Outsourcing rozwoju szkoleń a szkolenia wewnętrzne

Wiele firm dostrzega wartość szkolenia pracowników. Właśnie dlatego znaczną część budżetu przeznaczają na rozwój i szkolenie pracowników. Co jednak w przypadku, gdy firma nie ma dedykowanego działu szkoleń? Być może Twoja firma ma zróżnicowane potrzeby szkoleniowe, potrzebuje jedynie krótkoterminowego programu lub po prostu brakuje jej wiedzy specjalistycznej w zakresie oprogramowania, aby przygotować materiały szkoleniowe. W tym przypadku, zamiast stawiać na szkolenia wewnętrzne, firmy często decydują się na najbardziej oczywiste rozwiązanie: wydanie małej fortuny na outsourcing szkoleń i rozwoju.

W rzeczywistości, według Statista, aż 45% amerykańskich organizacji zleca szkolenia zewnętrznym firmom. W artykule omówimy, dlaczego wiele firm decyduje się na zewnętrzne rozwiązania szkoleniowe, zamiast postawić na szkolenia wewnętrzne. Najpierw jednak przyjrzyjmy się bliżej, na czym dokładnie polega outsourcing.

TL;DR

Artykuł wyjaśnia, czym jest outsourcing szkoleń, szczegółowo omawiając takie modele, jak outsourcing procesów biznesowych, kontraktowanie i licencjonowanie. Omawia powody, dla których firmy decydują się na outsourcing – wśród nich znajdziemy brak doświadczenia w szkoleniu pracowników, zróżnicowane potrzeby lub ograniczone zasoby – i podkreśla, że outsourcing może zapobiegać odciąganiu uwagi od podstawowej działalności. Ostrzega jednak, że outsourcing może stanowić rozwiązanie krótkoterminowe, które grozi brakiem spójności z celami firmy. Artykuł przekonuje, że szkolenia wewnętrzne często są bardziej opłacalne, lepiej dopasowane do celów biznesowych i zapewniają lepsze doświadczenia edukacyjne, zwłaszcza w przypadku nowoczesnych narzędzi do tworzenia e-learningu. Pojawia się również sugestia się, że szkolenia wewnętrzne pozwalają na szybsze aktualizacje oraz większą kontrolę nad treścią.

Co oznacza outsourcing szkoleń?

Ogólnie rzecz biorąc, outsourcing szkoleń to strategia biznesowa, w ramach której firma zatrudnia lub zleca zewnętrznemu dostawcy zarządzanie zadaniami i/lub działaniami szkoleniowymi. Istnieją 3 główne modele outsourcingu:

Outsourcing procesów biznesowych (BPO)

Jest to najbardziej skomplikowana metoda outsourcingu ze względu na poziom zaangażowania podmiotów zewnętrznych w zarządzanie wieloma projektami, co wiąże się z większym ryzykiem. BPO można podzielić na 2 kategorie: kompleksowe i selektywne.

Kompleksowe BPO obejmuje szerokie spektrum procesów szkoleniowych. Ma to miejsce, gdy firma, na przykład regionalna sieć odzieżowa, przekazuje wszystkie funkcjonalne obszary szkoleń – administrację, treści, realizację i technologię – zewnętrznemu dostawcy.

Z kolei selektywne BPO jest bardziej „wybiórcze” pod względem stopnia zaangażowania. W tym przypadku zewnętrzny dostawca zarządza procesami albo w co najmniej dwóch z czterech wymienionych powyżej obszarów funkcjonalnych, albo we wszystkich czterech obszarach funkcjonalnych, ale w ograniczonym zakresie. W tej sytuacji regionalna sieć odzieżowa przekaże wszystkie procesy związane ze szkoleniem w zakresie zgodności, od administracji po wybór technologii, zewnętrznemu dostawcy i zapewni wewnętrzne szkolenie z zakresu sprzedaży lub obsługi klienta.

Kontraktowanie

Ze względu na niski poziom ryzyka, kontraktowanie jest najczęściej stosowaną metodą outsourcingu. Firma podpisuje umowę z zewnętrznym dostawcą, szczegółowo określając zakres zadań, które ma on wykonać za ustaloną cenę. Warunki umowy zazwyczaj obejmują zatrudnienie pracowników w systemie godzinowym, dziennym, tygodniowym, miesięcznym lub rocznym. Można to porównać do „zatrudnienia” wykwalifikowanego specjalisty lub specjalistów bez typowych kosztów i korzyści wynikających z relacji pracodawca–pracownik. Przykład: regionalna sieć odzieżowa zatrudnia projektanta szkoleń, aby opracował materiały dydaktyczne do nowego programu szkoleniowego.

