praktyce.
iSpring LMS: skuteczne wsparcie rozwoju i realizacji KPI.
Co to jest KPI? Podstawowa definicja
KPI to zwrot, który regularnie pojawia się w rozmowach biznesowych. Każdy o nim słyszał, ale nie każdy rozumie, co dokładnie kryje się za tym skrótem.
Co oznacza skrót KPI?
KPI to skrót, który pochodzi od angielskiego zwrotu „key performance indicator”. Najbardziej powszechnym tłumaczeniem jest „kluczowy wskaźnik efektywności”, jednak zazwyczaj stosuje się sam skrót.
Definicja KPI w zarządzaniu i biznesie
Wskaźniki efektywności są ściśle związane z zarządzaniem. Mówiąc o KPI w zarządzaniu, mamy na myśli mierzalne wartości finansowe lub niefinansowe, które umożliwiają ocenę realizacji celów przez firmę lub zespół. KPI pozwala monitorować efektywność działań i wspiera podejmowanie decyzji zarządczych.
KPI a metryki – kluczowe różnice
KPI często jest traktowane jak synonim metryk, ponieważ zarówno wskaźniki efektywności, jak i metryki, zajmują się monitorowaniem działalności firmy. Jednak metryki służą do monitorowania ogólnej wydajności, gdy tymczasem KPI skupiają się na konkretnych celach, najczęściej długoterminowych. W biznesie powinno znaleźć się miejsce zarówno dla metryk, jak i KPI, jednak to wskaźniki KPI są niezbędne do oceny rentowności biznesu.
Do czego służą KPI i dlaczego trzeba je monitorować
Kluczowe wskaźniki efektywności odgrywają istotną rolę w prowadzeniu firmy i mogą w znacznym stopniu przyczynić się do szybszego osiągnięcia celów biznesowych.
Jak wskaźniki KPI pomagają śledzić realizację celów
Głównym zadaniem KPI jest zapewnienie przejrzystości w zakresie realizacji celów i monitorowanie postępów. Pomagają odpowiednio nakierować działania, aby były zgodne z celami firmy i umożliwiają identyfikację słabych i mocnych stron zespołów oraz stosowanych procesów. KPI pozwalają również mierzyć postępy ilościowo, co daje jasny obraz skuteczności stosowanych strategii.
Rola wskaźników KPI w podejmowaniu decyzji biznesowych
Wykorzystanie wskaźników KPI umożliwia podejmowanie decyzji w oparciu o konkretne dane, nie pozostawiając przestrzeni na domysły i emocje. Analiza wskaźników pomaga monitorować trendy, co ułatwia optymalizację operacji, a także ułatwia alokację zasobów tam, gdzie są najbardziej potrzebne. Informacje dostarczone przez KPI ułatwiają przewidywanie przyszłych wyników i podejmowanie decyzji, które pozwalają uniknąć pułapek finansowych.
KPI jako narzędzie monitorowania postępów
Wskaźniki KPI pomagają przełożyć wizję firmy na realne i mierzalne cele. Pozwalają stale trzymać rękę na pulsie nie tylko na poziomie organizacji, ale też indywidualnym. Ustalając indywidualne cele, można dowiedzieć się, którzy pracownicy najwięcej wnoszą do projektu, a których należy zmotywować do większego wysiłku. Dane zbierane z pomocą KPI pozwalają więc zwiększyć wydajność zespołu.
Wskaźniki KPI w różnych obszarach biznesowych
Nie istnieje uniwersalny zestaw wskaźników KPI – należy dobierać je według indywidualnych potrzeb oraz celów organizacji. Na wybór wskaźników duży wpływ ma też branża, w której działa firma. Oto kilka przykładów wskaźników KPI z podziałem na obszary biznesowe:
Wskaźniki KPI w sprzedaży i marketingu
Wybór wskaźników efektywności w sprzedaży i marketingu jest niezwykle bogaty, więc ciężko jest wymienić najważniejsze z nich. Działając w tym obszarze warto monitorować m.in. koszt pozyskania klienta (całkowity koszt pozyskania pojedynczego klienta), ostateczną konwersję (ile osób dokonało ostatecznie zakupu), przychody ze sprzedaży w każdym kanale, a także prędkość sprzedaży.