Licencjonowanie

Licencjonowanie jest zdecydowanie najszybszym i najłatwiejszym sposobem outsourcingu szkolenia. W tej metodzie po prostu wykupuje się dostęp do własności intelektualnej innej osoby. Oczywiście główną wadą tego rozwiązania jest trudność w zapewnieniu idealnej, bezpośredniej korelacji między treścią szkolenia a unikalnymi potrzebami Twojej firmy.

Dlaczego firmy decydują się na outsourcing szkolenia pracowników

Wiesz już, co i w jaki sposób firmy decydują się zlecać zewnętrznym usługodawcom, warto przyjrzeć się bliżej powodom, dla których to robią.

• W zespole nie ma specjalistów ds. szkoleń, którzy mogą opracować program szkoleniowy i przekazać wiedzę pracownikom. Poza tym, zatrudnienie specjalisty ds. szkoleń nie jest konieczne, ponieważ szkolenia pracowników będą krótkoterminowe, a nie regularne.
• Potrzeby szkoleniowe są zbyt zróżnicowane i nie masz wystarczających zasobów w firmie, aby pokryć je wszystkie. Załóżmy, że Twój personel składa się z zespołu marketingowego, działu IT, przedstawicieli obsługi klienta i specjalistów ds. sprzedaży, a wszystkie działy wymagają różnego rodzaju szkoleń. W takich przypadkach jedynym realnym rozwiązaniem może być pozyskanie odpowiednich ekspertów ds. projektowania szkoleń i ekspertów dziedzinowych z zewnątrz.
• Twoja firma jest mała i nie ma osoby, która posiadałaby zarówno wiedzę fachową, jak i technologiczną niezbędną do realizacji skutecznego programu szkoleniowego. Aby być na bieżąco, musisz tworzyć szkolenia online z wykorzystaniem nowatorskich technologii. Już sama myśl o tym wystarczy, aby firmy zdecydowały się na outsourcing.
• Szkolenie pracowników jest niezbędne, ale jeśli nie prowadzisz jeszcze działalności szkoleniowej lub z zakresu nauki i rozwoju, opracowywanie, zarządzanie i prowadzenie szkoleń często odciągają uwagę od podstawowych działań biznesowych i powodują ograniczenia czasowe. W związku z tym wiele firm zleca to zadanie zewnętrznym specjalistom, aby nie powodowało to opóźnień ani zakłóceń w codziennej działalności.

Chociaż outsourcing może być idealnym rozwiązaniem dla niektórych firm, w większości przypadków jest to krótkoterminowe rozwiązanie z długoterminowymi konsekwencjami. Decydując się na niego, zasadniczo oddajesz szkolenie pracowników, a także przyszłość swojej firmy, w ręce innej osoby. A kto lepiej zna wizję, misję, wartości i potrzeby Twojej firmy niż Ty i Twoi pracownicy?

Jako strategia krótkoterminowa, outsourcing pomoże Ci przeprowadzić szkolenie bez opóźniania lub odwracania uwagi od regularnych działań. Jednak w dłuższej perspektywie, opracowanie własnego rozwiązania szkoleniowego wewnętrznie może pomóc Ci spojrzeć na sprawę z szerszej perspektywy i połączyć wszystkie potrzeby w jedną strategię.

Dlaczego firmy wybierają szkolenia wewnętrzne

Na początku szkolenia wewnętrzne mogą przypominać pracę; pracę, która wiąże się z dodatkowymi kosztami w postaci czasu, pieniędzy i zakłóceń w głównych operacjach biznesowych. Jednak takie podejście do tworzenia wewnętrznych rozwiązań szkoleniowych może być krótkowzroczne. Zobaczmy dlaczego.

1. Szkolenia wewnętrzne są o wiele tańsze

Czas to pieniądz, a ponieważ płacisz już swoim pracownikom za ich czas, to możesz wykorzystać go na szkolenie pracowników. Z drugiej strony, gdy zlecasz szkolenia i rozwój komuś z zewnątrz, musisz za to zapłacić w dodatku do wynagrodzenia dla stałych pracowników. To szybko się kumuluje. Dlatego teraz, bardziej niż kiedykolwiek, pracodawcy desperacko poszukują opłacalnego rozwiązania, które nadal zapewnia jakość, produktywność i pozytywne rezultaty.

2. Dostosowanie strategii szkoleniowej do celów biznesowych jest łatwiejsze

Wyobraź sobie, że masz dokładną wizję abstrakcyjnego obrazu, który chcesz stworzyć. Nie jesteś malarzem, ale doskonale wiesz, jak powinien wyglądać i nie chcesz żadnych odstępstw od zamierzonego celu. Jak myślisz, jak łatwo byłoby przekazać te abstrakcyjne idee komuś z zewnątrz, aby mógł odtworzyć Twoją wizję?

Dylematy, które z pewnością napotkasz podczas malowania, będą odzwierciedlać problemy, jakie napotkałbyś, komunikując swoje potrzeby szkoleniowe „osobie z zewnątrz”. Chociaż zewnętrzne firmy szkoleniowe przeprowadzają analizę potrzeb szkoleniowych w celu określenia celów edukacyjnych, nikt nie rozumie Twojej firmy lepiej niż Ty sam i osoby w niej pracujące. Zlecając tworzenie treści zewnętrznym zleceniobiorcom, ryzykujesz otrzymanie bardzo „ogólnego” kursu, a nawet materiałów, które będą skupiać się na czymś, co nie jest ważne dla Twoich konkretnych potrzeb. Tworząc treści wewnętrznie, przejmujesz pełną kontrolę nad procesem nauki, ułatwiając tym samym dopasowanie strategii do celów biznesowych.

3. Treści tworzone w firmie przekładają się na lepsze doświadczenia edukacyjne i użytkownika

Kto lepiej stworzy rozwiązanie niż osoba lub strona, która ma problem? Poziom szczegółowości i dogłębna znajomość potrzeb szkoleniowych Twojej firmy sprawiają, że to właśnie oni są najlepiej przygotowani do ustalenia, jak uzupełnić luki w wiedzy i dostarczyć odpowiednie treści. Na przykład, najlepiej znasz wykształcenie, znajomość technologii i ogólny styl życia pracowników z każdego działu. To może decydować o różnicy między tworzeniem microlearningu dla pracowników, którzy regularnie pracują w terenie, a kursami, które pracownicy mieszkający bliżej biura mogą ukończyć we własnym tempie. Co więcej, względna swoboda pracowników w korzystaniu z technologii może decydować o wyborze między minimalnym a wysokim stopniem interakcji edukacyjnych.

Podejście, które wykorzystasz przy opracowywaniu i udostępnianiu treści, ostatecznie zależy od zapewnianego doświadczenia użytkownika oraz od tego, w jaki sposób jest ono zgodne z zawodowymi i osobistymi potrzebami pracowników.

4. Dzięki nowoczesnym narzędziom do tworzenia e-learningu, przygotowanie treści szkoleniowych jest szybkie i łatwe nawet dla laików

Popularność e-learningu w szkoleniach pracowniczych stale rośnie. Jego elastyczność nie tylko zmniejsza przerwy w działalności i koszty związane z dojazdami, ale także oferuje niezliczone sposoby na zwiększenie zaangażowania i efektywności pracowników. Na przykład, według powszechnie cytowanych statystyk, każdy 1 dolar zainwestowany w e-learning przekłada się na wzrost produktywności pracowników o równowartość 30 dolarów.

Mając to wszystko na uwadze, jakie są koszty związane z tworzeniem e-learningu? Jak można się domyślić, są dosyć wysokie, jeśli zdecydujesz się je zlecić zewnętrznym podmiotom, ale branża e-learningowa zapełniła rynek najwyższej klasy narzędziami, które wykonują większość ciężkiej pracy za Ciebie. Nowoczesne narzędzia do tworzenia treści pozwalają tworzyć kursy e-learningowe, które są kompatybilne z systemami zarządzania nauczaniem (LMS). Po przesłaniu kursów do LMS i przypisaniu go pracownikom możesz monitorować, jak treści są przeglądane i jakie wyniki osiągają Twoi uczniowie.