Wskaźniki KPI w HR i zarządzaniu pracownikami
W przypadku zarządzania pracownikami warto skupić się na czasie oraz koszcie rekrutacji pojedynczego pracownika, retencji pracowników (zdolności firmy do zatrzymania talentów) oraz zwrocie z inwestycji w szkolenia. Godnym uwagi wskaźnikiem KPI jest również ocena zaangażowania pracowników, która ma na celu mierzenie poziom zaangażowania i lojalności wobec firmy.
Wskaźniki KPI w finansach i operacjach
Wskaźniki efektywności w finansach powinny obejmować m.in. marżę zysku brutto (przychody po odliczeniu kosztów), rentowność kapitałów własnych (zysk uzyskany z kapitałów własnych) i EBITDA. Ten ostatni obco brzmiący wskaźnik oznacza zysk operacyjny firmy przed potrąceniami od zobowiązań i amortyzacji.
Wskaźniki KPI w edukacji i rozwoju umiejętności
Edukacja i rozwój również mogą być monitorowane za pomocą wskaźników KPI, które oferują wartościowy wgląd w skuteczność stosowanych metod. Wskaźnik ukończenia pozwoli zmierzyć odsetek osób, którym udało się ukończyć naukę. Wskaźnik retencji wiedzy pokaże, ile informacji zostało zapamiętanych bezpośrednio po szkoleniu oraz po kilku miesiącach. W przypadku edukacji również warto mierzyć zaangażowanie, a także satysfakcję ze szkoleń.
Jak wybrać odpowiednie wskaźniki KPI
Wybór wskaźników KPI wymaga dogłębnej analizy i trzeba również pamiętać, że nie jest to jednorazowy proces. Czym zatem należy kierować się przy wyborze wskaźników efektywności?
Określenie celów strategicznych i operacyjnych
Wybór wskaźników KPI zaczyna się od jasnego określenia celów strategicznych i biznesowych firmy. Tego, jak ma wyglądać przyszłość organizacji i w jakim kierunku będzie zmierzać w perspektywie krótko- i długoterminowej. Decyzje te nie mogą się opierać wyłącznie na ambicjach. Należy przeprowadzić analizę rynku i branży, a także swoich własnych możliwości i zasobów. Cele powinny stanowić motywację, jednak muszą być przy tym osiągalne. Zbyt wygórowane cele odniosą rezultat odwrotny do zamierzonego i zniechęcą pracowników do wysiłku. Podczas wyznaczania celów należy stworzyć konkretny plan działania, ustalić priorytety oraz wybrać niezbędne narzędzia.
Wykorzystanie metody SMART do ustalania wskaźników KPI
Metoda SMART zajmuje się formułowaniem celów. Zgodnie z tą koncepcją, najlepsze cele to takie, które są konkretne (Specific), mierzalne (Measurable), osiągalne (Achievable), realistyczne (Realistic) oraz określone w czasie (Time-related). Trzymając się tej zasady, można więc wybrać wskaźniki, które będą precyzyjne i przyczynią się do skutecznej realizacji planów biznesowych.
Częste błędy przy wyborze KPI
Nauka na błędach jest wartościowa, jednak najlepiej, aby były to cudze błędy. Dlatego warto poznać te, które są najczęściej popełniane podczas ustalania wskaźników KPI. Jednym z najczęstszych błędów jest wybór zbyt wielu KPI, co utrudnia wyciąganie wniosków i rozprasza uwagę osób zajmujących się ich analizą. Kolejnym błędem jest „podbieranie” KPI innym firmom – powielenie KPI nie jest jednoznaczne z powtórzeniem sukcesu konkurencyjnego biznesu. Brak elastyczności to kolejny błąd, którego należy unikać. Zapotrzebowanie na typ wskaźników może zmieniać się na przestrzeni lat, a nawet miesięcy. Nie trzeba sztywno trzymać się wskaźników, jeśli nie przynoszą zadowalających rezultatów.
Jak mierzyć i analizować wskaźniki KPI
Mierzenie i analiza danych dostarczonych przez wskaźniki efektywności może wydawać się onieśmielające, dlatego należy odpowiednio się do tego przygotować.
Źródła danych do pomiaru KPI
Wybór źródeł danych jest nieodłączną częścią KPI. Źródłem informacji najczęściej są różnorodne platformy, systemy oraz bazy danych. Należy zadbać o to, aby były wiarygodne i dopasowane do konkretnych wskaźników, aby pozyskiwane dane były spójne. Do najpopularniejszych źródeł należą bazy danych operacyjnych, platformy CRM, raporty finansowe, a także platformy do prowadzenia kampanii w internecie oraz bazy danych HR.