W rzeczywistości, jeśli zlecisz wykonanie kursu zewnętrznemu autorowi, istnieje duże prawdopodobieństwo, że skorzysta z dokładnie tego samego oprogramowania do tworzenia kursów. Jednak nie wszystkie narzędzia są sobie równe. Niektóre z nich wymagają określonego zestawu umiejętności i są dostępne tylko dla doświadczonych twórców kursów. Istnieją jednak również łatwe w obsłudze, a jednocześnie w pełni funkcjonalne narzędzia, z których każdy może korzystać.

Dobrym przykładem prostego i intuicyjnego narzędzia do tworzenia kursów e-learningowych jest iSpring Suite. Jeżeli kiedykolwiek korzystałeś z programu PowerPoint, to wiesz już wszystko, co trzeba, aby korzystać z iSpring, ponieważ działa na interfejsie PowerPoint. Nie jesteś jednak ograniczony tylko do tekstu i obrazów, jak w programie PowerPoint. Z iSpring możesz łatwo tworzyć interaktywne slajdy z quizami, screencastami, nagraniami z ekspertami, lektorem, a nawet symulacjami dialogów rozgałęzionych. Nie trzeba mieć doświadczenia w tworzeniu kursów ani wiedzy z zakresu projektowania. Możesz szybko przygotować profesjonalnie wyglądające kursy dzięki gotowym szablonom slajdów – po prostu wybierz slajdy, które pasują do Twojego scenariusza nauczania, uzupełnij je tekstem i obrazami, a Twój kurs będzie gotowy!

Obejrzyj poniższą prezentację kursu przygotowanego w iSpring Suite.

5. Treści tworzone w firmie można w razie potrzeby bez trudu aktualizować

Twoja firma pewnie stale się rozwija i stale poszukuje sposobów na udoskonalenie swoich zasad i procesów. W związku z tym z pewnością będziesz wprowadzać aktualizacje, a może nawet zmiany w ostatniej chwili, aby uwzględnić te ulepszenia. Załóżmy, że firma wprowadziła właśnie nowy produkt i chce dodać kilka nowych slajdów z przeglądem jego funkcji do starego kursu wiedzy o produkcie. Ten proces jest o wiele bardziej uciążliwy, gdy współpracujesz z zewnętrzną firmą szkoleniową, a nie z wewnętrznym personelem, który potrafi już obsługiwać wybrane przez Ciebie narzędzie do tworzenia e-learningu.

Dzięki wyeliminowaniu „pośredników” i bezpośredniemu dostępowi do narzędzia do tworzenia treści możesz na bieżąco wprowadzać zmiany bez opóźnień ze strony podwykonawców, którzy prawdopodobnie pobiorą dodatkowe opłaty za aktualizację.

Podsumowując

Każda firma zajmuje się szkoleniem swoich pracowników, ale nie każda firma jest firmą szkoleniową. W związku z tym outsourcing szkolenia pracowników może wydawać się logicznym rozwiązaniem. Jednak niezależnie od tego, czy współpracujesz z podwykonawcą, korzystasz z licencjonowanych treści, czy decydujesz się na outsourcing procesów biznesowych, w dłuższej perspektywie sobie szkodzisz. Wyjaśniając swoje potrzeby szkoleniowe zewnętrznej firmie szkoleniowej, pewne aspekty mogą zostać źle zrozumiane, co często prowadzi do niezgodności między treścią szkolenia, metodą jego prowadzenia a celami edukacyjnymi.

Zdecydowana większość firm odczuwa ogromne korzyści ze szkolenia pracowników online. Zamiast zatrudniać instruktorów lub prowadzących, wystarczy wybrać odpowiednie narzędzie do tworzenia e-learningu, aby tworzyć treści, oraz system zarządzania nauczaniem, które dostarczą je uczestnikom. W ten sposób nie tylko zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy, ale też zwiększysz produktywność oraz przychody dzięki większej kontroli nad swoimi treściami.

Czy zamierzasz tworzyć szkolenia wewnętrzne? Twórz profesjonalne, wysokiej jakości i angażujące treści w dowolnym formacie z pomocą iSpring; on wykona za Ciebie większość pracy. Wypróbuj iSpring Suite już teraz, bez karty kredytowej i zobowiązań!