Narzędzia do monitorowania KPI
Wykorzystanie oprogramowania do monitorowania wskaźników efektywności ma korzystny wpływ na wydajność zespołu i pomaga uniknąć błędów. Wybór narzędzi jest ogromny, jednak podejmując decyzję należy kierować się nie tylko funkcjami i opiniami na temat narzędzi, ale też łatwością użytkowania. Narzędzie ma pracować dla nas, a nie my dla narzędzia. Na tle darmowych i przyjaznych użytkownikowi narzędzi wyróżniają się Google Looker Studio oraz KPI Tracker. Z kolei wśród bardziej zaawansowanych, płatnych narzędzi warto zainteresować się Tableau, Asana oraz Sisense.
Jak interpretować wyniki KPI
Po ustaleniu jasnych celów i zebraniu danych nadchodzi pora na jeden z najtrudniejszych elementów, czyli interpretację otrzymanych wyników. Jednym z najprzydatniejszych w analizie wyników narzędzi jest tak zwany dashboard. Dashboard jest tablicą, na której wyświetlane są aktualne wskaźniki KPI. Dzięki temu można obserwować je na bieżąco i reagować, gdy tylko któryś zacznie spadać. Uzupełnienie dashboardu stanowią raporty generowane przez narzędzia do monitorowania KPI, które zawierają dane z różnych okresów w roku. Raporty te należy przeglądać nie tylko w izolacji, ale też porównywać je z poprzednimi. Umożliwia to ocenę trendów oraz zaplanowanie zmian. Obniżenie KPI nie powinno wywoływać paniki, zamiast tego należy przeanalizować, co przyczyniło się do spadku, a następnie znaleźć środki zaradcze.
W jaki sposób LMS mogą wspierać pomiary wskaźników KPI
System zarządzania nauczaniem (LMS) oferuje coś więcej niż tylko wsparcie e-learningu. Wybierając LMS o rozbudowanych funkcjach, można wspomóc szeroki zakres procesów biznesowych.
Wskaźniki efektywności związane ze szkoleniami i rozwojem pracowników
Kluczowe wskaźniki efektywności mogą być wykorzystywane do pomiaru skuteczności działań, które mają na celu rozwój pracowników. W przypadku szkoleń warto skupić się na frekwencji, czasie poświęconym na naukę, retencji wiedzy, a także czasie, który jest niezbędny do osiągnięcia optymalnej produktywności. Istotne jest również monitorowanie, ilu pracowników zaliczyło/nie zaliczyło szkolenia oraz analiza luk w wiedzy, która umożliwia dalszą personalizację rozwoju pracowników.
W jaki sposób LMS może pomóc w zbieraniu danych
Systemy zarządzania nauczaniem mogą wspomóc proces zbierania danych do analizy. Jedną z głównych cech LMS jest automatyczne gromadzenie danych dotyczących szkolenia oraz uczestników, na podstawie których generowane są raporty. Automatyzacja tych zadań zapewnia, że dane są koherentne oraz dokładne. Dzięki możliwości integracji LMS z innymi oprogramowaniami można stworzyć wspólne centrum informacji, a także na bieżąco porównywać dane z różnych źródeł. LMS przechowuje też historię szkoleń, co pozwala na ocenę ich długoterminowego wpływu na zespoły.
Śledzenie wskaźników KPI szkoleń w iSpring LMS
iSpring LMS to rozwiązanie, które doskonale obrazuje, jak przydatne mogą być platformy LMS w monitorowaniu KPI. iSpring LMS pozwala z łatwością śledzić wskaźniki ukończenia szkoleń, wyniki testów oraz sprawdzać poziom zaangażowania uczestników szkoleń.
Dane są wizualizowane w dashboardzie, który można spersonalizować zgodnie z potrzebami i poziomem wiedzy użytkownika. Wizualizacja pomaga lepiej zrozumieć, co to jest KPI i pokazuje realny wpływ KPI na biznes w czasie rzeczywistym. Zajmująca się prowadzeniem kursów z zakresu bezpieczeństwa firma Aequor Sicurezza Srl wprowadziła iSpring LMS w celu zwiększenia dostępności szkoleń.
Firma osiągnęła swój cel, a dzięki rozbudowanym funkcjom raportowania zauważyła wyraźny wzrost wskaźników ukończenia kursów i efektywności nauki.
Jeśli jednak sukcesy innych nie stanowią wystarczającej zachęty, to skuteczności iSpring LMS można przekonać się również podczas darmowego, 30-dniowego okresu próbnego.